淺談事業單位文書檔案管理工作的創新

文書檔案是國家黨政機關、社會團體、企事業單位在日常的行政管理等事務活動中產生的最直接的記錄與憑證，是最常見最普遍的檔案存在方式。文書檔案管理是檔案管理工作中非常重要和關鍵的一環。事業單位為了滿足國家在社會、文化、科教、衛生等方面需要，提供各種社會服務，這些活動中形成了數量巨大、種類多樣、來源復雜的文書檔案，尤其是在網絡信息時代的新形勢下，事業單位的文書檔案的管理工作更加重要。基于傳統流程的文書檔案管理工作已經不能滿足現實需要，事業單位的文書檔案管理工作亟待思維轉型、方式創新，根據經濟社會現狀做出相應的調整。

一、信息化大背景下事業單位文書檔案管理工作的重要意義

信息時代的到來，網絡信息化進程也方方面面影響著事業單位這一傳統行業的管理活動。網絡的普及、公眾互聯網思維的深化、社會對信息公開透明的訴求，這些改變都推動著事業單位工作的轉型。從文書檔案管理工作這一層面來說，它管理著國家、黨和政府工作的核心檔案，要求管理者具有極強的專業性和保密能力，同時能在錯綜復雜的各類檔案中兼顧檔案信息的利用。事業單位的文書檔案記載著國家各項活動、各項工作的完整歷程，檔案管理工作的質量，影響著事業單位決策執行的效率，甚至關系到公眾能不能滿意、一系列工作能不能正常開展。

因此，信息化大背景下，事業單位文書檔案順應互聯網潮流，對我國各項事業開展具有以下意義：對本單位已經完成的各項工作記錄具有憑證作用；對本單位將來要開展的各項工作具有指導作用；有利于滿足社會公眾的信息需求，增強事業單位社會滿意度；有利于我國檔案事業的與時俱進，為其他環節的檔案管理工作提供有效的經驗借鑒。

二、目前我國事業單位文書檔案管理工作存在的問題

受經濟水平、單位性質、管理思路等各方面因素的影響，我國事業單位在文書工作管理方面的水平參差不齊，但普遍呈現出以下幾個需要改進的問題：

1、缺乏科學合理的成文管理制度

長期以來，很多事業單位的檔案文書工作都依附于其他部門兼職完成，甚至沒有系統化的、專門的檔案管理制度，文書檔案管理工作停留在“紙質檔案保管”的層面上，龐大復雜的檔案管理工作落到實處，卻僅有分類歸檔這一方式來體現。即便采取了現代化文書檔案管理方式的事業單位，也鮮有科學合理的成文制度來約束和規范。文書檔案管理的標準化流程，應該呈現在規章明確的成文制度里，而不是簡單的所謂教程，甚至口耳相傳。

2、缺乏專業人才，不能緊跟信息化潮流

文書檔案管理工作的方式與內容隨著信息化的普及發生了很大的變化，這就對檔案管理的主體參與者——檔案工作人員，提出了更高的要求。但目前看來，事業單位檔案管理缺乏專業的業務人員，缺少專業的管理技能和豐富的管理經驗，尤其是年齡較大的老員工，在工作中難以適應電子文件管理等電子化操作。如今的檔案管理事業，不僅需要專業的檔案學人才，也需要計算機科學、信息科學的人才，我國事業單位的傳統檔案崗位，人才缺口較大，造成了整體業務素質比價薄弱，從而影響了文書檔案管理工作的效率和質量。不能否認，現在很多事業單位的文書檔案管理信息化的進程發展不盡如人意，這一現狀很大程度上都是與文書檔案管理人員的素質有關的。

3、現代化管理設施落后，軟硬件水平不足

由于一些事業單位對檔案管理工作不夠重視，且因資金限制，造成事業單位檔案部門的現代化管理設施落后。硬件上，庫房簡陋，未能達到國家管理標準；辦公條件較差，檔案管理的用品還停留在很多年前的水平；計算機等設施老舊，不能承載現有的龐大工作量……軟件上，單位往往沒有實力自主開發檔案管理系統，又因為資金限制不能外包，這就使檔案信息系統等軟件保障進程一拖再拖，無法在根本上實現文書檔案管理的現代化，使檔案管理工作效率低下……

三、事業單位文書檔案管理工作的創新思路和對策建議

信息化背景下，我國事業單位文書檔案管理工作應該是系統、綜合、全面的，針對目前我國的現狀，現提出以下幾點創新思路和對策建議：

1、創新健全規范的檔案管理規章制度

任何工作的開展，都要依靠科學合理的規章制度的引領，事業單位文書檔案管理工作也是如此。加強檔案工作的效率，首先要建立起科學合理的管理制度，將標準細化、量化、規范化，讓簡單的額定性深入到定量，讓檔案管理者在工作中有章可循、有章可依。在涉密的問題上，更要建立完備的安全網，在各個環節都引起重視，設置完善的程序和規章，切實做好充足的安全保障工作。

2、創新完善的人才引進和培養制度

各事業單位不能忽視檔案部門人才培養的重要性。提高檔案工作人員的工作能力，對開展專業化的文書檔案管理工作進程而言，意義非凡。提高人員素質，首先要建立健全準入制度，其次要做好現有人才的培養培訓工作，通過開展講座、培訓班、鼓勵進修、交流等方式，切實提高檔案工作人員的專業水平，尤其要注重計算機技術的學習，使得每一個檔案工作者都能符合實際工作的需要，有抱負、講方法、有技能、專業性強，從而為單位的檔案事業發展提供源源不斷的人才動力。

3、加強硬件設施的配給，創新軟件系統的研發

在資金和技術的支持下，將現代化技術與傳統的文書檔案管理工作結合，對于信息時代的檔案管理工作的重要性是不言而喻的。首先，要保障硬件設備的完善升級，為管理著提供扎實的保障及基礎；其次，結合現代化的信息技術，先從管理手段上做到現代化，注重增強文書檔案管理工作的效率，再加強諸如數字檔案室、云檔案共享系統此類檔案信息系統的軟件研發，在新的管理模式下，推動文書檔案管理工作走向數字化和現代化。

（作者單位：武漢人才服務發展有限公司）