試論圖書館檔案管理的數字化建設

余 佳

試論圖書館檔案管理的數字化建設

余 佳

廣西桂林圖書館，廣西 桂林，541004

圖書館的檔案管理工作需要與時俱進，順應信息時代的要求，加快檔案管理的數字化建設。進行數字化建設可以更好地保存圖書館資料，存留歷史憑據。因此，分析了圖書館檔案管理數字化的意義，并為如何更好地開展數字化建設提出了建議。

圖書館；檔案管理；數字化；建設

1 圖書館檔案管理數字化建設的意義

1.1 更有效地保存圖書館檔案

通過圖書館檔案數字化管理，首先能夠迅速發現不完整或欠缺的文件材料，并通過各種途徑予以補齊；其次可以修復圖書館檔案中模糊褪色的字跡，污損殘缺照片等。另外還能集中分散在各部門及個人手中的各種文件、數據等，圖書館檔案數字化后仍能代替原件使用，數字化檔案副本還可異地保存，即使發生天災人禍也能最大限度保持檔案的完整性，有利于保護檔案原件，確保原件保存的永久性。

1.2 提升社會化服務的質量

通過利用網絡技術和通信技術，圖書館檔案數字化可以為用戶提供高速連接的信息服務，實現了更大范圍的檔案信息共享，為遠程教育培訓提供了必要的條件，使檔案服務管理在內容、方式和效果等方面實現了重大突破。信息傳遞網絡化還具有跨時空的信息服務、高度開放的信息利用以及信息傳遞的標準化、規范化和現代化等特征。

1.3 提高檔案管理工作效率

圖書館檔案數量龐大，人工管理耗時、耗力。檔案管理數字化的引入，使管理人員從煩雜的工作中解脫出來。利用計算機及網絡技術可以快速完成檔案管理工作，自動化程度更高。

1.4 滿足用戶多樣化需求

用戶需求隨著網絡時代的推進也在不斷發生改變。足不出戶就能快速獲得想要的信息是很多用戶的追求。數字化的檔案管理方式可以在很大程度上滿足客戶這一需求。通過網絡共享信息，使檔案信息的流動不再受到地域的限制。

2 圖書館檔案數字化管理工作中存在的問題

2.1 檔案儲存設備落后

就目前來說，圖書館檔案管理工作開展過程中采用的是人工管理的方式，需要將相關的檔案進行整理，存在一定的場所中[1]。此種管理方式在實際應用過程中不僅工作量較大，而且容易出現錯誤。如果保存不當，就會對檔案造成一定程度的損壞。在發展過程中，圖書館檔案的利用方式也在不斷創新，并且相應的檔案信息數量也在逐漸增加，一定程度上增加了圖書館檔案管理的工作難度。同時，工作人員在檔案管理工作中，依舊采用傳統的檔案管理方式，不能及時對檔案進行分類編碼，在檔案的存放過程中出現錯放漏放亂放等現象，使得圖書館檔案在查詢過程的程序更復雜，一定程度上降低了圖書館檔案管理水平以及工作效率。

2.2 檔案人員專業素質不高

在實際的圖書館檔案管理工作開展過程中，工作人員的綜合素質對于圖書館檔案管理工作質量以及檔案的利用效率都有直接的影響。但是，在實際的檔案管理工作開展過程中，相關部門對圖書館檔案管理從業人員的招聘要求較低，從而使得圖書館檔案管理人員的整體工作素養較低，不具備良好的服務意識。

2.3 未能正確處理紙質檔案與電子檔案的關系

當前很多圖書館檔案管理人員未能正確處理紙質檔案和電子檔案的關系，側重偏向電子檔案的建設，忘記了紙質檔案存在的珍貴價值和意義。電子檔案的儲存力要遠遠高于紙質檔案,也能夠隨時發送和修改，但它具備的文化歷史意義卻遠遠不如紙質檔案。它的存在只是促使我們的辦公、信息收集更加方便，并不能完全替代紙質檔案，所以我們的側重點不能有偏差，需要清晰電子檔案與紙質檔案的印證關系。

