信息時代背景下的電子檔案管理

電子檔案管理工作是各個單位管理工作中的主要內容，隨著社會市場經濟的快速發展，信息時代的到來，各項科學技術都取得了快速的進步，給檔案管理帶來了前所未有的挑戰，傳統的檔案管理工作已經不能適應時代的要求。電子檔案逐漸取代了傳統的紙質檔案，它具有方便、易保存等優點。在信息時代的大背景下，加強電子檔案的管理是非常的必要的，因此我們在電子檔案管理過程中應積極采取有效的措施，借助于相關的信息管理技術，提升電子檔案的管理效率。

信息時代背景下，對電子檔案的管理工作進行創新是非常必要的，我們應該根據信息時代的新形勢、新特點，對電子檔案信息進行科學加工與處理，充分發揮主觀能動性進行電子檔案的管理工作，有效掌握全部信息，節省人力和物力，大大提高工作效率，提升檔案管理工作的水平。

一、信息時代背景下電子檔案管理的優勢

電子檔案具有安全性、標準化、開發性的優勢，由于網絡時代的到來，電子計算機的廣泛使用，給檔案管理帶來了翻天覆地的變化。傳統檔案信息化效率低、準確性差，傳統檔案無法在網上交流，傳統的檔案管理已經不能符合當前發展的需要。大量電子文件逐漸產生，我國各種組織機構的文件逐漸向電子方式改變，傳統的檔案館也將成為虛擬的檔案館。主要通過計算機來完成檔案信息的傳遞和保存，通過網絡來實現檢索和利用。電子檔案信息管理的到來，促使檔案信息的全面數字化，使其更加標準、有效。信息時代背景下，國家越來越重視信息資源的開發，以及電子檔案信息的利用。以信息技術為依托，電子平臺進行全面的實施和推廣，使得“電子檔案信息開放利用原則”在思想、理論上達到了一致。電子檔案信息利用領域所具備的開放性越來越明顯。

二、信息時代背景下電子檔案管理中存在的主要問題

當前正處在信息化時代的背景下，我國檔案信息化沒有實現完全的開發與利用，與發達國家相比，還存在較大的差距。從整體上看開發程度還有待提升，其過程還還存在一些缺陷，比如在檔案信息的采集過程中，信息質量不高，存在重復的情況，檔案數據庫的信息資源能力很難充分的發揮，實際檔案管理工作中工作效率有待提升。由于資金的限制，在檔案管理工作中無法投入充足的資金，導致電子檔案信息化設施不完善，缺少良好的硬件設施，無法保證檔案信息化管理工作順利開展，導致電子檔案信息的利用率很難提升。

保證檔案信息的安全是目前信息時代背景下檔案管理工作的重點內容，可是一些檔案的管理人員在實際的管理工作中安全意識不強，在信息時代卻不能熟練的掌握計算機操作技術，不具備檔案信息化管理能力，無形中產生了電子檔案管理的安全隱患，造成嚴重的損失。另外，我國的檔案信息化管理起步較晚，缺乏統一的標準與規范，增加了電子檔案信息查閱的難度，直接影響了電子檔案管理工作效率。

三、信息時代背景下電子檔案管理工作的創新

（一）創新觀念。檔案工作的創新要通過創新思想觀念來引導，避免檔案管理工作的墨守成規，一定要運用創新的思想觀念，突破工作環境的封閉性。與時俱進，打開工作新局面，解放思想，針對傳統的檔案管理勇于大膽嘗試。在實踐中不斷地探索，使其適應形勢發展的需要。

（二）創新服務手段。對于檔案管理部門而言，要加強電子文件的自動上傳與收集，重視在單機上所形成的電子文件。改善傳統的管理模式，建立能夠自動上傳統電子文件的工作程序，通過網絡技術獲取豐富的知識信息，利用網頁和計算機程序，創新電子檔案服務模式和服務手段。利用現代的檔案服務方式代替傳統的手工式，建立相應的數字檔案室，強化信息交流，實現網上快速傳遞。

（三）提升檔案管理人員的信息化安全意識，加強檔案信息化管理標準，建立安全、可靠的檔案信息共享平臺，完善的管理標準，防止有用數據信息的丟失，進一步保證檔案信息的安全。開展電子檔案管理信息化資源的開發、利用，對各種信息化資源進行科學的整理，增強檔案信息的高效利用。

四、結語

綜上所述，在信息時代背景下，應該在繼承傳統檔案管理工作精華的基礎上，改革與創新各檔案管理部門工作。信息網絡化是當前檔案管理的大勢所趨，檔案管理工作的創新，要在實際的工作中不斷的探索，從思想觀念上進行創新和改革，解放思想，大膽嘗試。從服務對象上去深入挖掘，為廣大用戶充分利用信息網絡化平臺提供更快捷、更有效的信息，實現檔案管理工作服務群眾的根本功能。通過創新管理，應用信息技術發展傳統檔案管理工作，有效的降低了檔案管理工作中的成本，充分體現了檔案信息的價值。（作者單位為哈爾濱地鐵集團有限公司）