新時期改進高校檔案管理工作的研究

【摘要】：高校檔案管理工作作為學校基礎工作之一，對促進學校發展起著舉足輕重的作用，隨著高校改革的不斷深化，對檔案管理工作的要求也越來越高。在增強檔案管理意識，加大檔案管理建設的力度方面，本文提出了加強我國高校管理工作的方法對策，以期能對促進高校檔案管理工作提供有益借鑒。

【關鍵詞】：高校；檔案管理；改進；研究

高校檔案管理工作是高校對本身檔案管理工作的統一規劃和管理，包括設置機構、規范職能、制定政策、以及人力物力的投入等的管理活動。由高校的檔案館或者檔案室負責，統一指導高校各院系、行政部門的檔案管理活動，協助各院系、部門的相關人員做好本部門的材料歸檔工作，確保對高校檔案的收集、整理、鑒定、利用等一系列管理活動的順利完成。然后檔案管理機構在對檔案的進行鑒定、分類之后按照規定進行管理，以及為高校部門、師生和社會的需求提供檔案服務。我國已經將高校檔案管理工作納入到高校整體發展規劃。

盡管這些年高校檔案管理工作取得一定的成績，得到了學校的重視和加強，但與新時期的要求和高校的發展需求還有不小的差距。存在的問題有以下幾個方面：

1.檔案管理基礎設施較為簡陋

目前我國大部分高校的檔案管理場所明顯太小，而且缺乏必要的安防設施，對現代檔案管理所需的技術手段投入也處于空白的局面，使這些高校的檔案管理工作疲于應付，極易造成檔案資料的丟失與損壞，影響了高校檔案管理工作水平的提高。

2.檔案管理模式單一

高校檔案管理工作還處于收集檔案、整理檔案、等人利用、提供利用這樣一種封閉、被動、單一的模式。多數高校檔案收集工作處于被動狀態，并且檔案管理工作的服務方式多為簡單的檔案信息服務，主要為實體檔案的利用。缺少對檔案信息的深層次挖掘和研究的成分。

3.檔案管理人員結構不合理

高校檔案管理工作人員，普遍職稱是初級和中級，高級職稱的檔案專業人才非常少，使高校檔案管理工作水平的提高受到限制。當前需要對檔案管理和信息技術都有所了解的綜合型管理人才，但由于歷史等原因，現在的人才配備狀況不符合高校檔案管理工作的要求，阻礙了高校檔案管理工作的發展。

隨著新時期科學技術的發展，高校檔案管理工作進入到一個全新的階段，出現的許多新問題新情況對檔案管理工作提出更高的要求，需要高校檔案管理工作必須改變傳統的被動式的檔案管理，以新的工作模式來適應時代的要求，才能推動高校檔案管理工作的更好更快發展。

首先，需要加強組織領導。必須認識到高校檔案資源對高校建設重要的信息支持作用， 要加大對檔案管理工作的支持力度，要在全校形成重視檔案工作，參與檔案工作的氛圍。為檔案管理工作的開展提供的便利條件，為搞好高校的檔案管理工作提供良好的基礎。

其次，優化檔案管理隊伍。急需優化人才梯隊建設，多引進專業檔案管理人才，檔案學、圖書情報學、計算機信息技術等專業出身的檔案管理人才。人才隊伍的培養可以直接提升高校的檔案管理層次。另外，針對兼職人員素質不高的現狀，高校要加強對其進行系統培訓和專業教育的力度，比如定期進行繼續教育，開辦專家講座等，提供交流學習的機會，促使其認識到自身的不足，以取長補短，盡快得到進步。

再者，增加設施投入，加強信息化建設。隨著社會信息化程度的深入，檔案信息資源備受人們關注，社會對檔案信息的依賴程度越來越高。逐漸發展起來的電子政務的實施使辦公自動化程度得到提高和普及，檔案載體類型已由過去單一的紙質檔案發展為圖片、音像、數據盤存儲等多種載體檔案。對于檔案部門來說，信息化是一項全新的工作，也是工作模式的質的飛躍，信息化建設已經成為檔案管理自身發展建設的必然，這對檔案部門既是發展機遇也是挑戰，不開創新局面，必定落后于時代的步伐。只有通過大力開發檔案信息資源為高校建設和社會服務所用，才能實現高校檔案的價值，是檔案管理工作的最終目的，也是檔案管理工作生存和發展之本。因此，要充分利用信息化檔案管理軟件，有重點、分步驟地將現有檔案信息數字化。加強高校檔案管理工作的計算機技術應用，利用網絡和計算機進行檔案的收集、整理、保管、鑒定和統計等一系列的工作，建立檔案信息數據庫，充分發揮計算機的密集存儲和快速檢索功能。建設高校檔案信息網絡，加快檔案數字化、網絡化進程，規范檔案信息化的標準，進而加快檔案信息處理的工作效率。檔案的數字化程度越高，檔案利用的效率也就越高，從而更好的提離高校檔案管理工作水平。

第四，健全管理機制。檔案管理工作涉及部門廣泛，內容多樣，種類繁雜，要進行集中、規范的管理，必須堅持科學規范的原則，建立完善的檔案管理工作機制。結合高校的實際情況，建立切實可行的規章制度和實施細則，尤其對檔案資料的收集程序、責任劃分和保管期限等作出詳細規定。其次，建立和完善對高校教學檔案管理人員的考核、考評制度，并將考核結果作為職稱評審、評優評先的重要依據。還要建立崗位責任制，明確檔案管理人員的職責，確保材料的收集整理和立卷歸檔責任到人。

第五，建立資源共享的環境。檔案資源的共享不僅是開放檔案信息，還有高校間的資源共享，高校和社會之間的檔案資源共享。要做到檔案的資源共享，需要各高校有一致的目標和意愿，并能夠站在全局的高度協調高校間的資源利用。這樣各高校之間的檔案資源可以互通有無，推進彼此的進步，拓展與社會之間的共享可進一步的豐富資源，實現檔案資料的充分利用。當然，要保證檔案信息交換和實現檔案信息資源共享創造條件，就要加強檔案信息建庫入網工作，把檔案數據庫作為學校重要信息資源，納入學校網絡辦公的總體格局中，逐步構建全校檔案文獻數據庫。充分利用和發揮網站的作用，使檔案網站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。在校園網信息平臺上建立檔案網站，積極創造條件上載已公開的檔案全文信息，提供網上查詢和使用服務。

高校改革和發展的速度不斷加快，各方面的工作所肩負的責任也在不斷的變化，高校檔案管理工作面臨著知識經濟和信息技術的挑戰，必須加大投入力量，改變原有的管理觀念和思維定勢，明確高校檔案管理工作的作用和地位，大膽的革新管理模式和工作方式，充分利用現代化的技術和手段，才能提高檔案管理效率，推進高校檔案管理工作向更高水平的發展。

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