業主方建設工程檔案管理策略研究

郭志東 ， 劉乃斌 （天津薊州城投公司，天津 薊縣 301900）

0 前言

建設工程檔案是工程建設活動的真實反映，是城市建設痕跡追溯管理的原始憑證和信息資料，對城市管理發揮著重要的索引考證作用。當前，隨著國家法制的不斷健全和基建程序管理的日趨完善，各級政府對工程建設檔案的要求日益提高，建設工程檔案在規劃、設計、驗收、審計、仲裁等社會治理活動中發揮作用的范圍日益廣闊，因而不斷加強建設工程檔案管理已成為國家行業管理和社會治理的重要內容。作為業主投資方而言，建設工程檔案涵蓋了立項、許可、設計、招投標、合同簽訂、實施、竣工驗收、結算、決算等工程建設管理的全過程，是進行城市規劃和管理的重要基礎資料，容不得半點差錯和些許錯誤，因此也就要求業主單位必須及時準確的做好工程建設檔案歸卷保管工作，以檔案資料的完整準確性促進城市管理水平的穩步提升。

1 建設工程檔案管理的重要意義

對建設單位而言，工程建設檔案管理的重要意義主要體現在如下幾個方面。

①履職行為的痕跡。業主在工程建設過程中屬于投資主體和管理主體的主責地位，對建設行為的公平性、合理性、合法性負有責無旁貸的監督和管理責任，而工程建設檔案則忠實記錄了這種責任性履行的全過程和主要環節，對提高建設單位履職干事行為的安全性提供了法律性文件保障，從而成為業主履職活動的痕跡性載體，具有重要的載體保護作用。

②管控行動的依據。業主在工程建設過程中承擔著質量、安全、進度、環保、信息等全方位的管理工作，對檔案形成過程中的資料進行檢查是業主開展工作的重要抓手。通過資料記錄中發現的質量檢測頻率不夠、安全應急預案不齊、環保措施不力、形象進度滯后等問題，業主可以及時下達整改指令并督促相關單位予以著進一步整改完善，從而有效提高建設過程控制的有效性和科學性。可以說，過程資料的檢查，為建設單位提供了科學的管控行為依據，提高了業主履行管理職權的效率，發揮了積極的管理促動作用。

③產權歸屬的憑證。按照“誰投資，誰受益”的原則，建設單位是所投資項目的法定產權主體。而證明這一產權主體屬性的唯一憑證就是這一具有法定效力的建設工程檔案資料。通過檔案中立項批復及投資契約文件的記載，可以充分證明建設單位投資行為的合法性和效力性；通過設計、招標、施工全過程檔案的完整記錄，可以清晰反映業主投資建設的全過程，從而在工程建設依據及投資行為過程上確立了工程產權歸屬的法律依據，成為建設單位擁有工程產權的重要憑證。

④接收監督的證據。建設工程行為的開展必須接收建議、審計、土地、規劃、環保、安全等不同職能部門的行業監管和專業化監督，而接收監督的最重要、最直接的成果文件就是建設工程檔案的忠實記錄文件。無論是土地規劃的審核確認，還是質量監督、安全監督的備案審核，工程檔案中的前期程序資料都如實記錄了行政部門受理監督的法律行為，而建設過程資料則充分證明了建設行為嚴格按照國家建設標準來推進實施，為監督部門依法判定建設行為的合法性、可靠性提供了翔實的證明材料。從而使建設工程檔案具有了提供監督佐證作用的重要功能。

2 建設工程檔案管理的原則

建設工程檔案管理是一項系統性很強的專業化工作，離不開強有力的工作原則指導。就業主檔案管理工作而言，主要具有如下工作原則。

①保密性原則。建設工程檔案中內含豐富的創新工藝、地理信息、規劃數據，具有極高的技術價值和資源信息價值，是建設單位和政府部門極其寶貴的機密性資料，不允許有絲毫外泄和發布，具有高度的保密性要求。因而建設單位必須秉持保密性原則開展好檔案管理工作，嚴守檔案秘密，遵守保密紀律，確保政府對國家資源信息的絕對管控。

②及時性原則。建設工程檔案管理有嚴格的時限性要求。按照檔案法的要求，建設工程資料必須隨著工序環節的實施同步完成施工資料的記錄，在合理的歸檔整理期必須完成檔案的組卷建檔、移交接管工作，而不能逾越時限。因而對檔案資料整理的及時性要求成為業主檔案管理的剛性要求，直接影響著驗收的進程和移交工作的成敗，成為指導建設單位檔案管理工作的重要原則。

③準確性原則。建設工程檔案要發揮可靠的追溯作用和佐證作用,必須確保工程檔案符合資料的準確性要求。因而建設單位在工程建設管理中，必須對檔案資料的記錄真實性、計算準確性、邏輯合法性進行檢查審核，及時要求相關單位整改脫節資料，嚴厲打擊虛假資料，確保收集匯總成卷的檔案資料真實準確、追溯可靠。

④合理性原則。合理性是保證檔案資料真實有效的邏輯基礎，是開展檔案管理工作的首要前提。業主在收集匯總建設檔案過程中，首先檢查其基建程序辦理順序的合理性及工藝行為時間銜接的合理性。一旦發現時間先后的不合理或是審批程序時間節點的顛倒倒置，就說明建設過程存在著違法違規行為，預示著腐敗違紀行為的發生。因而，確保建設工程檔案合理性原則，已成為建設單位廉潔履職的可靠保證。

⑤規范性原則。工程建設檔案的歸檔整理不是一種隨意性行為，而必須在科學的技術規范指導下進行工作。遵循規范化的工作要求。無論是《建設工程檔案整理規范》的實施，還是《城建檔案整理規范》、《市政公路檔案整理規范》的頒布施行，都極大地促進了檔案管理規范化發展的歷史進程。因而，建設單位必須嚴格按照檔案法及相關行業檔案整理規范的要求開展好檔案管理工作，真正落實好檔案管理的規范性原則。

