提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

（重慶建筑工程職業(yè)學(xué)院，重慶 400072）

【摘要】：在事業(yè)單位來說，人事檔案有著特別的意義，但目前事業(yè)單位人事檔案管理中存在著諸多問題需要解決。文章以現(xiàn)有的人事檔案管理問題為出發(fā)點，提出了幾點提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的措施。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；人事檔案；管理；問題；措施

前言：人是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的主體，人事檔案能夠準(zhǔn)確反映人才的基本信息，人事檔案管理水平在一定程度上決定了企業(yè)的人力資源管理水平，進(jìn)而影響企業(yè)的發(fā)展水平。事業(yè)單位內(nèi)部體制改革如火如荼的進(jìn)行著，在改革浪潮的推動下，事業(yè)單位開始重視人事檔案管理，認(rèn)真思考如何提升人事檔案的管理水平。

一.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料的質(zhì)量不高

管理人事檔案的目的就是全面掌握企業(yè)人員的信息，是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才的重要途徑。但是，從目前情況來看，事業(yè)單位中人事檔案的材料比較單一，對于個人經(jīng)歷、經(jīng)驗以及能力的描述幾乎沒什么差別，無法準(zhǔn)確反映出個人能力，很多描述不清晰，管理人員無法通過這些材料對員工的實際情況做出準(zhǔn)確判斷，使檔案管理失去意義。還有一部分人員為了提高自己的“身價”，刻意對檔案內(nèi)容進(jìn)行偽造，事業(yè)單位在接受個人檔案的時候沒有仔細(xì)甄別這些信息的真假，檔案中存在一定水分。另外，沒有對人事檔案進(jìn)行分類整理，所有檔案混在一起，導(dǎo)致調(diào)取人事檔案時的效率較低[1]。

（二）“人檔分離”的現(xiàn)象較為嚴(yán)重

當(dāng)前社會上人才流動的速度很快，一份工作干一輩子的時代已經(jīng)過去，人才流動過程中對于人事檔案的處理不妥當(dāng)，導(dǎo)致出現(xiàn)以下兩種情形：當(dāng)事者已經(jīng)離職，但是單位還保留有此人檔案；或者是員工在本單位就職，但是檔案已經(jīng)丟失，沒有存在本單位。出現(xiàn)這些情況的原因有很多，一方面，事業(yè)單位檔案管理機制還不夠完善，檔案調(diào)動速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于人才流動速度。另一方面，員工本身對自己的檔案也不夠重視，入職或者離職的時候沒有及時聯(lián)系到檔案管理人員詢問自己檔案的走向[2]。

（三）信息化管理水平不高

網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展已經(jīng)為檔案信息化管理提供了良好的技術(shù)支持，但是由于管理思維的落后、管理人員水平不高等多方面原因，導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位對于人事檔案的管理大多數(shù)還停留在人工或者半人工階段，信息化水平不高。一些事業(yè)單位只將檔案的目錄部分存入到電腦中，一旦需要詳細(xì)信息，還需要進(jìn)行手工查找，這種傳統(tǒng)的管理方式效率較低，且浪費了不必要的人力。另外，紙質(zhì)版的人事檔案容易被損壞，一旦檔案室發(fā)生意外，就會導(dǎo)致整個單位員工的檔案受到損失，如果這些信息沒有在電腦里備案，那么這種損失就是不可修復(fù)的。

二.提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議

（一）提高檔案材料的質(zhì)量

這里所說的提高檔案材料的質(zhì)量，一方面是要保證材料的真實性，事業(yè)單位在接受人事檔案之后，一定要通過相關(guān)途徑來核實入職人員的檔案是否真實；另一方面是要保證材料的完整性，材料中不僅要反應(yīng)學(xué)歷、從業(yè)經(jīng)歷等基本信息，還要通過其他附加材料反應(yīng)個人的個性與特長，通過查看人事檔案就能夠大致判斷出個人能力。單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要重視對人事檔案的管理工作，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，要求檔案管理的工作人員對檔案進(jìn)行精細(xì)分類，及時對檔案內(nèi)容進(jìn)行補充，提高工作效率。

