數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新研究

回顧分析近些年我國(guó)高校檔案管理實(shí)際情況，不難發(fā)現(xiàn)高校檔案管理效果不佳，存在管理理念落后、管理模式不適合、管理方法不合理等問(wèn)題，相應(yīng)的高校檔案質(zhì)量難以保證，致使檔案的使用價(jià)值降低。為了避免此種情況持續(xù)發(fā)生，應(yīng)當(dāng)將目光落在“創(chuàng)新”上，尤其是數(shù)字信息化背景下，以便優(yōu)化調(diào)整高校檔案管理，提高其有效性，為保證檔案質(zhì)量保駕護(hù)航。基于此，本文將立足于高校檔案管理，分析數(shù)字信息化背景下如何創(chuàng)新高校檔案管理，希望對(duì)于提高高校檔案管理的有效性有所幫助。

高校教育是人生中非常重要的一個(gè)階段，而學(xué)生在校期間的成績(jī)與表現(xiàn)會(huì)歸納總結(jié)到檔案中，真實(shí)的反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，滿(mǎn)足社會(huì)人才選擇的需求。為了保證高校檔案具有較高的使用價(jià)值，一般情況下高校會(huì)推出檔案管理，意在對(duì)高校檔案信息收集到存儲(chǔ)這一過(guò)程予以有效的管控，保證檔案信息良好的存儲(chǔ)。而在數(shù)字信息化的背景下高校檔案管理表現(xiàn)出諸多缺陷，致使其管理作用大打折扣。對(duì)此，我們應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新高校檔案管理，使之具有數(shù)字信息化的特點(diǎn)，更好的收集、整理、分類(lèi)、保存檔案，提高檔案的使用價(jià)值。由此看來(lái)，數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新是非常必要的，以下筆者將對(duì)高校檔案管理的創(chuàng)新予以探討。

一、樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理理念

通過(guò)對(duì)我國(guó)高校檔案管理實(shí)際情況予以了解和分析，確定高校檔案管理者的思想觀念滯后，致使其沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到數(shù)字信息化給檔案管理帶來(lái)的沖擊和影響，依舊持續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方式方法來(lái)推進(jìn)各項(xiàng)檔案管理工作，最終導(dǎo)致檔案管理效果不佳，難以保證檔案的使用價(jià)值。為了避免此種情況的持續(xù)發(fā)生，尤其是在數(shù)字信息化背景下，應(yīng)當(dāng)組織高校領(lǐng)導(dǎo)及管理者學(xué)習(xí)新的管理理論及管理理念，促使正確認(rèn)識(shí)檔案管理及其有效實(shí)施對(duì)本校、社會(huì)的有利之處，促使高校領(lǐng)導(dǎo)及管理者逐漸轉(zhuǎn)變思想觀念，樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，進(jìn)而客觀的審視高校檔案管理，明確其存在的不足，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)來(lái)優(yōu)化調(diào)整檔案管理，提高檔案管理的有效性、適用性。

二、積極引進(jìn)數(shù)字化檔案技術(shù)

在高校領(lǐng)導(dǎo)及管理者樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)管理理念下，對(duì)高校檔案管理展開(kāi)一系列優(yōu)化調(diào)整的過(guò)程中，數(shù)字化檔案技術(shù)的引進(jìn)是不可或缺的，其能夠改變以往檔案分類(lèi)和整理繁瑣、效率低、資源浪費(fèi)嚴(yán)重、準(zhǔn)確率低等問(wèn)題。那么，如何引進(jìn)和應(yīng)用數(shù)字化檔案技術(shù)呢？

（一）借助信息技術(shù)來(lái)搭建電子檔案庫(kù)

在數(shù)字信息化背景下創(chuàng)新檔案管理，自然要落實(shí)到“技術(shù)”上。而積極引進(jìn)數(shù)字化檔案技術(shù)是非常貼合實(shí)際情況的，切實(shí)有效的解決傳統(tǒng)檔案收集、整理、分類(lèi)及存儲(chǔ)之中的一些問(wèn)題，提高檔案的使用價(jià)值。當(dāng)然，要想使數(shù)字化檔案技術(shù)能夠充分發(fā)揮作用，需要借助信息技術(shù)來(lái)搭建電子檔案庫(kù)，將紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并且將其存儲(chǔ)在電子檔案庫(kù)當(dāng)中，如此可以良好的分類(lèi)保存檔案。在必要的情況下還可以有針對(duì)性的公開(kāi)電子檔案庫(kù)，比如在檔案完善和記錄期，可以針對(duì)學(xué)生開(kāi)放，讓學(xué)生自主完善檔案。學(xué)生自己補(bǔ)充完善后，可交于教師或者指導(dǎo)員審核，審核合格后即可生效，然后再交給檔案工作者統(tǒng)一管理。這可以大大提高高校檔案管理的有效性。

