淺談企業電子檔案管理中的問題及對策

張姍紅

[摘要]隨著我國計算機技術的不斷發展，電子檔案管理中的安全防護措施很關鍵，也是從事檔案管理工作必須具備的素質。電子檔案管理在企業的發展中占據非常重要的地位，必須要予以足夠重視。不過由于多種因素綜合影響，企業電子檔案管理中還存在一些問題亟待解決，需要在工作實踐中進一步探索和研究。本文特對當前企業電子檔案管理中存在的問題進行闡述和分析，并在此基礎上提出可行性的解決對策，以期為其未來發展提供建議和指導。

[關鍵詞]企業 電子檔案管理 問題 對策

檔案主要記錄了企業發展的歷程，以及企業員工的聘用和成長信息，具有真實性，通過檔案，可以更快速的了解企業歷史，并便捷的獲得員工基本信息。隨著社會信息化發展的推進，企業檔案管理也逐漸開始實現電子化，不僅使得檔案管理質量和效率得到了有效的提升，同時也更符合時代對檔案利用的多元化需求。但是，必須要認識到，現階段企業電子檔案管理中還存在一些問題，要想更好的促進企業的發展，必須對這些問題予以有效解決。

一、企業電子檔案管理中的問題分析

（一）對電子檔案管理缺乏足夠的認識

電子檔案是近年來新興的一種事物，相對于傳統檔案管理來說，其優勢非常多，主要表現為便于操作、可以進行復制、能夠實現共享以及占用存儲空間小等方面，因此開始成為檔案管理的主流趨勢。但是，目前，部分企業領導還不能接受這一新事物，在使用技能方面不能對其實現很好的操控，還有部分檔案工作者由于思想觀念比較陳舊，并且對未來發展趨勢缺乏正確的認識，導致其沒有重視電子檔案的優勢，大大阻礙了電子檔案管理的發展。這給企業電子檔案工作帶來了很大的阻礙，難以滿足新時期企業快速發展的需求。

（二）電子檔案管理制度存在不足

目前，從整體上來說，我國企業電子檔案管理已經有了很大的發展，但是在管理中仍然存在較大的隨意性，導致其檔案管理工作效率低下，企業發展水平受到影響。尤其是從其檔案管理制度上來說，還需要對其具體管理辦法、管理條例、管理規定以及管理體制等進行進一步的完善，從而使其更加現代化、規范化、嚴格化和標準化。

（三）電子檔案管理系統穩定性不佳，存儲有安全隱患

電子檔案存儲著企業的重要信息和資料，其安全性和穩定性非常重要。但是，現階段，企業電子檔案管理系統還不完善，也不夠穩定，如果出現管理不當或者管理系統錯亂，則會導致電子檔案受到損壞或者丟失。另外，電子檔案的存儲載體在硬盤上，雖然容易存取，但是也增加了泄漏的風險，一旦丟失則會威脅企業利益。雖然現在可以通過網絡儲存備份，但是如果遭受黑客攻擊或者病毒侵襲，也會威脅檔案安全。

（四）電子檔案管理職工素質有待提高

在實際工作中，存在檔案管理人員素質難以滿足檔案工作發展需求的現象，由于對檔案管理重要性沒有足夠的認識，認為是“可有可無”的崗位，一些企業將即將退休或者工作能力不強的員工安排在檔案管理崗位上，專業不對口，甚至沒有進行崗前培訓，導致檔案管理混亂，不能滿足檔案信息化發展的需求。

二、企業電子檔案管理中的對策分析

（一）提高對電子檔案管理的認識

新時期，電子檔案管理在企業發展中的重要性更加突出，在這一背景下，無論是企業領導者和管理者，還是電子檔案管理人員，都要從根本上轉變思想，更新觀念，正確認識電子檔案的重要性和其對于信息時代發展的適應性，建立以電子檔案為基礎，輔以紙質檔案管理的新型思維模式，推動電子檔案管理進一步發展。可成立專門領導小組，由黨、政主要領導任組長，對電子檔案管理工作進行監管，并定期召開相關會議，及時發現檔案管理中出現的問題，并探討解決方案，使其管理水平不斷提升。

（二）健全規章制度，促進檔案管理工作規范化

為切實做好各類檔案的管理工作，保證檔案的完整性、真實性和保密性，必須結合本單位的工作實際和自身特點，在嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》的前提下，建立健全各種規章制度，如：《檔案管理工作標準》、《檔案保密制度》、《檔案收集歸檔工作制度》、《立像及圖片檔案管理規程》、《檔案查閱制度》及《檔案管理員崗位工作責任制》等。這些制度的建立，能夠有效地規范各類檔案的管理工作，使檔案的收集、整理、歸檔、保存工作有章可循，促進檔案管理工作規范化，同時也使檔案管理人員更加明確自身的職責，切實增強工作責任感。

（三）強化電子檔案管理基礎設施，確保安全性

電子檔案管理中存在不穩定性，主要是由于基礎設施難以滿足需求，因此要增加對電子檔案管理的資金投入，提高計算機設備的性能，使其穩定性和工作效率都得以提高，同時可配置移動硬盤、數碼照相機等，為電子檔案系統的建立和完善創造良好的條件，同時要對檔案室安裝監控設備，做好檔案的保管和保密工作。

（四）加強電子檔案管理職工培訓，提高專業素質

新時期，隨著社會信息化的進展，要求檔案管理者必須要具備多元知識背景，才能更好的滿足企業飛速發展的需求。鑒于此，必須要重視并加強對電子檔案管理職工的技術知識培訓和業務培訓。首先，要加強檔案管理工作者對于理論、文化和管理等方面知識的學習，尤其是數學、計算機等學科知識，以促進檔案管理信息化的需求。其次，要加強檔案學、文書學、目錄學、檔案管理學、檔案自動化管理以及檔案的檢索、修裱、標引、編研以及復制等基本技能的學習，從而能夠高效、快速、準確的做好檔案的管理和查找。最后，檔案工作者自身必須要不斷學習，掌握檔案管理信息化技術和相關研究、分析等，從而不斷提高自身綜合素質和能力。

三、總結語

總的來說，在激烈的市場競爭環境下，企業面臨著很大的競爭壓力，提高內部綜合管理力度可以為企業的發展提供強有力的支撐，為其發展規劃創造有利的條件。電子檔案管理在現代化企業發展中的地位不可或缺，企業必須要對其予以足夠的重視，檔案管理部門自身也要端正態度，以信息化為指導方向，對服務意識和服務方式進行大膽的創新改革，并不斷提高專業素質，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。