現代企業如何加強辦公室檔案管理工作

羅旭耀

摘要：辦公室檔案的管理關系到了企業未來的發展，對企業的發展起到了重要的作用。現階段檔案管理一般為兩種方式，一種是電子存檔保管，另一種是原始的紙質存檔管理。辦公室檔案管理的工作是一項機密性的任務，因此需要有專門的人員去管理，并且需要企業的人員充分的重視起來，要對辦公室檔案管理中遇到的問題進行及時解決，為這些檔案的保存提供相應的人力、物力、財力。同時，辦公室檔案的載體是信息，我們所保護的也是這些信息，這些信息能夠為企業未來的發展方向提供借鑒。從目前的情況來看，我國對辦公室檔案的管理還存在著很多的問題，在管理方面缺乏創新性。只有根據實際情況建立起與之相適應的管理模式才能夠更好的推動檔案管理工作質量和效率的提升，也能夠促進我國檔案事業的可持續發展。

關鍵詞：新常態；檔案管理；措施

引言

檔案管理的要求就是將大量的檔案進行重新梳理，將無序的的檔案進行分類，使得這些檔案具有參考價值，能夠為企業的發展提供借鑒作用。在現代企業管理當中越來越重視企業的作用，企業之所以建立其完善的辦公室檔案管理模式就是為了自己生產和經營的準確性。在實際情況中，這些辦公室檔案能夠準確的反應出企業每季度或者每年的投入與收入，為企業來年的生產和銷售提供借鑒。很多的企業已經在這方面受益匪淺。

1、辦公室檔案管理的重要作用

辦公室的檔案所記錄的是各個員工在工作或者活動中遇到的問題以及相應的解決方法，檔案的管理能夠充分的了解到公司的經營狀況和人員的工作狀態，其作為單位辦公室的一項工作任務而存在。但是辦公室檔案的管理有著更加深遠的意義。辦公室檔案夠維護員工的權益，為企業的生產提供借鑒。而對于單位的職能部門去說的話，有效的辦公室檔案有助于員工日常的任務分配，使得每個員工都能夠各盡其能。同時也能夠為辦公室工作制度的制定提供參考，更好的提供員工的工作質量和效率。而有些公司選擇將其的辦公室檔案公開，這樣的方式能夠增強社會對于該企業的美譽度。更好促進企業的發展。

2、新常態下加強檔案工作的幾點建議

中央、省市所發放的文件就對目前社會形勢下的辦公室檔案管理工作提出了新的建議。這個文件的出臺就為經濟發展新常態下的檔案管理工作提供了可靠的方向。因此，各個企業應當以此為依據更好的進行辦公室檔案的保護，不斷創新檔案的管理模式，使得辦公室檔案發揮出其應有的作用。更好的促進企業的可持續發展。

2.1 建立完善檔案工作體制機制

辦公室檔案管理需要的不斷的投入。主要包括了充實的人力、物力、財力后盾。還包括了領導對于檔案工作的支持，將檔案工作放在尤為重要的位置。并將檔案發展納入企業長期發展的重要影響因素之中，將辦公室檔案的管理作為一項單獨的工作去進行，并配有專業的管理人員和相應的設施。構建起完善的辦公室檔案管理網，形成系統化、專業化的管理模式。同時建立其與此相關的監督部門，確保辦公室檔案的準確性和完整性。專業化的人才建設能夠確保這項工作的順利進行，合理配備檔案工作人員，為企業的發展提供堅實的基礎性保障。完全相應的激勵機制，調動員工的工作積極性。對在檔案積極性充分調動檔案工作者的積極性，對在檔案工作中有杰出表現的人給予獎勵，更好的促進這項工作的順利運行。

2.2按文檔的特性存放并加強檔案的保護性。

我們在日常檔案管理中應根據所要歸檔文件的不同進行歸類，將所有需存檔文件可用掃描儀掃描后存入電子文檔，對重要的文件可用另一電腦專門存儲重要文件的電腦另存一份，存儲完畢后將紙質文件進行歸檔管理，最后將文件存檔日期、名稱、報送的部室等內容按要求建立電子目錄，并在電子目錄中注入紙質文檔柜保存編碼，同時按年限月份再在紙質文檔柜中保存一份目錄，如此長期以往無論紙質文檔或電子文檔在長期保存過程中出現意外，但文檔都不會被破壞或遺失，而且緊急情況下很容易就能找到所需的檔案。在關鍵時刻這些重要的資料可轉變企業命運并促進企業發展，所以檔案管理人員必須建立檔案保管雙重性的理念。

2.3 有效投入，做好檔案管理信息化的建設

一是要不斷的加大對于檔案管理的資金投入力度。使得辦公室的檔案管理更加的詳細化，這就需要相應的軟件和硬件設施要與時俱進，這些軟件的不斷更新都需要較大的花費。同時也需要整個企業領導者的支持，能夠批準資金的投入，進而更好的推進檔案管理的信息化腳步。二是要不斷的加快檔案管理信息體系建設。能夠及時的將檔案錄取計算機系統之中，使得檔案管理的數據更加的準確，也能夠使得檔案更好的契合市場動向。將企業和市場聯合起來。三是要大力的拓展檔案儲存的空間。

2.4 檔案保護規范化、標準化

傳統的檔案管理所指的是將所有的檔案集中起來進行保存，所需要的只是一個庫房和幾名登記人員。伴隨著社會的發展，越來越多的新型技術出現，新型檔案保存載體也有了很多方式。在今后，學術界也會將研究的重點放在對于新型檔案載體的研究上。

2.5 提高檔案管理業務人員的專業化水平

辦公室檔案的管理人員也應該根據社會的發展進行自身業務水平的改善。這就要求企業能夠為人員提供相應的員工培訓，不斷的提升員工的知識水平。與此同時也能過通過管理人員的實際工作經驗提高他們的專業水平。員工專業技能的提升有利于其工作質量和效率的提升。

2.6 構建全方位多層次的檔案利用體系

辦公室檔案工作開始與互聯網相融合，形成了新的“互聯網+”模式，將辦公室的檔案管理更趨于信息化、數字化。從而使得檔案的管理更加高效率。經過相關研究：要想實現檔案資源的充分利用就必須要做到以下幾點：“統一標準”，辦公室的檔案管理需要更加嚴格的標準，只有這樣才能夠使得檔案的管理實現其效用。

結語：

總之，辦公室的檔案管理工作是一項需要長期堅持的工作，其對于企業的未來發展有著很好的引導作用，能夠促進企業更好、更快的發展。因此，不斷的提升辦公室檔案管理的標準化顯得尤為重要。為此，我們要采取與之相適應的措施，在實際應用中不斷的創新和探索，更好地促進經濟新常態下的辦公室檔案管理的建設和發展。

參考文獻：

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