年會，我們不一樣

近日，史上最土壕的“成年禮”——阿里18周年年會刷屏了。包括來自21國家800多位外籍員工的全阿里4萬員工歡聚企業周年慶典，年會規模比肩大型明星演唱會，成為杭州史上規模最大的企業年會。近年來，年會早已不再是簡單的員工聚餐，豐富多彩內容越來越被大家所追求。

同樣，年底將至，各企事業單位都開始籌備自己的年會。但好年會不是憑空產生的，“標新立異”“回味無窮”的成功年會更不是“突發奇想”能夠辦到的，對市場的深入了解，對自身的專業程度都是一種考驗。本期專題，記者采訪到了六位分別來自酒店、會議中心以及會議策劃公司的行業資深人士，從年會的初期策劃準備到現場的協調布置為讀者充分解讀一場成功年會的舉辦所應具備的各類條件。

Annual meeting！ We’re different！

In recent years， the annual meeting is no longer a simple staff dinner. Instead， rich and interesting content has become more and more to the appetite of attendees. As the end of the year is approaching， all enterprises and institutions are beginning to prepare their own annual meeting. But good content is not produced out of nothing， the \"unconventional\"，\"memorable\" successful annual meeting is not done with \"whim\"，but it replies on the organizer’s in-depth understanding of the market and their professionalism. The reporter interviewed 6 experienced professionals from the industry on various conditions for organizing a successful annual meeting.

場地有講究“量體裁衣”最重要

目的地和場地對一場成功的年會來說極其重要，企業可以選擇在國內辦會，也可以選擇出國辦會，可以選擇會議中心作為舉辦場地，也可以選擇酒店，甚至是體育場來開展年會。那么企業該如何做出合適的選擇呢？

中旅國際會議展覽有限公司（以下簡稱中旅會展）總裁張士京認為，在會議中心與酒店的選擇上，根據客戶舉辦活動的規模和需求進行比價，量體裁衣綜合考量，才是成功選擇場地的首要條件。

會議中心與會議酒店之間并沒有嚴格的區分，而是各具特色。從國內外會議產業現狀來看，會議中心與會議酒店一般都具有會議、住宿、餐飲等功能，兩者之間的差異主要體現在功能強化的角度上，即會議中心更強調自身會議功能較為強大，而會議酒店則更強調自身住宿、餐飲、會議等綜合性功能。他還提出，越來越多的會議、住宿、餐飲、展覽、度假等各項功能均很突出的“綜合體”不斷涌現，這些類似度假會議中心、會議中心大酒店、飯店會展中心等這些新型的綜合性會議場地在未來應該值得被關注。

大新華會展上海策劃部品牌總監沈奕盛則認為，很多“辦會成熟”的企業，特別是創業型的科技類公司，普遍已經厭倦了年度例行式地在五星酒店會場辦會，在詢價伊始都想求新求異，試圖嘗鮮在各種社會場地舉辦年會。不過大多情況下，在歷經一番詢價與考察后，不少甲方最后都又回到了酒店，因為酒店產品服務是最容易標準化和可視化。在大多數情況下，策劃公司在通過對客戶的時間、地點、人數、預算等要素的檢索后，很快就能獲悉客戶更適合于哪一款場地。

在目的地的選擇上，張士京表示主要有三點考量因素，首先是企業整體預算：企業大型年會預算是選擇目的地的首要因素，整體預算人數確定的情況下，目的地的選擇范圍也基本圈定，這種客觀條件限制使得少數目的地，例如東南亞國家——泰國、越南、新加坡，國內會獎目的地城市——杭州、廈門、海口、桂林、珠海等，成為大型會獎團隊重點考慮的對象。其他目的地也可以在加大力度宣傳推廣中提高曝光率，力爭吸引會議決策者的目光，在預算可控范圍內爭取更多機會。

其次是目的地的承接能力：大型企業年會對目的地的硬件設施要求多樣，主要有：航班運力。如此大規模的人口遷移，分不同航線、班次將全部與會人員順利送至目的地，航班運力的考驗首當其沖；配套酒店會議中心。大型年會對會場和酒店的硬件設備要求頗繁瑣，要求目的地同時具備不同等級與類型的配套酒店、能同時滿足千人規模與小型會議需求的不同會場、餐廳等；專業服務團隊。良好服務會彌補硬件設備的缺陷，越來越多的企業對年會的軟性需求集中在服務團隊的綜合素質上。

