檔案管理存在的一些問題和建議

隨著科學領域規模的不斷擴大，檔案管理已經逐漸走上了規模化，作為許多單位基礎建設的重要組成部分，當檔案管理工作已經受到了主管部門、本單位以及社會上的廣泛關注。做好檔案管理工作，能夠給學校的日常管理工作帶來極大的方便。但是目前我國現今的檔案管理工作仍然存在著一定的問題，因此，下文將就著一些問題進行分析。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）領導以及工作人員對檔案管理工作的不重視

也許是因為體制或是其他的原因，檔案管理在相當長的一段時間內都不被人重視。上至主管部門的相關領導，下至主持檔案管理工作的從業人員，都認為檔案管理不過是“抄抄寫寫，做好管理工作即可”，同時做好保密等工作，不外泄，就是檔案管理工作的最高層次。這樣的思想一方面是由于檔案管理人員的思想水平不高所導致的，另一方面是由于檔案管理工作不能給單位創造明顯的、大量的經濟效益，導致了單位內形成了一種“自頂向下”的輕視檔案管理工作的思想。但是隨著信息化時代的來臨以及檔案管理工作的發展需要，這樣的工作思想已經嚴重不能適應當前的需要。

（二）檔案管理工作的硬件設施不健全

在上世紀的信息技術剛出現時，便有人預測今后的世界是一個信息化的世界，是一個信息量巨大的時代。檔案管理的主要工作是將許許多多的檔案信息進行匯總、編輯以及整理，最終形成有層次的檔案材料，而傳統的檔案管理工作已經嚴重不能適應現代社會如此巨大的工作量的符合，然而信息技術的出現恰恰彌補了這一缺點。但是現實情況卻是許多單位缺少檔案管理工作的硬件設施，而且沒有足夠的資金以及技術來發展這些硬件設施，甚至一些單位采用最原始的方法來收集、整理信息，這樣的做法一方面可能在收集整理信息的過程中出現偏差，另一方面可能會嚴重拖慢信息采集的速度與質量。而且一些單位甚至沒有專門的檔案管理室，即使有，檔案管理室的基本硬件條件都很差，甚至不具備基本的防潮、防火等“六防”條件。

（三）檔案管理從業人員專業素質不高

在分析了許多單位的檔案管理從業人員的組成結構等具體數據之后，筆者發現許多單位的檔案管理人員的專業素質都偏低。一方面是由于許多檔案管理工作從業人員的工作年限較長，持續學習能力以及吸收知識能力早已不能跟上時代的步伐，另一方面也是由于體制的原因，其得不到精進業務能力的渠道。而且許多檔案管理從業人員不能夠熟練地應用現代化技術來管理檔案，造成了檔案管理工作的嚴重滯后，客觀上也拖慢了單位內其他工作的進度。

二、解決檔案管理工作中存在的問題的幾點建議

（一）加強對檔案管理工作的重視程度以及支持力度

從這一角度來看，主要氛圍兩個方面。第一方面是在單位內加強對檔案管理工作的重視程度，而而且是要“自頂向下”的，即從領導加強重視程度開始，一級一級地向下傳遞，利用體制的優勢來對加強對這一工作的重視程度；另一方面，要加強對檔案管理工作的支持力度，客觀上為檔案管理工作的開展創造出一個良好的環境，為其掃清障礙。

（二）加強對檔案管理工作的硬件以及配套設施的建設

在檔案管理管理工作中，最重要的一環之一便是檔案管理工作的硬件設施，如果硬件設施跟不上，那么其他的一切都是空談。因此，加強對檔案管理工作的硬件設施的建設便成了檔案管理工作的重中之重。同時，要積極引進相應的科學技術以及相應硬件設施的引進，并且對從業人員進行廣泛而又深刻的技術普及技術。

（三）加強對從業人員的業務能力的培訓

從這一建議的角度來看，筆者認為主要可以分為兩個方向。一是要注重對“新鮮血液”的傳輸。這就需要相關單位具有敏銳的“人才嗅覺”，同時以豐厚的資金報酬以及福利待遇來幫助人才落戶，以此來促進單位的檔案管理工作的開展，最終促進單位內的辦事效率的提高；二是要注意對已經在崗的檔案管理從業人員進行業務的“再培訓”，針對這一點，國外早有案例：當地政府來牽頭，促進單位以及研究院所的合作。高校以及科研院所可以依托其強大的教育資源以及背景來為一些需要學習的從業人員提供再次學習的機會，而單位恰恰可以利用這一空檔來為高等院校的畢業生提供一定的實習崗位甚至是就業機會，這樣的兩方面的互補極大地促進了單位內檔案管理工作的開展，從長遠的角度來看，促進了檔案管理工作的發展。

三、結語

檔案管理工作在當今的大背景之下注定是一條充滿艱辛的道路，在這條路上，需要一代又一代的人“開墾”，需要無數的“先行者”進行不斷地試煉。總的來說，需要多方面的不斷努力，主管部門既要通過行政的手段來提高對檔案管理工作的重視程度；而檔案管理工作的從業人員也不能松懈，其作為檔案管理工作的重中之重，一定要充分發揮人的主觀能動性，以積極向上、熱情飽滿的陶都來對待工作，只有這樣才能將工作做好，才能為促進單位內的檔案管理工作的不斷發展貢獻出自己應有的力量；而社會也需要對檔案管理工作抱有一個寬容開放的態度，充分為其營造一個和諧的社會發展環境，以促進其發展，最終促進人民的辦事體驗。（作者單位為吉林省梨樹縣科學技術局）