順應信息化潮流 大力推進行政事業單位檔案科學化管理

隨著互聯網+應用逐步深入，大數據全面滲透，信息浪潮已經撲面而來。其在行政事業單位內部管理中的應用也逐漸廣泛，而檔案管理就是應用領域之一。我們要順應信息化浪潮，對行政事業單位的檔案管理進行信息化、科學化。

一、實現行政事業單位檔案管理信息化的重要性

在信息技術逐漸運用于管理領域的背景下，行政事業單位的檔案管理也從傳統的紙質形式逐漸轉化為當前的數字化形式。相較于紙質檔案管理，數字化檔案形式不僅擴大了信息的覆蓋范圍，更是提供了檔案收集、存儲、利用的效率，保證了檔案信息的完整、安全。具體來講，實現行政事業單位檔案管理的信息化首先體現了“互聯網+”的發展計劃，而基于互聯網覆蓋面廣的特點，利用網絡平臺和信息技術實現對行政事業單位檔案管理過程的優化與調整，對于提高單位內部的運行管理效率具有重要意義。其次，有利于完善服務內容，行政事業單位是落實社會公共服務措施的主要部門，在單位運行管理的過程中，領導者可以將檔案視為一種信息資源，并在大數據的背景下，根據檔案分析單位的公共服務中存在的問題，并進行糾正與改進，進而不斷優化公共服務的類型與內容；最后，有利于從整體上構建我國信息檔案管理系統，信息化檔案管理的關鍵在于信息分享，而信息分享必須要保證網絡平臺的覆蓋面，這樣才能確保信息在傳遞中的兼容性，因此行政事業單位作為大數據背景下，信息產生與傳遞的一個環節，必須要根據國家的信息化發展規劃，轉變傳統的管理模式，進而提高信息共享效果。

二、信息化背景下的行政事業單位檔案管理中面臨的問題

信息化背景下實現檔案管理的科學化，是行政事業單位內部管理的重要舉措，但是從目前的單位內部檔案管理實際來看，其在檔案管理中受到的制約因素也是很多的。在信息化背景下，實現行政事業單位檔案管理模式的轉化不是一蹴而就的，其中涉及多方面的影響因素，雖然目前在“互聯網+”發展計劃的影響下，行政事業單位對于檔案信息運用的意識逐漸增強，但是其中存在的問題依然值得我們是深入研究。首先，缺乏信息化檔案管理意識。雖然目前信息化已經滲透在行政事業單位內部管理的方方面面，并且在檔案信息系統構建方面也進行了相應的投入，但是投入的規模依然難以滿足檔案優化管理、信息共享等要求，從而影響了檔案信息利用的效率；其次，在制度建設方面還沒有形成完善的管理規范，信息化檔案管理的實現與紙質檔案管理一樣需要制度的約束與規范，但是目前在行政事業單位內部，對于信息化檔案如何生成、如何使用等問題還沒有形成一個完善的體系，更多的是依賴紙質檔案時代的管理規范；最后，檔案管理人員素質有待進一步提高，無論是紙質檔案管理還是信息化檔案管理，人員都是落實工作內容的關鍵，在傳統檔案管理環境中，其對于人員的素質要求不高，簡單的信息記錄就能滿足信息的使用要求，但是在信息化時代，尤其是在大數據的背景下，檔案信息的存儲與使用要求標準逐漸提高，而人員專業素質卻與要求之間存在出入，從而影響了檔案管理的科學化水平。