最后是目的地的吸引力：會議舉辦地的吸引力，來源于宣傳者對其深度挖掘與熱愛。只有將會議舉辦地獨具特色的一面展現給辦會企業才能激發其對目的地的興趣。同時不斷完善目的地的會獎資源，全方位的提供會獎服務，加大宣傳推廣力度，整體提升目的地會獎城市形象，便能在眾多目的地中脫穎而出，最終贏得客戶的青睞。

事無巨細 也要揚長避短

大多企業的年會舉辦地無非就是在會議中心和酒店之間選擇，他們之間的差異普遍都很明顯——會議中心具有場地優勢，酒店具有餐飲住宿優勢。

正如MARITIM瑪麗蒂姆酒店集團國際銷售總監Mark Spivey所說的，目前很多大型的酒店都會有比較完備的會議室，無論是董事會會議、年會還是其他的類型的會議，都可以在酒店內舉行。與會議中心相比，酒店的設施是比較齊全的，它可以提供住宿、餐飲等一體化的服務。參會人員在酒店開完會之后，可以直接回到自己的住處，或者進行餐飲，這會節約很多的時間。而且，在酒店舉行年會，也不受天氣的影響，無論是刮風還是下雨，會議都可以正常進行。相對于會議中心而言，酒店也有劣勢，如果舉行千人以上的會議的，場地上就會受限。

寧夏國際會堂總經理安曉東從自身情況出發談到，會議中心綜合功能強，配套設施完善，靈活多變的空間布局可以滿足各種形式的年會需求，但寧夏國際會堂目前沒有住宿場地，對于大型會議，還得依托周邊多家不同的星級酒店滿足居住需求。

如何揚長避短決定了客戶的最終選擇。天津東凱悅酒店市場銷售部總監李皓表示，凱悅集團的美食理念及卓越水平久負盛名，菜品精美的滋味能夠為客人提供一場味覺的盛宴。天津東凱悅酒店同樣擁有專業的宴會團隊，能為客戶帶來非同一般的服務體驗，每個細節都為客戶考慮周全，讓客戶盡享年會歡樂時光，沒有后顧之憂。

安曉東表示，寧夏國際會堂擁有一大批優秀的會展服務人才，憑借著“安全運行萬無一失、接待服務滴水不漏”的工作水準，已成功接待服務200多場活動，包括剛剛結束的2017中阿博覽會以及多次國家級會議，同時，會議中心還擁有一支專業的星級廚師團隊，每次活動不僅是一次會議體驗，也是一次美食之旅。

他還提出，在年會方面的創新還是應集中在服務和空間的提升和改變。例如，推出年會套餐，根據企業要求制定相應的優惠政策；利用場地的百變空間，滿足各個企業的的場地需求；將年會桌餐進行主題包裝，提供更多定制化服務等。

大連國際會議中心銷售總監盧樂就會務細節與會場服務說了幾點，首先是暖服務理念：無論是達沃斯世界經濟論壇的舉辦，還是日常運營的會議展會，大連國際會議中心始終秉承用完善的國際五星級酒店服務流程標準，以暖服務理念創品牌；然后是專屬管家：從年會合作洽談到會場服務，從現場協調到年會結束，都有專人負責一對一跟進，從根本上了解客戶需求及反饋，為客戶提供國際化年會服務及建設性解決方案；第三是一站式服務：建立各合作方年會商務服務平臺，一站式解決客戶的各類需求及問題，實現主辦方輕松辦會；接著還有年會百寶箱：為參會客人貼心準備，簽字筆、標簽貼紙、小型訂書器等日常用品，方便參會客人臨時取用，保證年會順利進行；最后是走動式管理：各部門負責人在年會期間，第一現場督導，走動式管理。現場解決客戶需求和問題，發現不足及時調整。

改變傳統 采取最新營銷策略

安曉東表示，寧夏國際會堂除了定向的營銷推廣以外，還積極嘗試利用新媒體提升影響力，在活動過程中也引入網絡直播擴大傳播面，主要可歸納成幾點：首先，積極建設寧夏國際會堂自媒體平臺，成功提高品牌影響力，樹立品牌形象；其次是自辦線下活動引入知名主播直播，提高曝光力度和積極搭建線上銷售平臺；最后，媒體投放方面要向新媒體平臺傾斜，例如朋友圈廣告、今日頭條等，多維度增加會議中心的曝光率。

