衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源的信息化管理分析

楊彧黎

衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源的信息化管理分析

楊彧黎

衛(wèi)生事業(yè)是保證人民生命健康以及經濟穩(wěn)定發(fā)展的基礎。在當前信息化時代下，調整原有衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源管理模式，加快人事檔案的信息化管理有重要意義。文章指出當前我國衛(wèi)生事業(yè)單位認識檔案資源管理存在的問題，分析了衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源實現信息化管理的優(yōu)勢，并提出衛(wèi)生人事檔案資源信息化建設與管理策略，僅供參考。

在社會經濟快速發(fā)展的推動下，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位的規(guī)模也在不斷擴大，單位工作人員的數量也在不斷增加，這給衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來巨大壓力。因此為了提高檔案資源管理水平，就要求廣大的衛(wèi)生事業(yè)單位應加快內部的信息化建設步伐，以實現內部人事檔案資源的信息化管理，提高檔案資源管理的效率及質量，推動我國衛(wèi)生事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理現狀

當前，衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源管理依舊沿用傳統(tǒng)的人事檔案模式，在實際工作中側重于靜態(tài)性資料的描繪，記錄事業(yè)單位的歷史性信息，不能動態(tài)表現個人的信息狀況，因此傳統(tǒng)的人事檔案資源管理缺乏共享性與公共性特征，這對當前衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展不利。

檔案管理意識缺乏。在很長的一段時間，很多衛(wèi)生事業(yè)單位常因為檔案工作不能給單位創(chuàng)造直接的經濟效益，因此在實際的操作中，往往不能夠對檔案管理形成清晰、系統(tǒng)的認識，不能充分意識到檔案資源管理在事業(yè)單位人事管理工作中的重要性，這對衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展不利。

檔案管理方式落后。衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案主要記載衛(wèi)生工作人員的學歷、工作經歷、職位晉升情況、工資變動、獎懲等信息。然而這些檔案資料要不斷地進行更新或增加，同時大量的材料也需要歸檔，傳統(tǒng)人工管理的方式無法滿足逐漸增加的人事檔案信息的整理工作，而人工管理檔案常常會出現歸檔錯誤的問題。與此同時，如果個人需要查閱自己的檔案信息時，就需要花費很長的時間去尋找，在尋找檔案過程中，極易損毀檔案，這樣很難保證檔案資料的完整性。

檔案利用率低。如今還有很多的衛(wèi)生事業(yè)單位的檔案管理未能徹底實施信息化管理，所以人事檔案索引數據的建設與登記仍舊依賴傳統(tǒng)手工記錄的方法，對檔案信息進行變更會記錄檔案出入庫。這使得檔案管理的難度加大。同時在編輯、查找及分析檔案時，檔案利用也不便捷，這樣必然會導致檔案利用率降低。

衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案實現信息化管理的優(yōu)勢

提高檔案管理工作效率。人事檔案信息化管理充分利用計算機運算速度快、存儲容量大以及自動化程度高等突出優(yōu)勢。衛(wèi)生事業(yè)單位將計算機應用到人事檔案資源的管理中，能夠將存檔人員的信息進行快速的分類與整理，同時還有效避免了傳統(tǒng)紙質檔案容易出現抄寫錯誤的問題，大大降低了工作人員的工作難度，在降低工作成本的同時還提高工作效率。

提高檔案信息利用率。衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員的數量大，內部的人事檔案資源則可以為衛(wèi)生事業(yè)單位的領導人員提供各種人才的資料。人事檔案信息化管理將衛(wèi)生事業(yè)單位的人才信息進行歸類整理，使得人才信息準確度高，同時還更容易提取，這確保了醫(yī)院管理層能夠快速、準確的獲得內部人員的信息，從而更高的進行醫(yī)院的人事編制工作，通過人員職位及工作崗位的變更，使人才的自我能力能夠得到發(fā)揮，這有效避免了人才浪費問題，同時也使得人事檔案的作用真正被激發(fā)，檔案信息利用率大大提升。

提高人事檔案原始資料的安全性。在計算機及其他技術的幫助下，能夠將衛(wèi)生事業(yè)單位的原始檔案信息完全的轉移到計算機系統(tǒng)中，這樣就能夠使得檔案信息的提取、查詢都借助計算機進行，能夠大大減少傳統(tǒng)重復調檔、摘抄等方式對檔案原件造成的磨損，這樣保證了原始檔案資料的完整性，延長原始檔案資料的存儲時間。

實現衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略

建設完善的衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案資源管理體制。衛(wèi)生人事檔案信息化管理的建設，要求人事檔案部門開創(chuàng)有利條件，建立完善的人事檔案管理體制，具體如下：強化檔案管理意識，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。衛(wèi)生事業(yè)單位應高度重視人事檔案管理人才的培養(yǎng)工作，可以依靠進修、專業(yè)培養(yǎng)等方法來提升管理人員的業(yè)務水平，以便讓檔案管理人員充分掌握檔案管理業(yè)務技能，培養(yǎng)出與衛(wèi)生事業(yè)單位發(fā)展相適應的檔案管理專業(yè)人才；完善人事檔案管理制度。在新形勢在，應不斷創(chuàng)新衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案管理工作模式，健全人事檔案管理相關制度，明確檔案整理、保管、運用等過程，只有這樣才能夠讓人事檔案管理工作變得有理可循；重視人事檔案信息系統(tǒng)的更新與維護。在信息技術快速發(fā)展的背景下，人事檔案管理信息系統(tǒng)也應不斷更新，同時為了保證信息化管理系統(tǒng)的正常工作，還應做好信息管理系統(tǒng)的維護。

健全衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息系統(tǒng)數據庫建設。衛(wèi)生事業(yè)單位人事檔案信息數據庫的建設需要耗費大量時間，因此衛(wèi)生事業(yè)單位工作人員需做好以下幾方面的工作：加大人事檔案基本信息數據庫建設力度，如完善人員性別、職務、年齡、學歷、參加工作時間、工資等各項信息；將人事檔案信息數據庫的建設同職工的績效考核成績與薪酬緊密聯(lián)系；構建人事檔案查詢目錄數據庫，以提高人事檔案信息的利用率。具體實施上，可以按照衛(wèi)生事業(yè)單位的工作人員姓名進行分類，這樣在查詢人員資料時就可以輸入個人姓名就能夠快速調出人員檔案資料或者紙質資料的存儲柜號及檔案編碼；一般而言，衛(wèi)生事業(yè)單位的人事變動及職位變化較大，因此每一年都會積累大量的檔案信息資源，而對于這些檔案信息資源的利用，則可以依賴計算機對信息材料進行歸檔、分類以及存儲，以達到人事檔案信息化管理的目的。

總之，衛(wèi)生事業(yè)單位的人事檔案管理工作應切合當前時代發(fā)展的需求，逐步實現人事檔案資源的信息化管理。同時加強檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，以不斷推動人事檔案信息化建設步伐，充分挖掘檔案信息資源，將大量有價值的信息傳輸給衛(wèi)生事業(yè)單位，以利于領導作出正確決策，促進衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

（工作單位：湖北省疾病預防控制中心）