三、在信息化背景下實現行政事業單位檔案的科學化管理

（一）轉變思想認識，給予信息化檔案管理足夠的重視

在行政事業單位建設信息化檔案管理模式的過程中，實現傳統思維到互聯網思維的轉變，提高思想認識，尤其是領導者的思想認識，對于其制度建設有著不可忽視的作用。目前在我國的行政事業單位的內部管理中，領導意志對于發展的方向依然有著決定性的影響。在信息化時代，信息技術不僅擴大了信息傳遞的規模，更加速了信息的更新換代，因此，如果領導者沒有超前思維，沒有根據信息時代要求推動信息系統平臺的建設，必然會在履行公共服務過程中處于被動地位。在行政事業單位的信息化檔案管理發展中，要想實現思想的轉變一方面要應該認識目前檔案管理的基本趨勢，以及實現科學管理對于行政事業單位自身發展以及我國檔案信息管理整體水平的意義，扭轉紙質檔案時代對檔案管理存在的偏見，從信息分析與運用的角度提供檔案的運用價值；另一方面在實際運行中，增對信息平臺建設的物質投入，不僅要實現對陳舊落實的檔案管理設備進行更新，引入最新的、符合行政事業單位檔案管理實際的系統軟件，為信息化管理奠定基礎，并針對工作的具體進展狀況作不定期檢查，以保證檔案質量滿足要求。

（二）健全管理制度，提高管理的信息化水平

與紙質檔案管理一樣，信息化檔案管理也需要完整、嚴格的制度進行約束與規范。在行政事業單位的內部管理中，要想構建完善的信息管理制度，首先，行政事業單位應該根據紙質檔案管理時期的基本制度，了解單位內部的檔案管理規范，并依據信息化要求，建立信息化制度，從整體上指導檔案的科學化管理行為；其次，嚴格責任制，日常管理是檔案管理的重要環節，在傳統的管理模式中，無論是領導者還是管理者對于檔案的重要性缺乏重視，使得檔案的存儲、查詢、使用中常常出現信息丟失的問題，基于此，在科學化管理環境中，行政事業單位應該將管理責任落實到人，利用完善的檔案錄入與使用流程規范管理行為，同時利用權限控制使用過程，避免信息的泄露；再次，完善檔案信息平臺，如設置搜索關鍵詞、建立獨立的備份與編號等，提高檔案查詢與使用的效率，同時利用信息共享平臺，提高管理效果；最后，建立信息安全管理制度，信息化信息管理高效率的背后也存在著嚴重的安全隱患，一些病毒、惡意程序的入侵會泄露、篡改信息，甚至造成信息系統的崩潰，給檔案管理帶來巨大的麻煩，針對此，行政事業單位在科學化管理的過程中，應該建立完善的平臺系統檢修制度，利用專業人員的定期檢查，建立防火墻，提高系統的防御能力，以保證單位檔案的完整、安全、可靠。

（三）重視人才培養，促進檔案管理的科學化發展

信息化時代，人才的重要性逐漸凸顯，在行政事業單位的檔案管理中也不例外，人才的專業素質對于落實信息化措施、創新檔案管理辦法具有重要的作用，因此行政事業單位在推動檔案管理科學化的過程中，應該注重人才的培養。首先，通過培養一批高素質的檔案管理人才，切實提升檔案管理的效果與質量。通過實踐培養，加強檔案管理人員與信息化之間的連接力度，逐漸扭轉其傳統環境中的檔案管理理念，并提升自主創新水平；其次，注重培養檔案管理人員的責任感，以便做好檔案的收入、移交、利用以及保存工作；最后，利用量化考核，將檔案管理工作加入到職工日?？己酥?，對于材料弄錯、缺失、公章缺乏的問題應該及時的糾正，并通過專人管理提升檔案管理質量；最后，注重培養工作人員的信息素養，不僅要從傳統的檔案儲存角度實現信息利用，還應該從大數據分析的視角實現對檔案的運用，進而逐漸提高檔案管理的科學性。

四、結語

總之，在當前“互聯網+”的時代，根據行政事業單位檔案管理的特點，構建“互聯網+檔案管理”這種新的發展模式則成為信息化管理的主要方向。當然，目前在行政事業單位的信息化管理中，在制度建立、人才培養等方面依然存在一定的問題，但是我們也應從問題出發，推動信息化、科學化的檔案管理建設，從而提高信息管理效率，充分大數據時代社會資源共享的優勢。（作者單位為湖北省衛生計生宣傳教育中心）