信息化管理在辦公室管理工作中的應用研究

摘 要：隨著全球網絡信息化的發展，企業要想在市場競爭過程中生存與發展，不僅需要在產品上保持一定的優勢，同時管理方式也要與時俱進。辦公室作為企業的“大內總管”，承擔著文件管理、檔案管理、印章管理、日常行政事務管理、制度建設、企業宣傳等多項管理職能。本文就此對信息化管理在辦公室管理工作中的應用進行了分析，具體內容供大家參考和借鑒。

關鍵詞：信息化管理；辦公室管理；應用

中圖分類號：F270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）17-0011-02

當今時代是信息化時代，企業需要在當前的環境下打好信息戰，并利用信息化管理來加強企業自身建設，充分開發和利用信息資源，使企業更好發展。

1 信息化管理概述

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程（智能化工具又稱信息化的生產工具。它一般必須具備信息獲取、信息傳遞、信息處理、信息再生、信息利用的功能）。與智能化工具相適應的生產力，稱為信息化生產力。

信息化的管理就是指的用信息化來帶動企業的管理現代化的過程，其主要是將現代化的信息技術同先進管理理念進行結合，從而使得企業經營方式、業務流程以及管理模式等發生改變，從而提高企業的經濟效益和社會效益，提高企業發展競爭力水平。

2 信息化管理在辦公室管理中的應用

2.1 信息化管理在文件管理方面的應用

企業的文件管理主要包括文件的手法、簽訂、歸檔、保管和處理等的內容。在傳統的文件管理過程中，主要是以紙質作為重要的信息載體進行處理，而這個過程中涉及到的內容有很多，可能是不同部門領導簽字，各個部門之間的流轉等，不僅要浪費大量的資源，同時還增加了辦公室人員的工作量，且紙質文件的保管問題比較困難，需要管理人員十分的小心。

但是，電子文件就沒有上述困難，其可以大容量儲存信息，并且制作較為簡單，攜帶也十分的方便，不管是檢索還是傳播速度十分之快。這樣一來，不僅將辦公室人員從繁瑣的工作中解放出來，同時提高了員工的辦事效率，具有十分重要的作用。需要注意的是，文件管理信息化的實現，不要僅僅局限于電子版本，企業可以根據實際需求，建立一套電子文件管理系統，從而進一步加強對電子文件的管理，提高電子文件可靠性、完整性和真實性，從而為企業辦公室工作的順利進行奠定堅實的基礎。

除此之外，企業還需要利用網絡平臺，實現對電子文件的快速流轉，擯棄傳統的流轉方式，使得電子文件流轉速度加快。同時，還需要加強對企業網絡的建立。網絡是一把雙刃劍，其公開性使得很多不法分子有機可乘，為了保證企業文件信息的安全性，需要相關技術人員建立一個用于企業的網絡環境，并定期對公司網絡環境進行修復和加固，時刻保持網絡環境的安全性和良好性。

利用網絡信息流轉平臺實現對文件的扁平化管理，簡化發文的簽發手續，縮短文件傳閱時間，減少文件在傳閱過程中的遺失風險，能夠有效提高辦公室提高勞動工作效率。

2.2 信息化管理在檔案管理方面的應用

在企業的辦公室工作中，檔案管理是其中一項重要的工作內容，涉及到很多企業的信息，有的是秘密信息，有的是科研信息，還有的是員工個人檔案信息等。檔案信息比較海量，若是按照傳統的管理方式進行管理，則加大了檔案管理人人員的工作難度，并且管理效果不高。電子檔案的管理，可以實現對檔案信息的自動歸位，不僅能夠減少管理人員的工作量，并且還能夠提高檔案管理的效率，實現辦公室檔案管理工作的高效率、高質量。

在檔案的利用方面，將檔案在網絡上共享，員工可以在自己的計算機上查閱檔案資料，有效節約時間，提升了辦公室的服務質量。在企業知識管理過程中，檔案資料的電子化便于科技人員的二次利用和開發，有利于提高企業整體的工作效率和競爭力。

