新時期檔案信息化建設(shè)工作存在的問題及對策

董曉玲

21世紀(jì)是信息時代，檔案信息化建設(shè)已成為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的重要方面，也是檔案工作面臨的一個新課題，本文就檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策談幾點粗淺認(rèn)識，意在拋磚引玉。

一、檔案工作現(xiàn)狀及存在的問題

1、思想觀念落后，管理方式陳舊

長期以來在計劃經(jīng)濟(jì)管理模式的影響下，社會上把檔案部門看成是“文件保險箱”，把檔案工作當(dāng)成是看門守攤的簡單勞動，加上檔案系統(tǒng)的自我封閉，促使檔案管理的思維方式與時代發(fā)展要求不相適應(yīng)，當(dāng)前不少人往往僅注意計算機(jī)的配置問題，認(rèn)為買了計算機(jī)，檔案現(xiàn)代化就實現(xiàn)了，這樣的操作結(jié)果使用計算機(jī)只能起到打字作用，其效果好比高射炮打蚊子，得不償失。檔案工作是一門科學(xué)，必須運用科學(xué)理論來指導(dǎo)，改變陳舊的管理思維和管理前提下，實現(xiàn)檔案信息共享，最大限度地發(fā)揮檔案的自身價值。

2、信息化管理水平發(fā)展不平衡，管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一

目前，大部分單位已使用計算機(jī)管理檔案，有的還使用了縮微復(fù)制存貯技術(shù)，并且在互聯(lián)網(wǎng)上建立了自己的網(wǎng)頁。但他們僅僅使用了計算機(jī)進(jìn)行檔案的目錄管理，更有個別的單位的計算機(jī)放在檔案室只是“聾子耳朵”，應(yīng)付上級檢查。在使用管理軟件上，各自為政，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不同部門使用不同的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，功能不同、類型不同。在實際工作中，每當(dāng)上級主管部門下發(fā)一個數(shù)據(jù)庫，檔案管理人員就要根據(jù)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，查閱檔案，手工錄入數(shù)據(jù)，需錄入的數(shù)據(jù)量十分巨大，在數(shù)據(jù)錄入過程中，不能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，數(shù)據(jù)庫錄入完畢后，還需進(jìn)行多次核對，工作效率十分低下。在完成數(shù)據(jù)庫上報工作后，數(shù)據(jù)庫只能閑置，如果以后再沒有數(shù)據(jù)上報工作，數(shù)據(jù)庫就會就此作廢。

3、電子檔案的收集、管理及利用的法律效力問題

電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來。電子檔案是指“存入計算機(jī)中的由計算機(jī)處理的檔案”，它是辦公自動化的產(chǎn)物。目前，各單位或多或少地都有電子檔案，大部分單位檔案部門沒有收集電子檔案的原因主要表現(xiàn)在物質(zhì)和技術(shù)上，沒有保存的物質(zhì)保障，在技術(shù)上不能定期轉(zhuǎn)存，以備長期使用，技術(shù)人員和技術(shù)手段也跟不上。電子文件具有體積小、容量大、易貯存、易復(fù)制、易刪改和信息共享等特點，使檔案工作的原始性、唯一性、可行性、證據(jù)性發(fā)生了動搖，存在著可變性、易丟失、難保密等不足，其法律效力也受到一定的影響。

4、立卷改革與信息技術(shù)的銜接問題

沿用了十年的立卷制度，由于信息技術(shù)的發(fā)展受到?jīng)_擊，變“案卷級管理”為“文件級管理”、文件不裁不訂等方法也都是為了適應(yīng)計算機(jī)管理要求的。原有的立卷制度嚴(yán)重制約了現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展，由于沒有一個統(tǒng)一的規(guī)定，在這個探索時期，各單位各行其是，給檔案的保管、統(tǒng)計、整理帶來了混亂。