（二）實(shí)施信息化管理手段

一般情況下，在學(xué)生畢業(yè)之際教師會(huì)將檔案教給學(xué)生，由學(xué)生自行保管好檔案，教師雖然反復(fù)強(qiáng)調(diào)檔案的重要性，要求學(xué)生保管好檔案，但對(duì)學(xué)生來(lái)說(shuō)是非常迷茫的，不知如何保管檔案。而在檔案管理之中將信息化管理手段有效應(yīng)用其中，則可以將檔案保存在電子檔案庫(kù)之中，不需要交由學(xué)生，而學(xué)生在應(yīng)聘崗位或工作的過(guò)程中，企業(yè)要求查看個(gè)人檔案時(shí)學(xué)生可以通過(guò)利用特定二維碼來(lái)登錄電子檔案庫(kù)，獲取個(gè)人檔案信息，提供給企業(yè)。所以，信息化管理手段的應(yīng)用，還可以使數(shù)字化檔案技術(shù)在檔案管理之中充分發(fā)揮作用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化檔案管理，保證檔案保存與使用均良好。

三、創(chuàng)新化思維及管理模式的實(shí)施

高校教育中，對(duì)檔案方面的需求會(huì)逐漸增大，對(duì)檔案管理工作的服務(wù)水準(zhǔn)也會(huì)有更高的要求。基于此，創(chuàng)新化思維及管理模式應(yīng)用于高校檔案管理之中就顯得尤為必要，可以真正意義上提高高校檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)。

（一）信息化管理的深化

為了提高高校檔案管理的服務(wù)水準(zhǔn)，首先就要將目光落在信息化管理上，科學(xué)合理的運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)優(yōu)化檔案管理，使之能夠在檔案標(biāo)示、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢(xún)等方面充分發(fā)揮作用，全面革新檔案管理，提高其有效性。

（二）具體化分析管理模式的引入

為了使高校檔案管理能夠在數(shù)字信息化背景下有效落實(shí)，并且充分發(fā)揮管理作用，提高檔案的使用價(jià)值。還要將創(chuàng)新管理模式引入到檔案管理之中，也就是詳細(xì)分析高校檔案管理的實(shí)際情況，明確其在數(shù)字信息化背景下存在的不適用性，進(jìn)而對(duì)高校檔案管理模式予以創(chuàng)新，提高檔案管理的有效性。特別要注意的是建立健全的檔案管理機(jī)制，也就是詳細(xì)了解檔案管理實(shí)施的過(guò)程中可能存在的不良因素，探究創(chuàng)新管理模式應(yīng)用可能受到的阻礙，進(jìn)而科學(xué)合理的制定檔案管理機(jī)制，以便有效的約束和規(guī)范檔案管理，將創(chuàng)新管理模式融入到檔案管理之中，真正提高檔案管理的有效性、準(zhǔn)確性及科學(xué)性。

為了保證高校檔案具有較高的使用價(jià)值，高校檔案管理是有效實(shí)施就顯得尤為必要，意在對(duì)高校檔案信息收集到存儲(chǔ)這一過(guò)程予以有效的管控，保證檔案信息良好的存儲(chǔ)。而在數(shù)字信息化的背景下高校檔案管理表現(xiàn)出諸多缺陷，致使其管理作用大打折扣。基于本文一系列分析來(lái)看，數(shù)字信息化背景下創(chuàng)新高校檔案管理是保證檔案使用價(jià)值的關(guān)鍵，也就是通過(guò)樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理理念、積極引進(jìn)數(shù)字化檔案技術(shù)、創(chuàng)新化思維及管理模式的實(shí)施等來(lái)優(yōu)化調(diào)整高校檔案管理，提高檔案管理的有效性。

（作者單位：西安文理學(xué)院）