2.3 信息化管理在制度建設方面的應用

在企業辦公室工作過程中，辦公室管理制度是保障辦公室工作順利開展的前提和基礎，也是企業管理中最為基本的工作之一。而在信息化發展的當下，企業要想實現辦公室管理水平的提高，就需要在制度建設過程中引進信息化管理內容，建立同企業的發展戰略同步、與外部競爭對企業的要求同步的管理制度體系。

一套行之有效的內部控制制度從企業環境、業務流程、會計系統控制、電子信息系統控制和信息傳遞控制等全方面進行規范性控制，使企業各項業務在有條不紊的良性環境中標準化、流程化，從而提高勞動效率，降低企業管理風險，提升企業效益。此外，制度的有效建立關鍵在于其建立的科學性、合理性以及有效實施性。而借助于信息化技術，可以將制度中的內容傳遞給每一位工作人員，使得工作人員在實際工作過程中可以有章可循，進而避免工作失誤情況的發生，提高辦公室工作效率和質量。

2.4 信息化管理在日常行政管理方面的應用

行政管理最重要的職責就是為公司基礎服務，而實現這一目的首要要求就是盡可能的方便申請方。信息化行政管理系統，徹底打破傳統的條塊管理模式，一個web網站可以受理多種申請，從而可以大大減少行政管理部門的設置和人員編制，降低行政管理費用。

無紙化的辦公提高了辦公室工作中申請方和辦事方的工作效率。企業可以建立一套行之有效的管理體系，使得提交申請的人不用像之前那樣到各個部分遞交材料并詢問，只要在計算機上查閱相關信息，并找到需要申請的部門，就可以實現相關材料的遞交和政策咨詢等工作。提高辦事效率不說，還有效減少了企業行政成本，促進企業經濟效益和社會效益的提高，進而滿足企業可持續發展對現代化辦工的需求。

隨著通信技術的發展，企業可以在會務管理工作中引入新媒體管理技術，如視頻、電話會議。這種新的會議模式突破了開會地點的限定，不但可以節省大量的差旅、會議等費用，還有效地縮短了會議時間、提高了開會效率。

3 辦公室信息化管理的發展方向

3.1 文件的信息化處理

在企業的發展中需要處理大量的文件資料，隨著時代的發展，不僅存在紙質文件，還包括一些電子文件，對于這些文件的處理與歸類本身就是一項復雜的工作，在傳統的整理方式下，經常會發生文件遺失、查找困難等現象，大量的文件也會占用一定的空間，銷毀文件時也要進行再一次的篩選。在信息化處理后，能夠將大量的文件進行電子歸檔，也能夠將電子文件進行有效的分類處理，對于一些已經銷毀的文件可以明確處理出路。文件的信息化處理能夠有效提高辦公室辦公效率。

3.2 對于檔案的信息化處理

檔案通常情況下涉及到人事檔案、重大事件歸檔等問題，與文件不同的是檔案資料對于企業的意義更為重要，需要更為嚴密細致的管理。信息技術的發展，為檔案整理工作帶來了新的發展。在信息技術的運用下，能夠對檔案資料及時的進行分類歸檔與整理，便于查找，極大地簡化了歸檔步驟。

檔案能夠發揮借鑒作用，但在傳統歸檔方式下，除了檔案管理人員外，員工很難接觸到單位檔案，對于一些以往的活動策劃安排等都很難獲取，員工習慣于網上獲取，對于檔案查找本就不習慣，加之了解少，很難運用。信息技術在辦公室管理中的運用，能夠為檔案的查找與借閱提供網絡的平臺，既滿足檔案整理需求，也能夠以符合員工習慣的方式滿足借閱，使檔案發揮應有功能。

4 結束語

盡管信息化管理在辦公室管理中發揮著重要作用，但在進行辦公室信息化進程中要加強安全意識，信息安全將成為辦公室信息化的重中之重，信息化進程不僅在于短期的建立，更在于長期的維護。辦公室管理信息化是企業發展的必然趨勢，加強辦公室的信息化進程，能夠提高企業的辦公效率，是企業改革中不容忽視的部分。

參考文獻

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收稿日期：2018-5-15