淺談現代檔案管理中檔案管理基礎工作的應用

摘 要：現代檔案管理是運用現代手段和管理思想管理檔案的過程。現代檔案管理具有較強的規范性和現實性，對國有企業的有效管理有一定的影響。本文主要研究了現代檔案管理中檔案管理基礎工作的應用。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；應用

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）17-0032-01

前 言

檔案管理即對不同類別的的檔案進行系統化的分類，歸納與安置，以滿足日常工作中的人員調動、工作調配、檔案調取等工作需求。我國各企事業單位當前采用的現代檔案管理涉及到多種管理模式，其中又包括對于不同行業領域的多層次類別，在日常的檔案管理工作中起到了引導性作用。在日常的檔案管理工作中應加強對檔案基礎管理的重視力度，將檔案基礎管理工作作為檔案管理工作的重點。

1 檔案管理基礎工作的內容

檔案分類：以檔案管理工作的相關規定，根據檔案的類別、順序、來源等因素，對檔案進行系統化、合理化的分類。

檔案裝訂：依照檔案管理工作的裝訂要求，對不同類型、外觀的檔案進行統一裝訂，系統化分類管理。

檔案登記：根據現存檔案的調入、遷出、查詢等方面進行詳細精確的記錄。

檔案查詢：對不同類別、外觀的檔案進行及時的查詢。

檔案注銷：對于已遷出或不在本單位或企業的檔案進行清理

2 當前階段檔案管理基礎性工作的重要作用

2.1 對檔案工作進行標準化管理

檔案工作的基礎性管理可以有效提升管理體系的標準化，加強各環節的工作效率。現代化檔案管理的標準化程度是對檔案管理水平進行評價的重要參考，其中，基礎性的管理工作主要包括對文字、照片等數據進行分類、歸檔、記錄。通過基礎工作對無用檔案進行管理，核實模糊的數據，剔除無用數據，并將檔案資料在全面分析的基礎上系統進行整合、分類，提升檔案管理流程的規范化程度，從而加強管理體系的運行效率，是當前階段檔案管理單位實現現代化管理的重要前提。明確的數據歸檔能夠在保證檔案處理、記錄完整性的同時，加快檔案數據的查找效率，完善檔案體系的建設。基礎性的檔案管理工作是決定檔案管理標準化的根本要素。

2.2 保證數據記錄、檢索的準確性

對復雜、龐大的數據進行系統性處理、記錄，將其輸入到檔案管理的系統中，并進行有效的歸類是檔案管理基礎性工作的重要內容，也是提升數據信息檢索效率的基礎。對數據進行檢索主要是通過網絡信息系統對關鍵詞進行搜索，檢索到相關信息。現代化信息技術的廣泛應用使得檔案管理系統中逐步將過去的紙質數據信息錄入模式轉化為電子化數據輸入模式，將信息以電子數據的模式存儲在信息庫中，方便對信息的調用。而對數據進行有效檢索的基礎是準確信息錄入、合理的歸類管理，一旦這些基礎環節的某一部分出現問題，極有可能降低檔案檢索的準確性，影響檔案系統的運行。

2.3 可以有效加強重點環節的管理效率

檔案管理按照不同的錄入、處理、歸檔、檢索等工作的類型不同，劃分為不同的管理體系，信息管理的輕重緩急程度也有所不同。通過基礎性管理工作將信息的重要程度進行劃分，對較為重要、期限緊張的檔案優先進行處理，對不重要的數據信息在后期進行加工，能夠有效提升信息的利用率。與此同時，在檔案管理系統中對數據庫中的檢索功能進行優化升級，提高重要信息的顯示位置，將其置于檢索結果的前端，能夠有效提升數據使用的效率，使得檔案信息的查找更加精確。

3 提高現代化檔案管理中檔案管理基礎工作的作用的對策分析

3.1 重視檔案管理基礎工作，優化管理人員結構

加強檔案管理工作中的基礎工作，是保障檔案管理工作整體水平的首要前提。在提升檔案管理工作人員的業務水平，崗位素質的同時，強化其對基礎工作的重視力度，加強對檔案管理工作的認識高度。逐步提升完善檔案工作者的崗位管理意識，高質量完成基礎工作。優化管理人員機構即強化對檔案管理者的工作能力、年齡、工作質量的科學有效管理。檔案管理由于其復雜化、多樣化、常態化，對于檔案工作人員的身體素質、業務能力、反應能力等有著較高的要求，因為時下的檔案管理工作不同于過去，日趨復雜多樣，年齡較高的工作人員由于身體素質、生理機能的減退，在檔案管理過程中更易出現失誤。因此，檔案管理工作人員的年齡也應在人員選拔的考慮范圍之內。優化管理人員結構即在日常的檔案管理工作中對人員應進行更新換代，應多任用青年工作人員以滿足工作的復雜性、多樣性。除此以外，青年工作人員在學習和接納新型檔案管理知識時，學習能力、適應能力較強。

3.2 對檔案進行全面普查，去除雜劣

日常的檔案管理工作由于長期的檔案積累，檔案的遷出與錄入隨著時間的推移，工作量逐漸增加。在日常的工作過程中，極易出現檔案分類錯誤，放置不當，裝訂錯誤等工作失誤，檔案材料破損或丟失的現象。為了有效避免這樣的現象發生，通過對現有檔案進行系統化的檢查，對裝訂有誤的檔案進行重新裝訂，對檔案時間、內容登記不當處進行細致修改。而有些檔案由于人員變動或時間過長等原因已失去保存價值，應進行及時的調出并進行清理，以確保檔案的時效性。

3.3 對檔案基礎工作實行現代化管理

由于當前計算機技術的發展，其在檔案基礎管理工作中已經發揮著極其重要的作用，當前在檔案檢索和信息管理工作中已經廣泛應用計算機技術，這一技術與檔案管理工作的融合大大提升了檔案檢索的工作效率，同時由于計算機檢索方式的優化，對于模糊檢索的應用，使檔案檢索工作更加精準。

4 結束語

總之，檔案管理的基礎工作雖然瑣碎，卻極其重要，因為只有在進行檔案管理的前期進行了踏實的檔案管理基礎工作，才能獲得更加全面、完整的檔案信息，才能對檔案進行嚴謹的分類和編號，才能給后期的檔案信息保存工作打好基礎，我們要積極強化檔案管理中對于基礎工作的重視，完善檔案管理體系，積極提升檔案管理基礎工作人員的專業素質，使檔案管理的基礎工作更加規范和嚴謹。

參考文獻

[1]劉欣艷.檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的重要作用[J].中國科技投資，2016（13）.

[2]張玲玲.淺談檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用[J].人力資源管理，2017（05）：306～307.

收稿日期：2018-5-12