5、檔案專業(yè)人才與信息專業(yè)人才的互通問題

檔案管理采用現(xiàn)代化設(shè)備管理，人員素質(zhì)的提高迫在眉睫。一方面，原有的檔案專業(yè)人才往往習(xí)慣于憑原有的知識、技能、經(jīng)驗來完成現(xiàn)代化的管理工作，因此其必須加強(qiáng)外語水平及以計算機(jī)為代表的現(xiàn)代化設(shè)備綜合應(yīng)用能力的學(xué)習(xí)。另一方面，通過各種渠道引進(jìn)來的信息專門人才卻缺少對檔案專業(yè)知識的了解，以至于一引起新知識、新技術(shù)在應(yīng)用于檔案的現(xiàn)代化管理工作時，出現(xiàn)不能“兼容”問題，因此必須對他們進(jìn)行檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，雙管齊下，來造就既懂檔案專業(yè)知識，又通信息專業(yè)知識的技術(shù)通才、全才。

二、對策

1、加強(qiáng)檔案法規(guī)的宣傳力度的認(rèn)識。提高人們對檔案工作信息化。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，同時也為我們檔案工作者得帶來了新的機(jī)遇。只要我們抓住這一機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和運用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，充分的認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性，就可以將所有遇到的新問題、新困難一一解決。

2、建立健全各項規(guī)章制度，使電子文件管理工作有章可循。建立健全電子文件管理的各規(guī)章制度，包括：電子文件的收集范圍、收集原則、分類編號辦法、保管、利用等規(guī)定，做到集中統(tǒng)一管理，并使紙質(zhì)檔案與電子文件管理有機(jī)地結(jié)合起來，使電子文件管理工作做到有章可循。

3、完善檔案管理軟件，使之適應(yīng)于單位各方面現(xiàn)代化管理需要。積極與計算機(jī)應(yīng)用部門取得聯(lián)系，結(jié)合本單位實際情況，使檔案管理軟件與辦公自動化系統(tǒng)銜接起來，真正實現(xiàn)文檔一體化管理。利用計算機(jī)和網(wǎng)格技術(shù)對文書和檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃，重新設(shè)置新的合理的工作流程，簡化重復(fù)環(huán)節(jié)，將二者的需求一同納入軟件管理，以便在形成文件時就滿足檔案工作的銜接和長久保存檔案的需要。這樣檔案的收集、整理和價值鑒定等工作可移至文件形成階段進(jìn)行。

4、做好帳外文件及上級來文電子文件的形成工作，確保電子文件的完事性。對本單位重要會議的會議紀(jì)錄我們可先進(jìn)行內(nèi)容摘要，如將會議時間、地點、參加人員、會議的主要內(nèi)容摘錄下來，然后錄入計算機(jī)，轉(zhuǎn)成電子文件；對于上級來的紙質(zhì)文件，可以文書部門根據(jù)本單位的實際情況，將重要的文件掃描到計算機(jī)轉(zhuǎn)成電子文件，確保電子文件的完整性。信息時代要求檔案工作人員將視野由檔案管理向前延伸至文件管理，對電子文件的整個生命周期施以統(tǒng)一的管理、協(xié)調(diào)和銜接。

5、建立長效培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員的計算機(jī)操作技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，以適應(yīng)檔案工作信息化、現(xiàn)代化的需要。隨著數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案信息的保管和維護(hù)與傳統(tǒng)的方式截然不同，它的數(shù)字化特性決定了其保管的復(fù)雜性和安全維護(hù)的難度。電子文件的保管從保護(hù)載體向保護(hù)其內(nèi)容，保證內(nèi)容的真實、可靠、可存取性和可理解性。為此，應(yīng)建立文件內(nèi)容、背景信息的組織保管規(guī)模。“維護(hù)檔案的完整與安全”是檔案工作的者的基本職責(zé)之一，但在信息時代，計算機(jī)病毒的傳染、網(wǎng)絡(luò)用戶的越權(quán)操作等等不安全因素，維護(hù)檔案信息完整與安全的難度越來越大，因此在信息安全防護(hù)，除了對已有的防護(hù)措施如殺毒軟件系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測等進(jìn)行綜合運用之外，還要不斷研究和探索新的安全防護(hù)技術(shù)。

總之，隨著信息化時期的到來，信息社會化的發(fā)展，電子文件在日常工作中的不斷應(yīng)用，檔案工作所具有的信息管理和信息服務(wù)屬性將日益增強(qiáng)，要做好一個合格的檔案管理工作者，就必然要深入學(xué)習(xí)和了解這些新技術(shù)新理論，并把其運用到自己的實際工作中去，只有這樣才能真正適應(yīng)這個科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的新時代，更好的做好新技術(shù)應(yīng)用下的檔案管理工作。