農(nóng)村商業(yè)銀行會(huì)計(jì)檔案管理措施的探討

【摘要】：作為對(duì)商業(yè)銀行歷年業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行核算的主要依據(jù)，會(huì)計(jì)檔案的作用體現(xiàn)在檢查監(jiān)督及事后查證兩方面，但是，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案所開展的管理工作，到目前為止仍舊沒有引起部分商業(yè)銀行的重視，這對(duì)于會(huì)計(jì)管理水平和質(zhì)量產(chǎn)生的影響是難以估計(jì)的。文章分析了農(nóng)村商業(yè)銀行對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)存在的問題，并運(yùn)用理論與實(shí)際相結(jié)合的方式，針對(duì)農(nóng)村商業(yè)銀行具有的特點(diǎn)，提出了能夠提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和效率的措施，供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】：農(nóng)村商業(yè)銀行；會(huì)計(jì)檔案；管理措施

引言：作為商業(yè)銀行所涉及諸多業(yè)務(wù)檔案中的一種，會(huì)計(jì)檔案的數(shù)量相對(duì)龐大，并且能夠?qū)ι虡I(yè)銀行開展的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行最為全面的反應(yīng)，可以說會(huì)計(jì)檔案是各商業(yè)銀行對(duì)自身檔案進(jìn)行管理的關(guān)鍵內(nèi)容。隨著商業(yè)銀行所開展業(yè)務(wù)具有的電子化和集約化水平的提升，會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)了向上集中的情況，由此而引發(fā)的一系列問題，包括檔案庫房、建設(shè)以及管理等諸多方面，因此，如何針對(duì)會(huì)計(jì)檔案展開高效管理，就成為了各商業(yè)銀行現(xiàn)階段面臨的主要問題。

一、農(nóng)村商業(yè)銀行對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)存在的問題

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理的制度缺乏完善性

在開展實(shí)際工作的過程中，大多數(shù)農(nóng)村商業(yè)銀行，在針對(duì)會(huì)計(jì)檔案制定相應(yīng)的管理辦法時(shí)，往往將紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案視為管理主體，對(duì)電子數(shù)據(jù)所對(duì)應(yīng)的保管期限和內(nèi)容都沒有制定科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)定，導(dǎo)致保管缺失、重復(fù)保管等問題在會(huì)計(jì)檔案管理工程中反復(fù)出現(xiàn)，并且無法得到有效解決。除此之外，各善業(yè)銀行在對(duì)綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，相關(guān)人員沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作具有的需求加以考慮，由此而引發(fā)的問題主要體現(xiàn)在電子數(shù)據(jù)難以或無法導(dǎo)出。

（二）會(huì)計(jì)檔案分類不清，管理規(guī)范程度有所降低

會(huì)計(jì)檔案指的是對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行記錄和反應(yīng)的史料及依據(jù)，具體包括財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證以及其他專業(yè)會(huì)計(jì)核算材料。隨著社會(huì)的發(fā)展，無論是商業(yè)銀行還是其他類型的銀行，所經(jīng)營(yíng)的業(yè)務(wù)種類都有所增加，業(yè)務(wù)資料數(shù)量大幅度提升，這些業(yè)務(wù)資料中的哪部分屬于會(huì)計(jì)檔案，尚未實(shí)現(xiàn)明確劃分。除此之外，機(jī)構(gòu)在開展日常管理工作時(shí)形成的，包括自主設(shè)備工作及計(jì)算機(jī)日志在內(nèi)的諸多資料，從實(shí)質(zhì)上來說屬于典型的事務(wù)性資料，但是由于機(jī)構(gòu)內(nèi)部規(guī)范的不明確，導(dǎo)致這些資料中的很大一部分都被劃分到會(huì)計(jì)檔案的類型中，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)了無效膨脹的問題[1]。

（三）對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管和利用時(shí)的匹配性較差

從商業(yè)銀行的角度出發(fā)看待會(huì)計(jì)檔案的管理能夠發(fā)現(xiàn)，開展該項(xiàng)工作的目的主要有兩點(diǎn)，分別是對(duì)自身權(quán)益的維護(hù)以及對(duì)檢查監(jiān)督所需依據(jù)加以提供。根據(jù)我國(guó)現(xiàn)有法律法規(guī)提出的要求，包括商業(yè)銀行在內(nèi)的各類型銀行，在對(duì)債權(quán)債務(wù)資料進(jìn)行保留時(shí)應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)保留作為首選，其他材料則可以通過電子歸檔的形式完成保留要求。但是受科學(xué)技術(shù)的制約，大部分農(nóng)村商業(yè)銀行到目前為止仍舊保存著大量紙質(zhì)檔案，這些銀行在建設(shè)檔案庫房時(shí)所投入的成本屬于典型的低彈性費(fèi)用，與自身告訴增長(zhǎng)的趨勢(shì)不符，也就是說，投入大量資金用于對(duì)檔案庫房進(jìn)行建設(shè)，會(huì)對(duì)商業(yè)銀行自身所具有的綜合競(jìng)爭(zhēng)力帶來不良影響。

