文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理

◎朱乃觀

文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理

◎朱乃觀

對于辦公室工作人員，文書檔案的收集以及歸檔工作屬于基礎性的工作內容，但是在實際的工作中卻又有著十分重要的作用。而在當前的社會發展過程中，文書檔案工作變得較為復雜，同時其重要性也越來越突出。因此，對于工作人員而言，需要在如何提升工作效率上拓展思路，進而更好地收集和歸檔。本文結合文書檔案收集和歸檔的作用分析當前工作中所出現的問題，提出對應的解決對策，希望能夠為辦公室工作人員提供一定的參考價值。

在工作中，文書檔案作為記載各種事件發生的過程、處理問題的方式以及規范管理的重要工作，它在辦公室中具有不可替代的價值。在日常工作中，文書檔案將收集和歸檔管理的工作結合在一起，使得這項工作具備服務性和技術性的雙重性質。隨著時代不斷發展，各個單位對文書檔案的工作有較為清晰的認識，并且也在通過一定的方式不斷提升文書檔案工作的工作效率，進而使得文書檔案在工作中能夠收集更具真實性與完整性的檔案資料，并能夠為開發檔案資料以及利用檔案資料提供幫助。由此可知，文書檔案工作在辦公室的日常工作中需要給予高度重視。

文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理的主要作用

在我國多數的企事業單位中，文書檔案的工作集中在收集與歸檔各種檔案資料方面，這也是文書檔案工作人員的重要工作內容之一，通過科學的方式收集以及歸檔各種檔案資料，可以為企事業單位實施檔案管理工作提供幫助，同時也是便于人們開發和利用檔案資料的重要基礎。（胡玲,溫瑜.清代蘇州文書檔案管理人員與現代蘇州文書檔案管理人員的對比分析[J].辦公室業務,2017,152(05):185-186.）由此可知，在辦公室日常工作中，文書檔案的工作具有重要作用，即通過收集、整理和歸檔之后，能夠將企事業單位的工作情況進行詳細統計以及記載，同時也便于企事業單位在發展中能夠不斷總結經驗，進而為企事業單位發展、做出決策等提供參考價值。此外，在我國的企事業單位中，檔案資料主要包括：決議、會議紀要、請示、談話內容、批復以及報表等文件材料，在收集過程中要保障其真實性以及完整性，對今后發展以及戰略調整提供支持。

文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理存在的問題

收集與歸檔的觀念落后。長期以來，我國傳統檔案管理的工作沒有受到高度重視，進而使得文書檔案工作在辦公室中沒有科學指導，這就導致工作人員對檔案資料的收集、管理以及歸檔工作的觀念不強，導致在實際工作中出現許多問題，例如只是重視一些紅頭文件，對于一般性的文件沒有及時進行編號和處理，從而導致歸檔的檔案和資料出現質量不高的問題，正是在這一落后的管理觀念指導下，文書檔案工作沒有發揮出重要的價值，需要及時進行改進。

文書檔案在辦公室工作中的收集力度不強。正是由于管理人員對檔案的收集以及歸檔工作的觀念較為滯后，導致辦公室中的工作人員沒有提升收集資料的能力，進而使得許多資源出現丟失的情況。例如在檔案管理中出現不規范的情況，許多資料呈現出混亂的局面，此外，還有的檔案資源沒有得到就及時歸檔，（李月娥,周曉林,賈玲等.數字校園背景下高校文書檔案在線歸檔模式與實踐探索——以中國礦業大學檔案館為例[J].檔案與建設,2016,09(04):28-31.）或者出現檔案資料缺失或雜亂無章。再者，運用傳統檔案的歸檔方式已經難以適應當前的復雜和多樣化的資料收集工作，因此，工作人員在日常工作中就會耗費大量的時間，而且檔案資料還會出現缺頁或者是斷章等不完整的問題，進而會影響單位的其他工作，例如做出重要的發展戰略時，缺乏對應的可靠資料進行參考等。

文書檔案歸檔資料收集不夠全面。從日常的辦公室工作中可知，在檔案管理過程中經常發生的事情就是檔案資料出現不全面的情況，主要是收集過程中并沒有全面展開工作，因此，當人們在使用過程中就發現許多重要的資料不全面。此外，由于檔案資料所涉及的內容較為廣泛，而在較為落后的收集和歸檔方式下，直接導致檔案資料出現不全面的情況，這就使得文書檔案的資料沒有較高的參考價值，在今后的工作中需要采取有效措施進行處理。

文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理的強化對策

加強檔案管理人員培訓力度。第一，對于檔案管理人員而言，需要不斷學習現代化、科學化的管理方式來提升文書檔案收集與歸檔的成效。檔案管理人員需要定期接受專業知識培訓，進從而更好地提升管理能力；第二，建立現代化的檔案管理模式，例如借助于先進技術而提升檔案收集和歸檔的效率，同時也可以提升檔案資料的完整性以及真實性；第三，提升工作人員的工作責任心，并能夠充分運用現代化的管理方式優化檔案資料的收集以及歸檔，保障文書檔案工作有序進行，進而更好地發揮出文書檔案資料對單位工作的積極作用。

構建健全的檔案收集和歸檔管理制度。對于檔案管理工作而言，需要一套良好的制度給予保障。因此，企事業單位在實踐工作中要不斷總結經驗，從而建立科學的制度，進而提升檔案管理工作的效率。例如在收集資料時，工作人員要做到及時性，而歸檔工作中則需要結合資料內容進行科學分類和整理，便于人們在查詢資料以及開發中能夠順利找到對應的資料，更好促進文書檔案工作在實踐工作中發揮積極作用。此外，通過制度化的方式進行管理，能夠提升文書檔案的規范化水平。

保證檔案資料收集全面。這主要針對當前檔案資料收集方面所出現不全面的情況，因此，需要專門的機構對收集人員進行指導，例如從收集資料的過程給予幫助，同時還可以定期對工作人員所收集的資料進行分類處理。此外，還需要不斷更新收集資料的方式，即由“坐等上門”變為“主動上門”方式，促使檔案資料收集完整性，并且在預防文書資料出現失真和不全面的情況也起到重要作用。

由于文書檔案工作在辦公室的日常工作中有重要作用，所以在收集與歸檔資料方面應予以高度重視，特別是面對當前所出現的問題時，要想方設法找出對應的解決方式，從而使檔案資料的收集以及歸檔工作能夠得到進一步優化，使文書檔案管理工作能夠獲得質的飛躍，進而能夠為單位的發展以及做出戰略決策等提供最真實以及最完整的參考資料。

（作者單位：福建省柘榮縣人民政府經濟研究中心）