談人事檔案的規范化管理

車永利

摘要：人事檔案記錄著個人學習經歷、學業水平、工作經歷等情況，直接反映個人綜合情況，是個人人生軌跡的體現。人事檔案管理，是現代企業管理重要組成部分，是企業必須做好的工作。筆者根據自身多年人事檔案管理從業經驗并結合當前人事檔案管理現狀進行相關論析，談談人事檔案的規范化管理，望給廣大同行提供借鑒。

關鍵詞：人事檔案；管理；規范化

人事檔案是反映個人的經歷、學歷、獎懲、職務等情況的，對個人求職和日后發展具有重要影響。從事人力資源管理的都知道，人事檔案管理是其基礎性工作，管理好人事檔案對公司人力資源開發具有重要作用。因此，管理好人事檔案是每個企業必不可缺一項工作，企業要獲得持續良性發展，需要大量的優秀人才，這就必須要做好人事檔案管理。然而目前企業在人事檔案管理不夠規范，管理方法和手段也比較陳舊，不利于現代化企業管理。本文就目前人事檔案管理方面存在的問題以及解決策略做相關探析。

一、目前人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案管理制度不健全，沒有形成體制

目前，大部分企業在人事檔案管理方面沒有健全的管理體制，檔案管理不規范。在這些企業中，沒有固定的管理檔案的專業的檔案室或部門，對人事檔案管理不重視，這可能造成檔案丟失的后果。而且沒有相應的薪酬考核獎罰體系[1]，企業對于檔案人員管理要求，大多數是口頭傳達，對檔案工作人員獎罰也沒有相應的規章制度，可能會導致企業有人事檔案工作人員工作不負責，上班渾水摸魚的現象出現。此外，企業在對公司員工職位升降、薪酬變動行為也不規范，大多數也是口頭傳達，沒有形成相應的書面材料，這會導致有些員工利用公司人事管理方面的漏洞，任意更改個人檔案信息，會使檔案沒有真實、原始的反映個人工作情況。

（二）人事檔案管理不規范，不方便調閱

人事檔案管理是規律性非常強的一項工作，這要求人事檔案管理人員有相當強的專業技能且非常細致耐心。人事檔案在整理要按照一定規律整理，使人事檔案在日后查閱時方便、及時調閱到檔案。但目前，很多單位對人事檔案管理并不規范，他們把檔案原始材料雜亂地堆在一起，甚至都沒有分類歸檔，這給以后需要查閱人事檔案時造成了極大的不便。雖然有些單位已經意識到規范整理人事檔案的重要性，把檔案立卷成冊，有專門的檔案室存檔，但是多沒有按照人事檔案要求的十大分類法進行詳細整理，這也給查閱檔案時帶來一定困難。

（三）人事檔案隊伍建設不到位，缺少專業檔案管理人才

有的企業檔案室人員配備不齊，缺少專職的檔案管理人員，而兼職檔案管理的人員，因有其它工作，沒有把工作重心放在檔案管理上。也有的兼職人員，沒有經過專門性的業務培訓，檔案整理專業能力弱，業務不熟練，導致檔案整理工作效益低[2]。有的檔案工作人員，因為公司不夠重視檔案管理，薪酬待遇不到位，不能夠安心的做檔案管理工作，總在尋機跳槽，謀求更好的發展。這樣的人事檔案隊伍極不利于企業人事檔案管理。

二、解決人事檔案管理不規范問題的策略

（一）建立完善的人事檔案管理制度，保證有章可循

企業要重視人事檔案管理這一塊，加強人事檔案管理工作，要形成相應的人事檔案規章制度體系。對員工職稱調動或者薪酬變更要有相應的書面文件公示，這利于企業人事檔案工作人員整理歸檔。檔案管理要根據國家檔案管理相應法律法規[3]，并結合本單位實際情況，建立健全企業人事檔案管理的規章制度，規范企業人事檔案管理工作。例如，材料的歸檔、借閱查閱、轉遞保密等形成了相應制度，這能讓人事檔案管理人員，在整理檔案時嚴守要求，規范整理。所以，企業要想整理好人事檔案，必須要有完善的檔案管理體制作支撐。

（二）檔案管理信息化、規律化管理，方便調閱

企業人事檔案管理要規范化，按照國家人事檔案管理細則，規范整理。同時，也要探索其整理規律性，這就避免了以后調閱檔案時，一時無從查找，浪費了不必要的時間。另外，檔案管理要與時俱進，對檔案整理方法創新，可以借助現代網絡技術，實現對檔案信息化管理，這也極大的提高了檔案整理效益。

（三）建設一支強有力的檔案整理隊伍，提高檔案人員工作能力

檔案管理是對工作人員專業技能要求非常強的工作，公司要重視檔案管理隊伍的建設。首先，企業要招聘專業性、工作能力強的檔案管理人員，充實企業人事檔案管理隊伍。其次，要有專職人事檔案管理人才，不要再有兼職現象，要加強對人事檔案管理人員專業技能的培訓，提高檔案管理人員專業素養。最后，企業要重視人事檔案管理人員，給予合理的薪酬待遇，穩定人事檔案管理工作人員的人心。只有專業的人事檔案管理隊伍，才能有效、規范企業人事檔案管理，為公司人力資源開發做貢獻。

三、結語

總之，人事檔案管理對企業人力資源開發和公司持續良性發展具有重要作用，是國家和企業不可或缺的管理工作。而規范化的人事管理，有利于提高人事管理效益，促進企業長效發展。

參考文獻：

[1]周珍.談人事人才檔案管理工作的提升[J].人力資源管理，2016（2）：170-171.

[2]趙婧.淺談事業單位人事檔案管理水平的提升[J].管理觀察，2016（31）：62-63.endprint