信息化管理在醫院檔案管理的意義初探

【摘要】：隨著醫院檔案信息量的增加，傳統的檔案管理方法已無法滿足新時代的需求。信息技術的快速發展與廣泛普及為醫院檔案管理信息化提供了一個廣闊的平臺，但檔案的信息化管理是一個循序漸進的過程，需要不斷地深化和完善。本文主要分析醫院檔案信息化的特點和進行管理時需要注意的問題，以及應對問題的相關措施。通過這些初步探索明確信息化管理對醫院檔案管理的深遠意義。

【關鍵詞】：醫院檔案；信息化管理

醫院檔案記錄了醫院工作人員的豐富經驗以及理論知識等重要內容，所以，實行有效管理醫院檔案顯得至關重要。隨著信息技術的進步，檔案從傳統封閉化向網絡共享型的模式轉換中，由于檔案信息化管理涵蓋的范圍廣闊，并且以追求信息化管理規范標準科學為目標，所以，在進行處理的過程中，會遇到相應的挑戰，這需要不斷提高醫院檔案管理人員的職業道德素質以及操作技術水平，充分認識信息化管理對醫院檔案管理的重要性。

1.醫院檔案管理信息化的主要特點

1.1來源廣泛。傳統模式下的檔案管理由于信息的收集與來源以及儲存空間的限制，導致管理方法相對落后。而醫院檔案信息化后，各方面都得到了極大的改善，各個單位與部門之間都實現了互聯網的連接，任何信息都能夠在第一時間內進行快速傳達。而且執行搜索所得到的信息資源也非常豐富，包括行政、財務等各個方面。

1.2形式多樣。信息化管理模式下的醫院檔案管理不僅存儲空間增大，而且形式多樣。各種圖片、視頻、聲音等存儲形式逐漸代替傳統的單一的文本存儲形式，同時保證了存儲內容的完整性。

1.3時效性強。醫院檔案管理人員不僅需要管理各個部門的檔案工作，而且還要處理病患等工作。因此，信息化的檔案管理能夠加快處理的時間，并及時進行傳送。不僅能夠充分節約時間，而且可以保證效率。

2.醫院檔案管理信息化的主要問題

2.1法規體系不健全。雖然我國已有關于檔案管理方面的法規，但是，總的體系還不夠健全。法規體系應以國際的網絡與計算機管理為標準，而信息處理方面要比國家標準更高。所以，要不斷提高各檔案信息化管理的水平，達到相應的標準。并且時刻關注醫院檔案信息化管理的發展，避免其與國家的信息管理脫軌。

2.2設計規劃滯后。醫院信息化管理是很難進行統一的設計和規劃要求的，因為，進行檔案信息化管理需要花費一定的時間與資金，而在具體的執行過程中，這些都會受到相應的限制，造成效果不佳。另一方面，由于連接醫院檔案信息化的前期對象是不斷變化的，因此整個醫院檔案信息化管理也需要隨之變動，造成各方面的管理進度不明確，影響管理信息的完整。

2.3服務觀念落后。雖然目前互聯網已運用到鄉村鎮這些地方，并且服務對象不斷增多，但是受安全性、開放性等問題的限制，服務觀念目前還處于相對落后的局面。

3.醫院檔案管理信息化的相應措施

3.1提高信息化管理意識。首先，醫院的領導要重視檔案管理信息化這項工作，才能夠帶動醫院全體人員提高管理意識。并且醫院要想提高檔案信息化管理的速度，還必須投入資金，配備先進的硬件軟件設施。向醫院的各個科室加大宣傳力度，醫院還可以組織召開會議，加強各工作人員之間的溝通。

3.2規范信息化管理操作。醫院要想獲得快捷方便的管理信息，就需要實行規范的信息化管理方法。第一，實行檔案管理查四角碼。四角碼屬于一種科學的編排方法，而且具有多項優點。首先，搜索檔案時方便快捷，使用醫院檔案者姓名的漢字特征，能夠直接快速地從許多檔案信息中提取需要的信息；其次，操作簡單。對檔案信息進行歸檔處理時能夠提高工作人員的效率；最后，安全性高。四角碼的數碼設置規則只有工作人員掌握知道，所以，安全性高，易于重要信息檔案的保密處理。第二，規范病人檔案排列順序。對病人進行檔案管理時要注意檔案的排列順序，因為病案檔案是需要進行大量使用的。采用規范化的信息化檔案順序有利于加強管理，可以采用“科室-年度-盒號-件號”的排列順序，這樣，既方便查找，又方便管理。第三，對產生的電子文件進行有效歸檔處理。信息技術的發展會產生大量的包括文本、圖片、影像等方面的電子文件，因此如何對這些文件進行規范管理就非常重要。首先需要進行拷貝和分類，其次還需要復印。這樣既能夠保證信息的完整性，而且提高了安全性。

3.3培養或引入先進信息化管理人才。由于檔案工作人員的學歷以及知識儲備還不夠高，因此，進行醫院檔案信息化管理時的速度相應比較慢，降低了工作的效率。所以，醫院可以培養或者引入先進的信息化技術管理人員，雙方之間進行溝通和學習，不斷積累經驗，而且還可以提高整個醫院檔案管理團隊人員的素質。對于有潛力的檔案工作人員，可以進行一到兩年的培訓，并迅速進行上崗實踐操作，建立和完善醫院檔案的信息資源管理體系。

參考文獻：

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