李皓認為，隨著互聯網深入到我們的生活，酒店業已經開啟一個新時代的網絡紀元，相較于之前的傳統推銷，酒店也會根據時代的變化調整戰略，比如說，天津東凱悅酒店與主要網絡會議服務平臺都有緊密的合作。酒店詳盡的會場情況和最新的推廣，在網絡平臺上都可以非常容易的找到。目前已經有相當數量的生意，來自新興的渠道。此外，酒店也積極的加入到大型公司會議供應鏈網絡體系中，積極參與網上投標，競標。現在的營銷方式比以往而言更加的靈活與變通，酒店會議室的資料與信息也會在酒店官方網站上隨手可查，這樣客人自己評估場地后再聯系酒店進行詢問，合作幾率會大大增加。

他繼續解釋到，“就提高酒店知名度而言，我認為首先要利用好品牌的優勢。凱悅集團在業界長期以來以出色的餐飲服務而著稱。增加在全國和本地市場上的曝光率并且利用集團網絡平面、社交媒體突出酒店優勢與特色；其次，要關注本地市場的占有率，利用酒店自身優勢，培養酒店輻射范圍內消費群體的消費客戶，并形成口口相傳的良好口碑。通過不斷提升服務質量，用“滿意加驚喜”的模式展現酒店的服務優勢；從競爭力方面來講，酒店可以從以下兩點來進行提高，一，酒店從高層管理者到基層的每一個員工，都充分認識到酒店的核心產品是服務。所有的工作的重點都應該是讓客戶滿意，并且留下一段難忘的經歷。二，酒店經營者要充分的進行市場調研，認真的分析消費者的需求，并結合自身產品的特點，研發與定制有特色的產品與服務，以滿足日益多樣化的客戶需求。”

盧樂表示，會議中心應借助各種大型會議、展會和舉辦相關活動來不斷提升自身管理水平和服務水準。例如，大連會議中心通過成功舉辦的“夏季達沃斯世界經濟論壇”“世界教育日”“ 東三省首屆中國好食材大會”“歐亞國際婚博會”“奔馳S級發布會”等國際國內頂級會議展會，從而樹立了品牌形象，拓寬了市場渠道。還有每季度舉辦的公益性活動，家文化的系列推廣，提升了企業自身文化形象。在這些基礎上，再依托互聯網媒體的廣泛傳播力，形成以微信、微博等為主要傳播途徑，并通過配合以本地傳統媒體，更大范圍內擴大國際會議中心影響力。

Mark Spivey認為名人效應也是一種提升酒店影響力的渠道。他說道“之前李克強在我們酒店住過，我們酒店就可以很好地運用這一點，通過媒體傳播來進行對外的宣傳，互聯網則是不可忽略的傳播途徑。”

在網絡傳播的基礎上，Mark Spive還提出了“入鄉隨俗”的概念，MARITIM瑪麗蒂姆酒店分布在全球各地。從酒店的裝飾來看，不同的地點，有不同的風格。比如，在北京的酒店，有的臥室的房間會按照老北京四合院的風格裝飾。有的按照20年代的家庭擺設等來進行裝飾。除了室內的獨具特色的裝飾之外，酒店還會根據其所在的位置，地點為客戶提供具有當地特色的早餐。比如成都酒店會為他們提供成都的小吃，柏林的酒店會為他們提供柏林當地的特色產品。另外，酒店還會為參加會議活動的人員提供一些其他的活動。比如，客戶如果入住北京的酒店，酒店會安排他們到北京的王府井、潘家園、后海等地游玩，領略一下北京當地文化風俗。如果是萬圣節入住酒店的話，酒店會為客戶提供很多萬圣節的活動、禮物等。

親測體驗 讓年會無死角

無論是會前、會中還是會后，策劃方、場地方以及客戶的三方溝通一定最復雜的一環，也是最應認真對待的一環。

沈奕盛認為去場地考察討論的都是細節，應做到事無巨細。比如若想在社會場地舉辦人數較多的會議，洗手間配套的服務品質就是非常關鍵，也是考察場地過程中很容易很忽視的角落。星級酒店的衛生狀況通常會比較好，但到了社會場地，場地方的洗手間的廁位數量、男女配比、照明強度、通風程度、廁紙有無、清潔頻率……作為策劃方，這些都得提前充分預知，甚至要拍照留存，最好自己再體驗一下。