⑥全面性原則。建設工程檔案涉及立項、招標、設計、施工、驗收、結算和移交的各個環節，是對每步工作做出的客觀真實的寫照記錄，具有高度的追溯性。因而在檔案整理過程中，必須保證資料收集的全面性。缺少任一環節都會影響檔案的有效性和合法合規性：施工資料不齊全無法完成計量確認及結算工作，設計變更文件缺失將無法實現結算和驗收工作，驗收資料缺失直接影響移交工作的順利推進。因而全面性原則成為建設單位檔案管理的根本性原則。

3 建設工程檔案管理的策略

為開展好建設單位的檔案管理工作，必須制定科學的策略來加以實施推進，從而實現檔案管理規范化、標準化、科學化的工作目標。就業主而言，需采取的檔案管理策略有如下方面。

①完善檔案管理制度，強化檔案管理責任。不斷通過檔案管理制度的健全和完善來推動檔案管理行為的規范化、制度化，新建檔案登記造冊制度、內存檔案使用報告制度、有效檔案保密制度、過期檔案排查銷毀制度等制度的建立和完善，使檔案管理工作規制明確，禁忌清晰，檔案管理行為尺度分明，有章可循。不斷通過落實檔案管理的主體責任和分管人員，從而使檔案管理職責進一步明確清晰，有的放矢。前期檔案、施工檔案、竣工檔案、結算檔案的分類歸檔明確了不同業務部門的檔案管理范圍，為技術負責人的統籌協調奠定良好管理基礎。

②提高檔案管理意識，發揮檔案追溯作用。不斷通過檔案法的宣貫、檔案管理條例講解和培訓，使組織全員深刻認識檔案對于產權確認、履職憑信、事業推進的重要保障作用，提高全員重視檔案管理的責任意識，敦促各部門注重收管好所轄業務的檔案資料，為系統組卷或分類保管奠定良好基礎。通過迎接審計檢查、紀檢檢查、績效考核檢查，充分發揮檔案的追溯及憑信作用，提高檔案管理的地位和作用，從而促進檔案管理能力的不斷提升。

③培養檔案管理人員，提升檔案管理水平。檔案管理人員不是簡單的收發資料人員，而必須具有復合型的專業知識作支撐。因而做好檔案管理工作就需要不斷培養檔案管理專業人才和復合型人才，通過交叉學科知識的交融培養鍛煉和學習，有效管理好工程建設檔案。每一項檔案記錄都有相應的法律規范和技術標準作支撐，而檔案管理人員既要掌握國家最新的基建法規、工程建設政策要求，又要懂得所投資項目的建筑專業知識（房建、水利、市政、交通、電力等），因而對檔案人員定期進行政策法規培訓和建筑技術培訓是促進檔案人員綜合水平提升的關鍵環節，也是建設單位檔案管理水平提升的基礎保障。

④創新檔案管理技術，優化檔案管理方法。隨著科學技術日新月異的發展，檔案管理技術也需要與時俱進地進步和提高。不斷運用信息化網絡技術強化對工程建設檔案的電子化管理，使工程檔案管理效能進一步提升。檔案檢索條碼識別技術、檔案加密傳輸技術、檔案自動分類存儲技術的開發應用，使檔案管理信息化步伐得到跨越式推進；無紙化的電子檔案對信息存儲和數據處理技術提出了更高的要求，也對檔案管理者提高了信息化的技能要求；自動控制技術、口令技術、密鑰技術的應用消除了紙質檔案老化褪色的弊端，進而推動了管理方法上的更迭創新。

⑤完善檔案管理體系，規范檔案管理程序。檔案管理的站位高度決定了檔案管理的工作效率。建設單位必須從全局技術管理的高度將檔案管理工作提升到公司發展戰略體系中來，逐步形成公司主要領導全力推動、單位技術負責人全面負責推進、部門負責人領銜督責、部門檔案員具體負責的檔案管理體系，不斷使檔案管理工作體系化、規范化。通過制定檔案管理體系的程序性文件，不斷完善檔案的記錄、修改、組卷、歸檔、借閱請示、移交登記、保密及解密等環節的管理程序，使檔案管理工作開展起來有章可循，有法可依，持續促進檔案管理水平的提升。

4 成效分析

在檔案管理原則的指導下，薊州城投公司通過實施科學有效的檔案管理策略，近年來在檔案管理工作中取得了令人矚目的成績，獲得了持續穩定的發展：在歷年績效考核檢查中，工程建設檔案以其翔實準確的記載展示了公司各年度的奮斗拼搏業績，多次被區政府授予優秀建設獎；在政府債審計、政策執行性審計活動中，工程建設檔案真實反映了公司嚴格執行融資政策、建設法規的各項規定，認真落實政府投資建設計劃的奮斗歷程，為公司贏得了“負責擔當型企業”的美譽，受到了區委區政府的一致表彰。一切成績表明，公司實施的檔案管理策略，遵循的檔案管理原則是卓有成效、科學先進的，值得在業界同行間借鑒應用。

5 結束語

建設工程檔案管理是一項專業性強、責任性高的系統性工作，需要檔案業務人員不斷拓展技術、政策、管理方面的知識眼界，以綜合性學識做好資料檢查規整和檔案管理工作，為城市規劃建設、運營管理和文件發展貢獻知識和力量。只要工程建設者不斷學習，勤奮鉆研，以飽滿的熱情投入到檔案管理工作中，就一定會讓建設工程檔案在城市管理中發揮出巨大的服務發展作用，為城市建設綻放絢麗的風采。