辦公自動化環境下檔案管理策略研究

李娟

[摘要]隨著我國經濟與科技的大力發展，現代化信息技術在各行各業當中得到了廣泛的應用，辦公自動化的出現使得傳統的檔案管理策略受到了巨大的挑戰，在管理方法和管理理念上都要求有一定的改進與創新。目前的檔案管理體系當中，已經在信息管理、財務管理以及資源管理等方面上實現了辦公自動化，辦公自動化環境對檔案管理模式起到了重要的影響作用。但是在辦公自動化環境下的檔案管理還存在著一些問題，因此，如何在辦公自動化環境下保證檔案管理的有效性，是我們目前需要解決的重點問題。

[關鍵詞]辦公自動化環境 人事爭議 仲裁 檔案管理 策略研究

辦公自動化也叫做0A，是指利用現代通信技術、辦公自動化設備和電子計算機系統或工作站來實現事務處理、信息管理和決策支持的綜合自動化，是一種新型的辦公方式。辦公自動化在勞動人事爭議仲裁的檔案管理工作中起到了重要的作用，辦公自動化不僅更新了檔案管理工作中的傳統思想、傳統管理手段，而且也減輕了工作人員的負擔。辦公自動化環境下的勞動人事爭議仲裁檔案管理需要應用到計算機技術、標準化歸檔方案、人員培訓等多個方面的密切結合。本文主要對辦公自動化環境下的勞動人事爭議仲裁院的檔案管理策略進行探究。

一、辦公自動化環境下仲裁檔案管理存在的問題

（一）不同地區間的仲裁檔案管理水平不均衡

由于不同地區之間的經濟發展水平存在一定的差異，因而造成了勞動人事爭議仲裁檔案管理水平出現不平衡的現象。在一些經濟發展較為迅速的地區當中，已經基本實現了檔案管理的自動化，電子檔案也已經取代了紙質檔案，并且其檔案管理設備也較為先進。但是在一些經濟發展較為落后的區域，仍然使用紙質檔案的管理方式，不僅占用的面積大，而且工作的效果不高。雖然有些地區使用電子檔案管理，但是存在著設備落后、管理效率低等問題。

（二）檔案查閱程序不規范

檔案的查閱應該有專業的、規范的程序，這是保證檔案安全管理的有效措施。但是勞動人事爭議仲裁檔案的查閱過程較為復雜，如果查閱程序沒有得到相應的完善，就會產生檔案丟失、國家機密泄露等現象，造成難以想象的損失。此外，我們使用電子檔案管理方法進行勞動人事仲裁檔案管理也是存在一定風險的，有些掌握高科技犯罪手段的不法分子可以進入到檔案管理程序中進行信息的盜取，嚴重影響國家和個人信息、隱私的安全。

（三）資金投入力度小

保證勞動人事爭議仲裁檔案管理有充足的資金投入，才能在一定程度上對仲裁檔案管理建設進行完善。但是，我國的勞動人事爭議仲裁檔案管理缺乏一定的資金支持，并且不同區域的資金投放力度也不均勻。由于專款資金的投放力度不足，所以使得仲裁檔案管理缺乏財政補貼的支持，阻礙了勞動人事爭議仲裁檔案管理水平的提高。

（四）缺乏專人的管理

許多勞動人事爭議仲裁院中對參加仲裁檔案管理的工作人員沒有明確的要求，因此許多的檔案管理人員缺乏專業方面的管理知識，而且對計算機等先進技術的了解和應用也不熟練，專業培訓的力度不足，所以導致了仲裁檔案的管理工作的質量和效率不能得到有效的提高。除此之外，仲裁檔案的管理人員缺乏檔案收集的意識，很容易進入管理上的誤區，這都是限制仲裁檔案管理效率提高的主要因素。

二、辦公自動化環境下檔案管理策略

（一）加強網絡安全和檔案管理信息化建設

計算機系統是網絡系統的主要組成部分，具有安全、可靠、高效、完整的特點，網絡就是保護系統中的各個組成部分不受到破壞，保證工作的正常進行。勞動人事爭議仲裁檔案中涉及到了許多機密的信息，關系到了個人信息、隱私的保護與用人單位的商業機密，因而，仲裁檔案管理工作中的辦公自動化要求加強網絡安全并且實現檔案管理的信息化建設。

（二）培養仲裁檔案管理人才機制

在辦公自動化環境下，隨著仲裁檔案的數量增多，信息不斷的豐富，管理方式更加的復雜、繁瑣，這就對檔案管理人員的綜合素質提出了更多的要求。所以，建立并且培養仲裁檔案管理人才機制是至關重要的。第一，應該加強對檔案管理人員專業知識的技能培訓，其中包括檔案法規、信息管理等方面。并且定期的對檔案管理人員進行培訓，學習并且掌握先進的信息化技術，對仲裁檔案管理工作能夠以最便捷的方式進行檢索。第二，要制定科學、合理的考核制度。勞動人事爭議仲裁檔案管理是一項復雜、系統性的工作，通過建立相應的考核制度，把仲裁檔案管理工作與考核中的獎懲制度聯系起來，提高檔案管理工作人員的責任意識，培養工作人員的敬業精神。

（三）科學、合理的制定檔案管理標準

仲裁檔案管理工作的內容和流程包括很多方面，因此，在制定檔案管理標準時要做到科學、合理性，并且符合檔案部門頒布的各種標準與規定。進行標準化管理要結合勞動人事爭議仲裁檔案的特點和實際，對需要歸檔的材料進行嚴格要求。此外，對仲裁檔案管理標準要進行定期的修改，保證檔案的規范化管理。

（四）加大基礎設施的建設力度

仲裁檔案管理工作對勞動人事爭議仲裁院具有非常重要的作用，因此，管理機關應該加大投資力度，保證檔案管理工作中的基礎設施的完整性，以便提高仲裁檔案管理工作的質量和效率。在辦公自動化環境下加大對仲裁檔案管理基礎設施的建設力度，其中包括計算機設備、掃描儀、數碼相機、刻錄機等等，在仲裁檔案管理方面逐漸的實現信息化辦公，提高檔案管理工作的效率。

三、小結

通過對辦公自動化環境下勞動人事爭議仲裁檔案管理存在的問題以及策略的研究，我們了解到了，在辦公自動化環境下，仲裁檔案管理在勞動人事爭議仲裁案件中發揮了重要的作用。隨著辦公自動化以及社會信息化的仲裁檔案管理模式的發展，仲裁檔案管理發揮著越來越重要的作用。因此，在仲裁檔案的管理過程中應該充分融入到辦公自動化環境中，與時代的發展相適應，在辦公自動化的大趨勢下，使得勞動人事爭議仲裁檔案管理工作發揮其職能作用，保證我市勞動人事爭議仲裁院的長久發展。