（二）建立健全管理制度，避免出現(xiàn)人檔分離的現(xiàn)象

事業(yè)單位要建立健全相關(guān)管理制度，使檔案管理能夠有效服務(wù)于人才流動。員工入職以后，要提醒其將人事檔案轉(zhuǎn)到本單位來，同時，要幫助離職人員及時辦理好相關(guān)手續(xù)，避免人檔分離現(xiàn)象的發(fā)生。事業(yè)單位要加強對基層工作人員的管理，增強其責(zé)任感，密切關(guān)注企業(yè)人才流動情況，準(zhǔn)確掌握調(diào)動人員的信息，根據(jù)實際情況對檔案做出妥善處理，接收和轉(zhuǎn)出檔案使一定要進(jìn)行嚴(yán)格審核，避免出現(xiàn)失誤，并做好相應(yīng)的記錄工作。對于已經(jīng)產(chǎn)生的“無頭檔案”，要對其進(jìn)行細(xì)化分類，根據(jù)檔案的內(nèi)容以及單位的實際需要來判斷是否繼續(xù)保留此檔案，如果檔案被保留下來，一定要進(jìn)行妥善保管，并積極聯(lián)系當(dāng)事人，盡快將檔案轉(zhuǎn)交出去，如果無法聯(lián)系到當(dāng)事人，要與當(dāng)事人的原籍部門進(jìn)行聯(lián)系并協(xié)商對該檔案的處理辦法[3]。

（三）提高人事檔案的信息化管理水平

事業(yè)單位要加強網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高人事檔案的信息化管理水平。檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該擺脫陳舊思想的束縛，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理人事檔案，加強對基層工作人員的培訓(xùn)，使他們掌握信息化管理技能，提升工作效率。這種方式不僅能夠節(jié)省大量人力，同時還能夠延長檔案的使用壽命，不必?fù)?dān)心損壞問題。如果需要查詢企業(yè)內(nèi)部人員的相關(guān)信息，只需要在電腦上進(jìn)行檢索，就能夠迅速獲取這名職工的全部信息，既及時又準(zhǔn)確。

（四）加強檔案管理團隊的建設(shè)

檔案管理團隊的建設(shè)情況對事業(yè)單位的檔案管理水平產(chǎn)生直接影響，因此，事業(yè)單位要不斷更新管理理念，加強對檔案管理團隊的建設(shè)。檔案管理工作的保密性較強，其中也涉及了很多專業(yè)知識，對工作人員綜合素質(zhì)要求較高，事業(yè)單位在挑選檔案管理工作人員的過程中，除了要考察其基本技能，還要考察其職業(yè)素養(yǎng)，保證其“德才兼?zhèn)洹薄Ｍ瑫r要加大對工作人員的培訓(xùn)力度，提高其管理意識，不斷提升管理技能，進(jìn)而提升整個檔案管理團隊的水平。

（五）加快人事檔案管理方法的創(chuàng)新

隨著事業(yè)單位人事體制改革的不斷深入，人事檔案管理必須以一種全新的方法，為事業(yè)單位的快速發(fā)展插上加速的翅膀。比如我們可以在檔案收集環(huán)節(jié)創(chuàng)新方法，擴大收集范圍和收集渠道，將業(yè)務(wù)考績檔案歸入人事檔案體系，作為人事檔案的重要組成部分，彌補傳統(tǒng)人事檔案收集的不足。此外，我們還可以將個人身體狀況的材料納入人事檔案管理范疇。這一系列的創(chuàng)新變化都是為了使組織更好的發(fā)現(xiàn)人才和使用人才。

（六）加大人事檔案管理的財政投入

當(dāng)前，很多事業(yè)單位人事檔案管理不是由專職檔案人員進(jìn)行管理而是由組織或人事部門干部兼管，造成了人事檔案管理的隨意性。人事檔案的整理、審核以及鑒定工作只是事到臨頭才去做，沒有引起足夠的重視。人事檔案管理部門要改變?nèi)绱爽F(xiàn)狀就必須給領(lǐng)導(dǎo)貫徹檔案管理的重要性，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持，加大對檔案基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入，改善人事檔案管理條件和設(shè)施。比如建立堅固的防火和防潮的專用檔案庫，配置鐵質(zhì)的檔案柜；設(shè)置空調(diào)、去濕和滅火等設(shè)備；設(shè)立獨立的檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室。

總結(jié)：

針對目前事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題，管理者應(yīng)該提高管理意識，提升檔案材料質(zhì)量，發(fā)揮人事檔案的價值，建立健全檔案管理機制，避免出現(xiàn)人檔分離現(xiàn)象，同時要提高人事檔案的信息化水平，加強檔案團隊的建設(shè)，不斷提升人事檔案的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]張榮華.事業(yè)單位人事檔案管理制度與管理水平關(guān)系的分析[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012，24：315.

[2]唐曉云.提高事業(yè)單位人事檔案管理水平的路徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014，13：235-236.

[3]王愛榮.對加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點建議[J].黑龍江史志，2015，07：129.