社區檔案管理的現狀及發展策略

◎陳夢

社區檔案管理的現狀及發展策略

◎陳夢

針對社區檔案的管理現狀與發展策略一題展開了較為深入的研究，同時結合社區檔案管理工作中所存在的問題與筆者自身經驗提出了幾點可行性較高的發展策略建議，其中包括加大對社區檔案的宣傳力度，提高認識、加強對檔案管理人員的培訓力度、齊抓共管，加強對社區檔案管理的保障支持以及實現社區檔案資料的信息共享等等，以期能夠帶來一些有價值的參考意見。

伴隨著城市改革速度的不斷加快，我國原有的城市管理體制與服務模式很顯然已經無法跟上時代的發展腳步了。社區建設是促進和諧社會構建與城市經濟水平穩步提升的基礎保證，而社區檔案則是對社區的各項建設活動所作出的詳細記錄。通過妥善管理好社區檔案，不僅能夠促進社區管理行為的不斷規范，而且還能夠讓社區活動長時間的保持在良好狀態，在潛移默化的過程當中促進現代化城市精神與物質文明的穩定發展。

社區檔案管理的工作現狀

截止到2016年年底，我國的社區服務站數量已經成功突破35000所，社區內的服務設施覆蓋率也高達51%。除此之外，全國范圍內的社區居民委員會成員更是多達44萬人次，專門從事社區公共管服務的工作人員多達106萬人次。除此之外，在全國各地還有508萬居民自愿成為了社區服務志愿者，他們的身影遍布了社區服務的各個領域當中，從而為我國的城市社區建設提供了不容忽視的促進力量。

正所謂“麻雀雖小，五臟俱全”，社區的規模雖然不大，但是其中所存在的各種工作卻都要由社區居委會來負責完成，為了能夠減少工作失誤、提升工作效率，就必須要對現有的社區檔案管理模式做出適當的調整，有針對性地解決好存在于社區檔案管理工作中的諸多問題。

社區檔案管理工作中所存在的問題

檔案管理人員的素質水平較低。通過上文中的介紹可知，社區檔案管理工作的內容相對復雜，因此需要檔案管理人員具備較強的專業能力才能夠保證檔案管理的工作效率。然而，縱觀我國社區檔案的管理現狀來看，檔案管理人員的綜合素質水平較低，具體表現為如下的幾個方面：首先，缺少優秀的專職檔案管理人員，檔案管理工作過于隨意；其次，檔案管理人員的檔案意識較差，不能夠熟練完成各種檔案管理工作任務；最后，檔案管理人員的工作積極性不高。

社區檔案管理工作過于弱化。目前，我國社區檔案管理的工作制度尚未設置完善，導致檔案管理工作的規范性較差。地方上的社區管理者大多處于各自為政的狀態，在日常的檔案管理工作當中只懂得從自身特征出發，并且將重心都放到了檔案收集、檔案存儲以及檔案保管等工作中，忽略了的檔案所具備的應用價值。

社區檔案的信息資料共享不順暢。通常情況下，社區檔案的信息資料很難實現暢通共享，從而大大降低了檔案資料的利用效率，具體表現為如下的兩個方面：首先，社區的檔案管理工作長時間處于無組織狀態，檔案管理人員存在著明顯的被動應付傾向，這不僅在無形之中浪費掉了很多寶貴資源，而且也無法將檔案信息資料的真正作用發揮出來；其次，在單機管理的模式當中，社區檔案資源的共享渠道無法順利構建，這會造成各個部門之間的溝通不夠順暢，同樣也會降低檔案信息資源的應用效率。

強化社區檔案管理工作的策略建議

加大對社區檔案的宣傳力度，提高認識。為了全面提升社區居民的檔案意識，檔案管理人員需要在現有的基礎之上擴大社區檔案的宣傳廣度，采用一些靈活有趣的宣傳方法來在社區內形成良好的檔案管理氛圍。首先，通過社區廣播、微信公眾號、橫幅標語以及專欄等方式來宣傳檔案管理工作的重要性；其次，經常性地舉辦一些有關于檔案管理的知識講座，將社區內的檔案管理工作成就展示給民眾，通過舉辦知識競賽、辯論會等活動來提升群眾的參與積極性，爭取讓所有基層百姓都能夠感受到社區檔案管理與服務的親和力；最后，將檔案宣傳與業務指導緊密的關聯到一起，結合社區的發展現狀來制定出相匹配的業務監督模式，以此來提升檔案信息的應用效率。

加強對檔案管理人員的培訓力度。首先，社區領導要全面提升社區檔案管理人員的服務理念，讓他們認識到自己身上所肩負的重要工作責任，從而在日常的工作當中更好地服務于大眾；其次，社區中的檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案管理的業務流程，同時還要不斷提高自身的業務技能，將檔案資源的來源渠道、數量、應用價值以及整理類別都做到了然于胸；再次，社區領導要盡快培養出一批能夠熟練掌握并應用多媒體信息技術的復合型人才，同時還要為他們創造出良好的檔案管理工作環境，將這些檔案人才的工作積極性調動起來，盡可能的為他們提供更多的福利待遇與晉升機會。

齊抓共管，加強對社區檔案管理的保障支持。各個地方上的街道辦事處作為社區的主要行政管理部門來說，必須要充分發揮出自身在社區檔案管理工作中的積極作用，一方面要為社區檔案管理工作提供足夠的人力、物力以及財力資源，另一方面還要深入到社區檔案的管理工作中，督促他們及時改正問題。由于社區檔案管理會涉及到諸如民政、勞保、計生、社工以及文明辦等多個職能部門，因此教育者也要想盡一切辦法來做好統籌規劃，制定出統一明確的檔案歸檔、檔案整理以及檔案存儲標準，同相關部門建立起密切的交流與合作關系。除此之外，街道辦事處也要專門設置檔案管理辦公室，委任專員來負責對社區檔案的收集與歸檔工作進行動態化管理，針對表現優秀的檔案管理人員給予一定的精神與物質獎勵。

實現社區檔案資料的信息共享。首先，社區檔案管理人員要積極應用現代化信息技術，盡快構建出完善的社區檔案信息管理系統，為相關部門之間的資源共享與合作交流提供流暢的支持平臺；其次，要進一步完善網絡與信息化的教育培訓工作，將社區內的檔案管理人員組織到一起，確保所有檔案管理人員都能夠熟練操作信息系統；最后，要積極改進傳統的單一化檔案管理模式，重新調整社區檔案管理部門中的職務與服務功能，以此來達到提升社區檔案應用效率的最終目的。

（作者單位：膠州市阜安街道辦事處）