用友總賬系統期末業務處理的常見問題

隨著電子信息技術的不斷進步，手工做賬的方式已經滿足不了人們對會計信息數量、時間以及質量方面的需求，各種各樣的財務軟件應運而生，這就要求會計從業人員不僅要具備扎實的會計知識，同時還要熟練操作財務軟件。本文以用友ERP-U8軟件為例，就總賬系統內的期末業務處理做了簡要的介紹和分析，列舉在操作過程中經常出現的若干問題，再此基礎上剖析其產生原因，從而提出相應的注意事項及修改意見。

在用友ERP-U8軟件中，所謂的期末業務處理主要包括出納人員將單位銀行存款日記賬與銀行對賬單進行核對并結合未達賬項生成余額調節表，同時總賬會計人員需要進行月末自動轉賬的定義和生成，最后由賬套主管進行對賬、結賬以及生成月末工作報告等處理，這些是整個總賬系統中的重點也是難點工作。與總賬系統日常業務處理不同，期末業務的數據大多來自于日常業務處理已生成的數據，不需要單獨的原始憑證，同時多數會計期末工作都具有一定的規律性，這一規律性在手工賬中展現不出太多的便捷，反而加大了會計人員期末的工作量，但是通過借助財務軟件，只需要在第一次使用期末處理的時候對這些具有規律性的業務進行定義，接下來每個會計期末的處理就會變得非常簡單方便，這一點充分體現了電算化在會計數據處理方面的強大優勢。筆者結合多年教學經驗，以用友ERP-U8軟件為例，對總賬系統期末處理進行探析，以幫助會計從業人員更好的掌握總賬系統期末處理。

一、出納人員進行銀行對賬

談到期末出納人員進行銀行對賬的環節，相比傳統手工做賬方式，需要出納人員定期到銀行打印對賬單，然后跟單位銀行存款日記賬進行核對，若余額不一致就需要檢查是否有未達賬項，如果存在未達賬項，還需要進一步編制“銀行存款余額調節表”，尤其對于那些資金往來業務量大的企業來說，這更是一項艱巨的任務。但是在用友U8的操作環境下，通過記賬功能可以迅速將憑證中反映的數據信息登記進日記賬、總賬中去，并自動結出余額，這已經在很大程度上減少了出納人員的工作量，同時出納人員只要輸入或導入銀行對賬單，就可以很快實現對賬以及“銀行存款余額調節表”生成的目的。這個過程中，經常出現的問題表現為：

（一）點擊銀行對賬功能之后，單位銀行日記賬欄目沒有任何數據，這種狀況主要是由于對日常處理的收付款憑證只進行了出納簽字、審核，而未進行記賬，這樣憑證上的數據始終無法傳遞到日記賬、總賬，自然在對賬的時候就沒有任何數據產生。

（二）通過系統自動對賬，會有一些記錄在金額等方面，日記賬和銀行對賬單都是一致的，但是卻無法成功生成對賬符號，這主要是由于日常登記憑證的過程中，涉及相關票據結算支付的時候未正確錄入票號，日期等信息造成的不一致，但這個問題并不影響銀行對賬平衡的結果。

（三）還可能會出現銀行存款余額調節表即使考慮了未達賬項，卻依然不一致的情況。導致這種結果的原因主要是由于調節前的期初余額未準確錄入或者日常業務涉及的金額不正確。若只是調節前期初余額的錯誤，可直接在對應的調節前期初余額項目中修改金額，但如果是日常業務錄入的金額錯誤，就需要通過取消記賬，反審核，取消出納簽字，修改憑證這樣一系列的操作來修改錯誤金額，同時修改完之后，不能立刻進行銀行對賬，而是要再一次對修改好的憑證進行出納簽字，審核，記賬操作，最后再去重新進行銀行對賬。

二、總賬會計人員進行自動轉賬定義

在運用財務軟件的環境下，如果是第一次使用總賬系統期末業務處理功能，那么自動轉賬定義這個環節就非常的重要，它是整個期末業務處理中最難以及最容易出錯的環節。這個環節包含八個功能，分別是：自定義轉賬、對應轉賬、銷售成本結轉、售價（計劃價）銷售成本結轉、匯兌損益、期間損益、自定義比例轉賬以及費用攤銷和預提。接下來就企業常用的幾個轉賬定義進行分析。

（一）自定義轉賬是期末轉賬定義中最靈活的。所謂自定義轉賬就是不受限制，用戶根據企業自身核算需求，為企業期末進行的具有規律性的業務設置憑證模板，如憑證的借貸方科目，憑證中金額的計算公式等，而且不是固定只能結轉一個科目的期末余額，可實現多對多結轉的比較靈活的一種方式。諸如計提短期借款利息，計提壞賬，結轉制造費用等業務常通過自定義轉賬功能來完成設置。

例如：月底公司需要對短期借款進行計提利息的工作，這項任務是在該筆短期借款到期前每個月底都要進行的，呈現了穩定的規律性，這個時候可以為計提短期借款利息這項業務進行自定義轉賬。根據會計相關知識，計提利息的會計分錄為借：財務費用，貸：應付利息，假定金額按照短期借款賬戶余額的0.2%來計提，那么我們在自定義轉賬中需要設置以下的信息，如下圖所示：

