探究檔案管理工作的重要性

【摘要】：當前隨著信息技術快速更新，給當前的檔案管理工作帶來了很大便利，并且為當下的檔案管理信息化建設帶來了有力保障。在新時期下，檔案管理工作的有效性也應當被予以足夠的重視，應當針對檔案管理存在問題進行探究，并且切實解決這些問題，提高檔案利用效率和質量，注重管理與利用之間的管理，并且有效借助當前的信息技術來完善檔案管理信息化建設的工作，進而著實提高檔案管理工作的質量。

【關鍵詞】：檔案管理；現狀；有效性；策略

一、檔案管理的意義

檔案管理在目前社會進步的過程中對很多行業都具有很大的意義，作為一項必要的檔案相關工作，其不僅能夠更好地推動社會進步，還能夠保證在行業內部工作的有序開展。所謂的檔案管理，旨在針對實體資源或者是電子化資源等進行管理并且提供相應的配套服務的內容，在其中包含了對相關資源的整合、歸納、保管、搜索以及提供各種服務等業務。當前隨著新興技術的快速發展，當前的檔案管理工作也存在很多的問題需要我們去重視。檔案管理的最終目的是十分明確的，就是更好地提供信息資源的內部價值，進而為相應的行業或者社會提供服務。檔案作為歷史的真實記錄，當前管理人員對于相關管理工作的內涵也逐漸有了一個明確的認識，并且隨著社會行業信息化的程度加深，當前信息管理相關工作逐漸形成了和信息技術相結合的產業，新形勢下如何更好地開展檔案管理工作，對相關工作者提出了更高的要求。

二、當前檔案管理工作存在的問題

就當前檔案管理工作的實際情況來說，能夠實現相關管理現代化的企業大多是大型企業，或者是在國家機關內部，擁有足夠的資金以及技術支持，進而能夠跟上時代發展的腳步，有效利用新興的信息技術，進而加快了檔案管理信息化進程。但是國內在當前形勢下的檔案管理工作依然有相應的問題阻礙工作效率的提高，主要體現在下面幾點。

（一）檔案管理重要性被降低

目前檔案管理工作其自身存在的內涵逐漸被人淡化，并且在社會上也很難發揮其應有的功能。首先就是一部分的檔案管理相關人員缺乏關于對自身職責內涵的理解，認為檔相關工作中的一些失誤是可以出現，并且從領導到員工都沒有意識到工作的重要性，因此在檔案信息資源的收發、保管等過程中就失去了有效性。

（二）檔案管理水平較低

雖然當前信息技術的快速發展，一些企業內部的檔案管理工作都實現了信息化，但是就整個社會層面的檔案管理工作來說，管理水平還是較低的。在相應的手段的應用上不夠及時，因此會導致在工作中出現很多的問題，并且一些檔案管理人員自身的素質較低，因此管理理念也會出現一定的偏差，很多檔案管理工作人員都沒有經過特殊的培訓，在收集、整理、借閱等相應的業務上就會顯得很生疏，種種原因在很大程度使得檔案管理工作的實際質量較低。

（三）缺乏對檔案管理工作的正確認識

很多時候對于檔案管理工作的組織上都是浮于形式，并沒有真正針對社會的需求來開展相應的工作。再加上一些工作人員沒有對相應的業務予以足夠的重視，缺乏工作責任心，因此會導致在檔案資料中缺少重要的支持，比如檔案資源不夠豐富，這也就使得新時期下檔案管理工作無法為相關行業提供足夠的生產力，無法更好地實現預期效果。

（四）檔案管理機制不健全

在檔案管理部門目前還沒有形成具體的分工明細，并且在該工作內部也沒有實現更好地聯動，很多部門都是各自為政的，之間很少進行溝通，因此在工作的交接上也會存在一定的偏差。其次由于缺乏更加健全的現代化檔案管理機制，使得檔案管理工作很難被監督，這也會在一定程度上降低檔案管理工作的效率

（五）檔案管理與社會發展無法有機融合

當前在檔案管理中，尤其是紙質的檔案管理工作中，很多工作人員都會缺乏安全意識，會認為相關工作只是簡單地保存資料，沒有重視檔案資源的內在價值。其次相關工作與當前社會發展也沒有做到有機融合，早期開發的一些系統并沒有考慮檔案管理與社會生產力相銜接的問題，由于各種客觀或者是主觀的因素，使得檔案管理現代化的進程和社會的需求還是存在一定的差距的。

三、提高檔案管理工作有效性策略

在當前檔案管理工作中，不僅需要針對存在的問題予以重視，還應該加強對理論與實踐的研究，并且能夠將理論指導于實踐，不斷總結工作經驗，進而提升整個管理工作的有效性。首先，我們應該建立與現代社會發展相對接的工作思路，不能被傳統的檔案管理工作理念所禁錮，能夠用于創新，將新興的技術手段運用在管理工作中。近些年由于計算機技術的更新迭代，給相關管理帶來了新的發展機遇，當前的新興技術也成為當前各行各業中不可缺少的重要成分，因此相關管理人員要能夠意識到，實現管理工作與現代技術結合是一個系統的長期工程，應當將其中的各個業務都實現現代化，并且能夠針對行業的發展狀況來不斷豐富檔案管理工作的內涵。

其次，我們應該著力于檔案管理隊伍的建設。對于整個工作來說，檔案管理人員是至關重要的部分，也是具備主觀能動性的環節，如果在新時代下，沒有高質量的檔案管理人員作為支持，那么就無法在整個工作中注入生命力，那么也就無法更好地提升檔案管理工作質量。當然同時也應該提升工作人員自身的管理意識以及服務創新意識，如果管理者自身沒有具備淵博的知識或者是現代化的信息技術應用能力，那么也會很快被整個社會的洪流所淘汰。

最后就是需要在新時代下，快速實現檔案管理工作的信息化進程。當前實現檔案管理信息化是必然，但是應該將之作為一個大工程來對待，因為很多紙質檔案的錄入、管理等內容是非常復雜的，工作量也是極大的，如果其中沒有一整套較為完成的工作方法作為規范，那么整個檔案管理信息化工作也會變得雜亂無章。檔案管理工作要能夠認清自身的優勢，能夠充分利用自身的豐富資源，并且在新時期下創新服務，能夠開發出特色的數據庫，并且向用戶提供更加快捷有效的信息資源，強化自身的服務意識，從傳統的被動型服務轉變為主動開放型服務，能夠提升檔案管理人員整體服務意識。

四、結束語

檔案管理工作對于企業的的發展來說具有積極的意義。從其本質來看，就是能夠推動社會發展以及提供社會行業內部工作動力的文獻資源。當前檔案資源管理中依然存在一些問題，比如工作人員自身的業務水平，或者是技術限制導致實際工作的開展中效率較為低下，但是新時期下我們應該意識到檔案管理工作面臨的新機遇，實現檔案管理信息化建設，加大力度提升不同業務人員自身的素質，保證檔案管理工作能夠切實發揮其內在價值，進而為社會的發展提供源源不斷的內生動力。

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