人力資源信息系統研究

賴巧玲

[摘要]信息科技革命已經成為當前最大的產業革命，信息科技對全球的產業和經濟造成巨大的沖擊，企業利用信息科技來創造組織的競爭力，提高生產力增加組織效能已經成為一種風潮，而信息科技為組織帶來的是一個全面性的改變，包括組織的結構、制度、作業流程的變動，創造出一個全新的經營模式。

[關鍵詞]人力資源 信息系統

管理模式的改變，人力資源管理部門當然也無法袖手旁觀，近年來的研究發現，各企業投入在人力資源行政作業的活動時間達到80%，而在人力資源策略層次的活動只有20%，這80%的活動事實上幾乎都可以透過信息科技來提升效率的，如果能減輕管理者在例行性活動的時間負擔，管理者自然有更多的時間去投入策略面的考慮與發展。

組織如能更重視人力資源的發展，以多元的人力資源策略來培養知識工作者為主要方向，透過信息科技和網絡技術來進行人力資源管理活動包括：薪資福利、績效管理、招募遴選、訓練發展、員工生涯規劃和企業人力規劃等等活動，將可以有效提升企業人力運作的效率以及人力素質優質化，間接的增強組織的競爭力。

科技與資訊的運用大幅提升了工作的生產力，工作的內容將可以更專注在組織問題的解決方案上，產品和服務也將更貼近顧客，組織的競爭力自然提升。因此將人力資源管理活動計算機化，并且將原本人力資源部門作業的層次，透過信息科技的協助建立人才數據庫和員工歷史數據庫，配合精確的分析工具，將傳統人力資源活動提升到人力資源管理策略的層面，以促進組織效率及培養發展高素質人力為主要目標，將是組織在未來『數字化經濟時代J成功的關鍵因素。

一、人力資源信息系統定義及使用狀況

大部分的大型公司都有以人力資源的功能來處理一些人事的工作，而管理人事的概念系統稱為人力資源信息系統，簡稱HRIS。人力資源信息系統基本形式與其他的信息系統相同。會計信息系統（AIS）提供人事數據相關的財務背景，人力資源研究子系統執行特定的研究項目以搜集新的資料，而人力資源情報子系統則從環境中搜集人事相關的數據和信息，而HRIS的數據庫則提供人事流動如何被公司環境中的組織與個人所影響的相關資料。投資HRIS由于期望人力資源信息唯一種策略計劃，進而使得人力資源成為商業資源，有效的HRIS應該是能夠比較多變的員工數據，以協助架構組織中的新政策與管理策略。

將人力資源信息系統定義為發展用以取得、儲存、操作、分析、擷取及分怖信息的人力資源信息的一種系統。此系統不僅包括計算機硬件和人力資源作業的相關軟件，還包含系統的用戶、表格形式、程序與數據等，因此人力資源信息系統主要目的是以信息形態提供服務給系統的顧客或用戶。

人力資源信息系統是用來搜集、記錄、儲存、管理、陳述、表現與處理人力資源數據的數據庫、計算機應用程序、硬件與軟件的結合。有效的人力資源信息系統不僅包含一般的人事、薪資系統，更應該將數據透過統計的分析與規劃，主動提供管理階層正確決策所需的信息。人力資源管理系統在國外的大型企業幾乎都有導入只是導入層次的差別，根據美國人力資源系統專業人協會（HRSP）在2011年的調查當時美國兩千多家企業界導入HRIS的狀況，在美國有幾乎百分之九十的企業有HRIS的單位設置，而HRIS的單位有百分之七十三是設置于人力資源單位，百分之九左右設置在信息部門，其他則為外包，而全職的HRIS人員也迅速成長中，主要由程序分析師、數據輸入員、系統分析師、管理人員、等組成。另外HRIS的軟件多為由外在的軟件廠商購入或公司內部自行開發的軟件，而軟件開發多由HK部門與Is部門共同開發。大多數的企業仍然將HRIS的重點放在薪資福利管理系統上，而且大多數都是自外在購入軟件包。在績效管理信息系統的應用上相對來說就較低許多，不過要建立一完整的人力資源信息系統，績效管理系統是亟需快速建立的基礎系統，因為它牽涉了其他各子系統的運作，單單靠薪資福利模組的運作只能做到電子數據處（EDI）的層次，而無法提升至決策支持的層次（OSS），因此本研究希望透過系統分析的過程，配合新的績效管理理論建置一套具有決策支持功能的績效管理信息系統。

二、人力資源信息系統所包含的功能

人力資源信息系統主要處理員工在組織內工作的有關信息流程及組織未來的人力需求，在大部分的組織中，人力資源信息系統應包含五大基本功能，包括：招募、績效發展、訓練、薪酬和維護。HRIS的運用可以提高人力資源管理部門的營運績效，使人力資源發揮最大運作效能，可以系統性的分析人力資源信息，提供完整的參考信息，進行組織中完整的信息資源管理，而為了提升作業的層次，人力資源信息系統應該要包括成本分析和評估控制，總而言之，只要人力資源信息系統越周密，越能因應各種狀況的需求，管理者完成企業目標的機會就越大。一個完整的人力資源信息系統應包括管理程序與計算機系統兩部份，管理程序包括系統用戶、企業政策與人工操作，計算機系統包括人員的數據、工作數據與相關軟硬件設備。

三、總結

一個人力資源信息系統的開發過程是相當復雜，每一個過程的失誤都可能會導致系統的失敗，因此人力資源信息系統的開發建置應遵循本章第一節所提到的系統開發模式來進行系統的開發建置，從系統需求分析到系統導入的過程中，工作是相當煩瑣的。唯有有效的整合計算機、人、政策、程序及信息的流程，才能發展一個有效的人力資源信息系統，因此系統的發展包括分析、設計、發展、實施、維護、評鑒及系統的修正，整個人力資源信息系統的規劃過程。