（二）QM（ ）表示某個科目的期末余額，JG（ ）表示取方科目的計算結果。這個過程中容易出錯的地方主要是金額公式的錄入，若手工錄入，由于公式內含有標點符號，所以一定要在英文輸入法下錄入，也可通過雙擊欄目來挑選系統中的公式，并加以修改。以上例來講，在借方科目的位置已錄入“財務費用（6603）”的前提下，后面的金額公式在選取QM（ ）之后默認值是QM（6603，月），需要將QM（6603，月）改為 QM（2001，月），這里的2001是“短期借款”的科目編碼，否則就會影響計算結果，尤其是在財務費用本身沒有發生額的情況下，后續就無法生成相應的計提利息的憑證。

（三）銷售成本結轉。這個功能主要針對結轉企業產品的銷售成本這項業務，與企業的庫存商品有關，對于庫存商品不僅要記錄金額，同時還要進行數量核算，從而與之相關的銷售收入和銷售成本也應當進行數量核算。所以會計人員一定要注意在錄入相關產品的期初余額時，不僅要錄入總金額，同時一定要將數量進行填制，否則系統將無法計算出平均單價，進而影響后續銷售成本結轉憑證的生成。

（四）期間損益結轉設置。這個功能是將本期發生的所有收益類賬戶的貸方發生額從借方轉出，轉至本年利潤賬戶的貸方，以及將本期發生的所有費用類賬戶的借方發生額從貸方轉出，轉至本年利潤的借方。通過此功能的操作，企業的各個損益類賬戶的期末余額變為零。對比前文分析過的的自定義結轉，銷售成本結轉定義功能，期間損益結轉的操作要簡單很多，不需要錄入公式，也不涉及數量核算，只需要指定結轉至“本年利潤”科目下就可以。但是必須要注意的是期間損益的結轉是所有結轉業務的最后一個環節。

三、總賬會計人員進行轉賬生成

前文提到的所有的轉賬定義功能都是為了生成轉賬憑證這一步服務的，而這一環節也是期末業務處理中最關鍵的一步。但是往往在操作這一步的過程中出現以下幾種問題：

（一）提示“自定義轉賬憑證有公式不合法或余額為零”。出現這種情況的原因可能是該轉賬科目當月確實沒有發生額，那么自然就無法生成轉賬憑證，但如果該科目當月有發生額存在，那么需要檢查自定義轉賬金額公式是否設置錯誤，比如前例中將計提利息的借方公式設置為QM（6603，月）*0.002，而恰巧當月財務費用（6603）并無發生額，這種情況下就無法生成轉賬憑證。

（二）提示“系統中存在未記賬的憑證，是否繼續”，這種情況下需要選擇“否”，然后通過“憑證-記賬”功能檢查前面所錄入或自動生成的憑證中哪些憑證未記賬，并將其記賬。當然有些人想要節約時間，試圖將所有轉賬憑證都自動生成之后再一起記賬，這樣做的前提是前期生成憑證中的數據不會對后期生成的憑證數據造成影響，否則就會導致最終財務數據出現錯誤。

舉一個反面的例子，筆者在教學過程中發現很多學生會出現的問題，大多數人很教條式的按照教材給定的次序去進行操作，所以理所當然的把所有轉賬憑證生成之后，再一次性去審核并記賬所有的轉賬憑證，看似節省了不少時間，但是這樣做的后果會導致最終結轉損益的數據可能發生錯誤，就拿前面所舉的計提短期借款利息的例子來講，假定按照公式的計算，本月需要計提200元的利息費用，那么在系統自動生成的計提短期借款利息的憑證中就會導致本月的財務費用增加200元，如果用戶在生成該筆憑證之后，不去將該憑證進行審核，記賬，而是繼續操作生成結轉損益的分錄，就會導致結轉損益分錄中的財務費用少結轉200元入本年利潤賬戶的借方，從而虛增當期利潤。

（三）提示“沒有生成銷售成本轉賬憑證”，出現這種情況的原因可能是因為當月的確沒有發生銷售商品的業務，自然也就不需要結轉銷售成本。但是如果當月有銷售業務發生，但仍出現該提示，很可能是由于用戶在錄入相關產品期初余額的時候，僅錄入了總金額，而未進行數量核算導致的。

（四）在轉賬生成的憑證中還會遇到生成的憑證只有借方或者貸方一方數據，造成這種現象的原因在于用戶在自定義轉賬的時候，錄入貸方科目編碼之后，忘記修改科目方向，因為系統默認的方向為借方，這種錯誤只需重新回到自定義轉賬中進行修改即可。

四、賬套主管進行對賬、結賬以及生成月末工作報告

總賬系統的期末業務處理的最后一個環節就是對賬，結賬及生產月末工作報告。這個環節常遇到的問題是在結賬的最后系統顯示“未通過工作檢查，不能結賬”。這個問題產生的原因主要是因為前面生成的憑證未審核或未記賬，造成不能通過工作檢查，只需將這些憑證進行審核，記賬，然后再進行對賬，結賬操作。

通過本文對總賬系統中期末業務處理的探析，不難發現電算化的發展不單單只是靠會計人員機械化的去操作各種軟件，而是要求用戶在不斷提高深化自身會計知識的前提下，熟練掌握財務軟件的操作技能，這樣才能推動會計信息系統的不斷進步。（作者單位為廣州工商學院）