李皓從酒店角度出發，總結了跟PCO公司溝通時需要注意的幾點：細節確認，由于日常很多活動細節需要PCO公司與客戶溝通確認完畢后才能將信息傳達給酒店，所以中間的每個細枝末節都要求精準，及時的傳遞；有效服務，提供讓PCO公司放心的服務，執行時與客人保持緊密溝通及反饋反而會讓PCO公司省去更多時間進行有效事務的處理。酒店與PCO公司之間的完美配合，這也是最重要的一點。酒店與PCO公司都有一個共同的客戶，就是最終會議實際的舉辦者。酒店與PCO公司的無縫對接，將為終端客戶提供一站式的完美會議體驗。

不再局限聚餐 年會具有多樣性

張士京認為，隨著新科技、互聯網的急速發展，企業員工已經不能滿足簡單的年會聚餐，企業要求的年會不僅要有炫酷的外表，又要同時植入企業精髓和文化。會議新花樣時代全面來臨。企業會議需求變革主要集中在幾個方面：

首先是創意當先，熱點隨行。拋開年會本身，大眾熱點永遠可以成為人們趨之若鶩的談資，商務年會如果沒能緊追熱點，談論一二，總會令人感覺脫離了大眾軌跡，未免太過乏味了。年會創意新鮮，融入熱點元素，使人們產生共鳴是當前年會策劃案首當其沖的必備元素。

其次是科技穿戴，快速便捷。越來越多的公司企業將“會展科技”作為考察會展公司的必要條件之一，項目必備的報名網站、后期數據匯總等均已納入考核標準。未來關于會展公司的考量再不僅僅局限于軟件人才服務，是否擁有現代化的科技設備和系統平臺成為了同業競爭的重要籌碼。

接著是寓教于樂，引人深思。各大企業最重視的就是年會的精神所在，一場年會是否講清楚全部內容的同時又激發了員工熱情、歸屬感，發揚了企業文化的精髓。會展公司若想成功戳中客戶所需，深度了解目標企業的需求是重中之重。這就要求業務人員用心、用腦，深度理解客戶需求，才能成為一名合格的會展策劃者。

最后是高性價比，綠色節約。采購成本降低了，年會預算縮減，少花錢、多辦事，是各企業辦會者的心之所向。另一方面，環保理念早已深入人心，鋪張浪費的年會風氣早就被時代淘汰，取而代之的是無紙化會議、綠色會展，科技會議。高性價比、最后渠道采購可謂企業辦會者的基本要求，只有掌握了這一點才能站穩腳跟。

中旅會展就曾為某知名車企業設計策劃萬圣節派對，將一成不變的辦公室環境，幻化成各種電影及動畫場景；與某著名IT公司多次合作中也曾多次啟用科技穿戴，從最基本的會議APP現場互動到花樣繁多的H5設計，其活動中最常見的智能腕表簽到也成功的取代了會議胸卡，不僅降低了物料制作成本，還大大提高了簽到效率。

沈奕盛提出，在進行創意設計策劃時，策劃方需要思考這個項目、琢磨這個客戶以及他們的產品服務能在自然與社會發展過程中產生什么共鳴效應，并好好利用這一點，生產出能夠打動客戶的策劃案。大新華會展上海策劃部在2017年承接了數次在赴日郵輪上的包船年會策劃。在為某企業策劃包船年會時，團隊在事先多次的到碼頭、郵輪進行場地考察以及在郵輪有限的空間資源條件中挖掘出更多的集體活動場地、探索到更多的搭建布置方案，最終使得此次年會獨具一格并且精彩紛呈。

編后語

張士京的一段話可以很好地詮釋年會的意義，他說，一場年會的舉辦，對于各大公司不再是可有可無。很多企業越來越注重企業文化的建設。而通過舉辦年會增進公司與員工的感情和互信，是一個有效的途徑。將來一定會有越來越多的企業通過年會這種形式總結過去、展望未來。

隨著時代的發展，科技的進步，年會的形式正變得越來越豐富多彩。但技術只是手段，所有的絢麗奪目也不是大家攀比的談資，真正走心的服務才能回歸年會本身——團結員工，犒勞獎賞，這層最純粹的意義也應隨著年會“進步與擴張”而進一步突顯出來。