淺談電子檔案的管理與計算機技術的應用

李穎宓

河北省水利水電勘測設計研究院，天津 300250

淺談電子檔案的管理與計算機技術的應用

李穎宓

河北省水利水電勘測設計研究院，天津 300250

隨著時代的發展，檔案管理也在隨著發展，電子檔案越來越普遍，計算機技術也運用于電子檔案管理了。就電子檔案的優點、計算機技術在電子檔案管理中的作用及其相關問題對策進行了分析。

電子檔案管理；計算機技術；應用

檔案是各類企業、機構、社會組織團體的重要信息資源，能夠為企業、機構、社會組織團體開展管理工作提供真實的參考依據。以往使用的檔案大都為紙質檔案，在管理上具有較大的管理難度。同時紙質檔案不易保存，這便為檔案所有人帶來了很大的不便。計算機技術及電子檔案的出現為檔案管理工作帶來了極大的便利，大大減輕了工作難度，提高工作人人員的工作效率。在信息化時代，計算機技術應用于電子檔案管理是時代發展的必然要求[1]。

1 電子檔案管理優點

1.1 信息虛擬化

紙質的檔案信息在使用或者保存的過程中極易出現丟失或者損壞，從而降低了檔案信息使用的準確性以及使用價值。電子檔案中的信息則是通過計算機進行儲存，并且具有開放性與共享性的特點，相對紙質檔案而言，電子檔案可以通過備份等方式進行多地保存，更具有安全性，并且不易受到破壞。

1.2 數字化管理

紙質檔案的管理方法大多都是通過安排專業的管理人員進行管理，不但消耗了大量的人力、物力，而且極易出現管理錯誤，導致信息丟失。電子檔案在使用過程中，管理工作都是通過計算機進行處理，工作人員可以通過計算機技術，將計算機中的電子檔案進行整理歸類，并將其數字化處理，將文字、圖片、視頻等多種文件格式進行歸納。在檔案管理的過程中不但方便快捷，而且成本低，工作量小，并且檔案不易損壞[2]。

2 計算機技術在電子檔案管理中的作用

2.1 為檔案管理提供技術支持

隨著計算機技術和信息技術的發展，計算機技術在電子檔案管理中的應用也越來越深入。尤其隨著計算機處理技術和存儲技術的發展，它不僅方便了檔案存儲、檢索、分類等工作，分布式計算機系統開發也為集成化管理電子檔案提供了強大的技術支持，極大地提升了電子檔案管理系統的集成服務性能。計算機外延設備技術的出現，也為傳統檔案向電子化檔案轉變提供了技術支持。最后，計算機技術的應用有效地融合了檔案管理和現代管理，為機關單位、企業以及其他社會團體組織向現代換管理轉變提供了重要的基礎支持。

2.2 多媒體技術應用于電子檔案的管理

隨著信息技術的發展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發展進程中的一種必然趨勢特別是電子圖文顯示技術、聲像技術的開發利用，使檔案信息存儲向大容量、高密度、電子化方向發展。電子數據存儲以其存儲量大、檢索速度快、使用查找方便、人機界面具有圖文并茂的特點，很易于代替傳統的檔案載體。能夠通過使用多媒體技術對于文書檔案、科技檔案以及其他檔案進行一定的分類，同時多媒體技術能夠很方便的將需要的資料進行保存以及打印，這種技術能夠很好保存檔案原件，同時能夠使用多媒體技術修補以往殘缺的檔案。

3 計算機技術的應用

3.1 創建檔案信息數據庫

電子計算機技術在檔案信息中的應用最初僅僅是檢索功能，近年來，科技不斷發展，大量的大容量儲存設備和網絡儲存空間相繼被開發出來，計算機技術的應用也從基本的信息檢索轉換為信息數據庫的建設與使用。當前，信息處理技術與信息儲存技術的發展成為了當前電子檔案數據庫建設的重要技術。通過掃描儀器，或者計算機等先進設備，將電子檔案建立為具有專業性、綜合性強等特點的實時信息數據庫，成為電子檔案保存的重要方法之一[3]。

3.2 監測技術應用

使用傳統檔案管理方式存在著一定丟失隱患，當這種情況發生時，便會使檔案持有人蒙受一定的損失。但是當使用電子檔案時，便可以大大減少這種情況的發生，從而降低損失。首先，計算機具有監視功能，不間斷的進行監視異常情況，當檔案出現非法操作時，計算機便進行報警。同時，計算機技術可對電子檔案進行加密管理，非特定人員不具備獲取或瀏覽檔案資料權限，以免重要檔案資料被他人非法獲取，即使被他人獲取后，也無法瀏覽檔案內容。

4 計算機技術應用中的不足及措施

4.1 電子檔案的安全性能

電子檔案已經被全球化。由于因特網的使用與開發，使電子檔案在網絡空間具有開放性、共享性等特點，檔案信息在網絡空間保存的過程中，會遭到大量的非法訪問或者黑客攻擊，對電子檔案信息進行竊取或者破壞。所以，在電子檔案日常管理的過程中，應當時刻保證電子檔案的信息安全，為電子檔案數據庫安裝防火墻，并且定期對防火墻進行升級與更新，保證電子檔案信息不被黑客或者計算機病毒破壞和電子檔案信息的完整性與安全性。

4.2 檔案管理人員的能力不符合計算機技術下電子檔案管理工作

傳統檔案管理向電子檔案管理轉變也對管理人員提出了更高的要求，管理人員應適應計算機技術支持下的管理思維和管理能力，熟練掌握計算機操作方式、現代化檔案管理思維、電子檔案安全管理意識等。而檔案管理人員受手工檔案管理思想影響極深，且計算機知識儲備不足，學習新技術的能力也相對較弱，以至于計算技術無法深入應用于電子檔案管理。

4.3 加強檔案管理人員的學習和培訓

每一個檔案管理者不僅要具有較高的檔案業務水平，同時還應具有熟練的計算機使用和操作水平。加強對檔案管理人員政治素質的培養，讓他們充分認識檔案管理工作的重要性，有效地提高他們的工作責任心。同時，嚴格控制電子檔案的修改、轉換，保證電子檔案的真實和完整。可以通過將電子文檔設置為只讀文件或對文檔進行加密，也可以將電子文檔設置為禁止修改、復制、打印等，以確保文檔的安全性。

5 結語

檔案管理中的計算機技術的運用可以有效地提升檔案管理的效率。但是在電子檔案管理中也有很多問題需要注意。因此，在運用計算機技術時要結合實際情況進行分析。

[1]侯芳.淺談計算機技術在檔案管理中的應用[J].電子制作，2013（13）：98.

[2]王奕.計算機信息技術在城建檔案管理上的應用[J].電子技術與軟件工程，2014（20）：186.

[3]劉蘭芳.淺析計算機在現代檔案管理中的應用[J].電子世界，2014（13）：74.

Talking about the Management of Electronic Archives and the Application of Computer Technology

Li Yingmi
Hebei Province Water Resources and Hydropower Survey and Design Institutem, Tianjin 300250

With the development of the times, archives management is also with the development of electronic files more and more common, computer technology is also used in electronic file management.The article analyzes the advantages of electronic archives and the role of computer technology in electronic archives management and its related problems.

electronic file management; computer technology; application

G276

A

1009-6434（2017）3-0131-02