二、提高農(nóng)村商業(yè)銀行會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和效率的措施

（一）增加投入成本，建立管理中心

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案微縮系統(tǒng)逐漸被引入包括農(nóng)村在內(nèi)的各地區(qū)商業(yè)銀行中，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢的頻率較之前相比有所下降，因此，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)所在商業(yè)銀行的實(shí)際情況，對(duì)分類后的紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中管理，通過建立管理中心的方式，為會(huì)計(jì)檔案管理工作提供高標(biāo)準(zhǔn)庫房，并保證在防潮、防磁、防塵等方面滿足會(huì)計(jì)檔案管理工作提出的要求。各農(nóng)村商業(yè)銀行的會(huì)計(jì)憑證在經(jīng)過微縮掃描的處理后，便可以打包，并通過郵寄的方式發(fā)送到相應(yīng)的管理中心，這一處理方法的優(yōu)勢(shì)主要是提高管理工作的集約化水平，從而保證管理工作所需成本能夠得到有效的降低。除此之外，以某地區(qū)歷史會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)為依據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的比較和分析，能夠了解該地區(qū)的主要發(fā)展趨勢(shì)，為該地區(qū)內(nèi)各商業(yè)銀行決策的制定提供科學(xué)、有效的參考依據(jù)，保證商業(yè)銀行所制定經(jīng)濟(jì)決策以及經(jīng)營(yíng)模式都能夠符合所在地區(qū)和自身發(fā)展的需求，經(jīng)營(yíng)管理水平自然能夠得到應(yīng)有的提升。

（二）提升會(huì)計(jì)檔案管理工作的規(guī)范程度

現(xiàn)階段，隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，農(nóng)村商業(yè)銀行需要開展的業(yè)務(wù)種類較過去相比明顯增加，因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作涉及到的種種因素進(jìn)行重新修訂是很有必要的，具體包括保管期限，歸檔時(shí)間，移交時(shí)間，歸檔范圍等，另外，還應(yīng)當(dāng)對(duì)需要電子保存及紙質(zhì)打印的數(shù)據(jù)類型和內(nèi)容加以明確。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行移交時(shí)，需要保證交接雙方檔案員、監(jiān)交人和會(huì)計(jì)人員在場(chǎng)，并對(duì)所辦理的交接手續(xù)進(jìn)行簽字確認(rèn)，清查會(huì)計(jì)檔案整理質(zhì)量、完整性和賬目真實(shí)性，只有這樣才能保證所交接會(huì)計(jì)檔案齊全，也才能降低后續(xù)針對(duì)會(huì)計(jì)檔案所開展保管及銷毀工作的工作量[2]。

（三）定期開展培訓(xùn)活動(dòng)，提高會(huì)計(jì)人員整體素質(zhì)

作為對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理的主要責(zé)任人，可以說會(huì)計(jì)人員對(duì)檔案規(guī)范整理的熟練程度，能夠?qū)?huì)計(jì)檔案案卷的整體質(zhì)量產(chǎn)生決定性影響，因此，無論是農(nóng)村地區(qū)還是城市地區(qū)的商業(yè)銀行，都應(yīng)當(dāng)將會(huì)計(jì)檔案管理、操作的相關(guān)技能作為日常培訓(xùn)活動(dòng)主要的構(gòu)成部分，保證每位會(huì)計(jì)人員都能夠?qū)?huì)計(jì)檔案管理工作需要涉及到的知識(shí)和技能具有系統(tǒng)并且數(shù)量的掌握，從源頭處提高整理工作的規(guī)范程度，為后續(xù)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行信息化管理奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）對(duì)檔案微縮系統(tǒng)進(jìn)行合理應(yīng)用

通過調(diào)查可以發(fā)現(xiàn)，無論是農(nóng)村地區(qū)還是城市地區(qū)，導(dǎo)致商業(yè)銀行在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理時(shí)始終無法避免問題發(fā)生的原因，主要是針對(duì)會(huì)計(jì)檔案所開展的管理工作，并未與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)之間實(shí)現(xiàn)有效的結(jié)合。縱觀國(guó)內(nèi)外先進(jìn)商業(yè)銀行可以發(fā)現(xiàn)，這些銀行都對(duì)檔案微縮系統(tǒng)進(jìn)行了引入和應(yīng)用，也就是說，通過對(duì)電子化建設(shè)進(jìn)行合理應(yīng)用的方式，保證會(huì)計(jì)檔案由生成、流轉(zhuǎn)到保管、利用再到最終銷毀的全過程，成為了具備極高完整性的生命周期規(guī)劃管理系統(tǒng)，會(huì)計(jì)檔案管理工作所具有網(wǎng)絡(luò)化水平有所提升，應(yīng)用傳統(tǒng)方法所開展的管理工作，較易出現(xiàn)的保管類別不清、年限超期等問題也就得到了有效的解決。實(shí)踐結(jié)果表明，對(duì)檔案微縮系統(tǒng)進(jìn)行合理應(yīng)用，不僅可以提高針對(duì)會(huì)計(jì)檔案所開展管理工作的效率，還能夠減輕檔案庫房面臨的壓力，降低保管工作需要投入的成本。

結(jié)論：通過對(duì)上文所敘述的內(nèi)容進(jìn)行分析能夠看出，無論是對(duì)農(nóng)村地區(qū)還是對(duì)城市地區(qū)而言，各商業(yè)銀行針對(duì)會(huì)計(jì)檔案所開展的管理工作，到目前為止仍舊存在著較為明顯的問題，如何解決這些問題自然成為了現(xiàn)階段所開展工作的重心。文中主要從建立管理中心、應(yīng)用檔案微縮管理等方面出發(fā)，結(jié)合農(nóng)村商業(yè)銀行的實(shí)際情況和需求，提出了能夠提高管理效率的措施，希望可以在某些方面為各商業(yè)銀行相關(guān)工作的開展提供幫助。

參考文獻(xiàn)：

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[2]王秀芝.銀行會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)集中監(jiān)督管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)施[D].吉林大學(xué)，2015.