試談檔案資料信息管理實踐初探

鄒鵬 荊州職業技術學院

試談檔案資料信息管理實踐初探

鄒鵬 荊州職業技術學院

本文就檔案資料信息管理實踐論題，闡明了檔案信息資源管理含義；指出了提高檔案信息資源服務的重要性；論述了加強檔案信息資源管理的途徑。

檔案 信息 規范化 管理 措施

1 檔案信息資源管理含義

就是運用計算機、通信網絡等高新技術，建立起一個副檔案保護與檔案信息處理于一體的檔案信息網絡系統。在檔案信息資源管理中檔案資源的信息化建設是關鍵。

2 提高檔案信息資源服務的重要性

為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息。進入信息時代之后，我國檔案的數量與日俱增，種類也愈加紛繁龐雜，只有實現檔案工作的規范化管理，才能使各級各類檔案管理部門認真保存、管理、積極開發并充分利用各種檔案信息資源。實現檔案工作規范化管理的根本目標就是要實現檔案保管的系統化和案卷的完整化，進而促進檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。

要充分做好檔案信息資源的開發利用工作，就必須樹立社會服務觀念和市場經濟觀念。一是要確立主動服務的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動服務的觀念，才能產生自覺的服務行動。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強憂患意識，從而產生開發檔案信息資源的強大動力。

3 加強檔案信息資源管理的途徑

檔案管理長期以來大都實行封閉式管理，已在檔案的收藏、利用，組織和保護上建立起一套嚴密的科學方法及管理體系，但信息時代促使檔案管理工作必須確立以集中統一管理，強化檔案監管，檔案“一站式”服務為基本內容的新模式，革除了舊模式在人、財、物、管理、服務上的五大弊端，實現了檔案資源集約化、人員素質現代化、業務建設標準化、管理工作規范化、服務社會優質化的“五化”目標。檔案工作者必須適應時代發展需求，轉變觀念，增強服務意識，努力達到文件管理一體化、檔案工作程序化、檔案資源信息化和檔案服務網絡化標準。

3.1 加強網絡環境建設

隨著計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要文件被傳輸上網。上網前，按照信息管理部門的統一要求進行文件格式的轉換，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編日整理，利用網絡技術向檔案部落門傳輸，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統，將上網與未上網的具有保存價值的電子文件通過此系統傳輸給檔案部門，檔案部門經與辦公自動化和信息管理部門協商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編輯整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網上下載，以保證電子文件形成部門對其數據的真實性、準確性負責。

3.2 加強橫向聯合，實現信息資源共享

在這個高速發展的信息時代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨一個文獻部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內的所有文獻部門應當建立一個完整的社會信息系統，建立聯合目錄，形成網絡，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。

3.3 提高個人業務素質，搞好檔案編研

要實現檔案工作的規范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業務素質。關于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業務者學習掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務，因為隨著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會出現一些外事檔案，如果管理人員不會外語，也就不認識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。

檔案工作者要努力學習并掌握計算機知識，逐步學會使用計算機管理檔案。隨著辦公現代化的發展，越來越多的現代化辦公設備進入了檔案館（室），這些設備逐步變成了檔案人員的工具，如查檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學習使用各類現代化設備，也是檔案工作人員必須學習的知識。檔案具有可利用率高、內容廣、數量多的特點，僅靠傳統的手工管理已不適應目前形勢的發展，必須運用現代科技手段，實行計算機技術進行系統管理，使檔案信息的輸入、檢索和利用等工作實現自動化，提高工作效率和服務質量。

信息化時代對檔案管理工作提出了更高的要求，同時也給檔案信息資源的開發利用帶來了機遇。檔案工作者必須主動適應時代的發展，高度重視檔案管理和信息資源的開發利用工作，加強檔案工作管理的規范化，升華檔案管理理念，積極探索新的開發利用手段，不斷提升檔案管理工作的科技含量，使檔案管理和開發利用工作與社會的發燕尾服和創新保持同步。

[1]張福林．淺談檔案規范化管理與信息資源開發利用［J］．當代礦工2008（10）

[2]謝劍波．關于理解把握《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》的幾個具體問題［J］．檔案管理,2007（3）