3 圖書館檔案管理數字化建設的方法

3.1 積極完善相應的數字化配套設施

在圖書館檔案數字化管理硬件建設過程中，工作人員應積極建設數字化設備體系，主要包括計算機、服務器、交換機、視頻音頻信息采集設備、掃描儀等設備，還應積極跟蹤相應的設備，考察其運行性能，保證管理工作的順利開展[2]。同時，工作人員還應積極檢查相關的設備，及時升級落后的設備。設備是相關工作開展的基礎，也是工作質量的保證。在軟件完善過程中，工作人員應積極構建數字信息檔案管理系統，保證系統的整體性。在相關工作開展過程中，工作人員首先應積極構建完善的信息接收系統、信息采集系統。

3.2 創新信息化檔案管理模式

要改變檔案管理模式，創新信息化手段，首先要優化內部的檔案網絡進行結構及系統，提升其性能，使其符合國家對局域網的要求，確保運行安全。其次是檔案外網的建設，外網面向的是社會大眾，有信息公開的要求，讓公眾可以感受到信息化檔案管理帶來的便捷與高校。但是對內外網的安全要求必須提高，采用科技手段進行信息隔離，確保信息的流通更加安全、穩定。同時要注意提升網絡功能，大力推進數字化，不斷創新檔案管理的模式，全面實現信息化管理。

3.3 完善檔案信息服務體系

及時準確地提供檔案信息服務是開展檔案管理的一個重要目的，因而要著力完善檔案信息服務體系。以信息化標準為基礎，從圖書館自身情況出發進行信息資源的補充，為跨庫檢索提供便利。在互聯網環境下，使檔案的目錄、內容及編碼呈現一體化。積極推進檔案制度的建設，促使檔案管理數字化更加科學規范，加大數字系統的維護與管理力度，充分發揮監控的功效，使數字系統的運行更加可靠。為了滿足公眾對信息質量的高要求，需要改變資源開發的手段，提升知識含量，使檔案信息形成一個全面的體系，從而提升信息服務水平。另外，在主管部門能夠的要求下，外包檔案系統的維護工作，能夠使其運行更加規范，公眾在使用檔案信息時也更加便利。

3.4 兼顧數字化建設與原文資料的發展

原文資料是對事物信息了解收集的重要資料來源,可以通過查詢紙質資料、聲音資料、影像資料等原文資料來收集信息。原文資料具有很高的準確性和考量性。因此，在建設圖書館檔案管理數字化，創造數字化管理環境時要保證人們的原文資料閱讀需求，盡力將兩者都融入到建設中，保證閱讀的全面性。將網絡技術應用到圖書館的管理工作中，是時代發展的必然要求。所以應盡快改革，為人們提供更加人性化的使用和閱讀體驗，豐富人們的文化生活。

3.5 建立圖書館檔案目錄數據庫

檔案目錄是建設數字化檔案的基礎，是開展館藏檔案數字化工作的保障。作為檔案信息查詢的集散中心，目錄數據庫能夠將檢索框架體系化，做到層次分明，結構合理，嚴格規范檔案信息的標引，以更好地確保檔案數據的真實有效和完整。

3.6 重塑原文影像資源庫

原文資料始終是一手資料。為滿足人們在網上任意途徑檢索，查詢后閱讀原文的需求，將原文影像資源與開放檔案用戶目錄數據庫結合起來，能夠保障數據資料的權威性和準確性，同時有助于滿足不同閱讀者的需要，實現圖書館數據資源的最大化利用。

[1]安東.圖書館硬件支撐體系建設中存在的誤區與解決途徑[J].圖書館論壇，2006，26（2）：104-106.

[2]董玉寶.高校數字化圖書館建設若干問題探析，山西財政稅務專科學校學報，2005，7（4）：78-80.

Discussion on the Digital Construction of Library Archives Management

Yu Jia

Guangxi Guilin Library, Guangxi Guilin 541004

Library’s file management needs to keep pace with the times, conforms to the requirements of the information age, and accelerates the digital construction of archives management. Digital construction can better preserve library materials and retain historical credentials. Therefore, the significance of the digitization of library file management was analyzed, and suggestions were made for how to better carry out digital construction.

library; archive management; digitization; construction

G251；?G271

A

1009-6434（2017）12-0086-02