如何做好新時期檔案管理

作為個人、機關、單位或者某一部門在工作以及其他形式的活動中產生的重要記錄，檔案是非常重要的文件和資料，它涉及到單位或者個人的真實歷史，反映真實的價值和意義?？梢哉f，檔案從某種程度上占有一定的重要地位。很多單位、機關等判斷個人或者部門、團體價值都以檔案作為基本的衡量標準，換句話說，檔案是個人及單位進行界定和評價判斷的標尺?？梢姡瑱n案的存在是具有一定重要性的。因此，對檔案工作要加以重視，并進行合理性地規范化管理，這對于提高機關單位的工作效率具有十分重要的使用價值。

一、新形勢下做好檔案管理工作的實際價值

檔案管理工作是企事業或者機關單位各項業務工作真實記錄以及文件的管理工作，這項工作內容對于單位及機關的業務工作整理、匯總、總結、記錄、預估等有重要的參考價值，是基礎的判斷依據。人們大多數依靠檔案來了解某一人物、部門、單位或者事件的歷史信息，根據檔案的記錄內容來把握當下工作的進程并展開計劃。在我國經濟社會急速發展的現今，檔案管理工作越來越深入地參與到經濟社會發展的各個方面，做好檔案管理工作，對于提高機關單位的檔案管理效率和提高黨的執政能力水平具有極其重要的社會意義。同時，檔案管理作為一門具有很強專業性和操作性的工作，對檔案管理人員也提出了新的更高的要求，對于檔案管理人員來說，這是一項可以提升自我、打造自我、鍛煉自我的工作，同時也是一個可以完善自我的全新平臺。

二、檔案管理工作存在的主要弊端

（一）對檔案工作重要意義認識不足。檔案工作作為一些企事業單位背后的服務性工作內容，在企事業單位業務處理、開展、進行、管理等方面都有非常重要的作用。但是相比較業務等本職工作，容易被人忽略。目前我國檔案管理工作的重要意義得不到認可，主要體現在三個方面，一是企事業單位高層領導者不重視檔案管理工作；二是在很多單位中檔案工作人員的各種福利待遇得不到相應的保障；三是各個單位對檔案管理工作的應投入資金不足，導致檔案工作開展困難。

（二）基礎設施差。一是檔案存放館庫基礎條件不過關、規模小、可利用空間不足；二是檔案的收集不夠完整；三是單位所保存的記錄、文件、資料得不到相應的照管，受損程度較大。

（三）檔案工作人員流動性大、專業素養較低。主要表現是：一些單位中檔案相關工作人員流動性較大，無法保證工作長期平穩進行，新職工上崗需要耗費大量時間來熟悉和掌握工作流程和內容，對檔案工作的穩定進行有一定的負面影響；在工作人員調換過程中，工作交接不到位，導致檔案工作的連續性進行受到一定阻礙，影響單位檔案的保存；此外，當前很多從事檔案管理工作的人員專業素養不高、專業知識掌握較差、對于檔案工作的創新和投入較少。

三、如何做好檔案管理工作

（一）加強領導，健全組織。在工作方面，員工能否以最佳的狀態完成工作，領導的管理起到十分重要的作用。在檔案管理工作上，想要將工作做好，必須要強化領導的管理意識。

（二）把握重點，規范管理。想要做好檔案管理工作，必須要掌握檔案管理工作的重點——檔案的存儲和經管，這是工作人員做好檔案工作的基礎和前提。對此工作人員要重點掌握三點工作：一保證單位檔案的完整，謹慎保管文件和材料；二是在整理檔案的過程中，按照一定的標準劃分文件類型，做到存檔有序、歸檔有條理；三是深化對檔案的管理，避免出現檔案破損、丟失的情況。

（三）強化檔案工作人員的團隊性意識，促進檔案工作穩定與發展。在任何一個工作領域，團隊性建設都尤為關鍵，只有工作人員樹立正確的團隊意識，才能保證工作的有效開展。那么想要做好檔案管理工作、促進檔案工作的穩定進行與發展，就必須要強化檔案工作人員的團隊性意識。首先加強對檔案工作人員的專業知識與相關技能的培訓，從根本上提高工作人員的專業素養和工作能力；其次，建立檔案管理工作精英人才培養目標，為單位的檔案工作提供一批復合型管理人才；第三，樹立正確的發展觀、加強精神文化思想建設，讓員工在科學的觀念下工作，促進檔案管理工作的發展。

（四）強化基礎設施和軟硬件建設?；A設施建設對檔案管理工作的發展起到不容忽視的作用。對此，在硬件建設上，要根據單位檔案管理的需要，在規模上要達到一定的標準，配備可進行分類整理的檔案柜，安裝必要的安全設施；在軟件建設上，一方面完善對檔案的數字化、信息化管理，添加相應的器械和設備，加強電子信息技術的應用；另一方面要建立完善的檔案管理制度。

綜上所述，在目前社會形勢下，想要做好單位的檔案管理工作，必須要認識到檔案工作的重要性，根據實際需求和現狀，建立合理的管理機制，加強上級領導對檔案管理工作的領導和監督；在工作人員培養方面，要加大力度培養精英人才，樹立工作人員的團隊意識和團體工作能力；此外，針對檔案管理工作進行必要的基礎設施建設，滿足檔案管理工作對軟件和硬件設施的需求，以促進檔案管理工作的有效開展和進行。（作者單位為松原市機關事務管理局）