事業單位檔案管理創新與改革

事業單位檔案管理創新與改革

張林艷

檔案管理是事業單位日常管理中的內容之一，其管理科學性與先進性與否直接關系事業單位的可持續化發展。本文就事業單位檔案管理的現狀加以分析，進而在此基礎之上提出改進的措施。

事業單位檔案管理現狀的分析

現存問題要點分析。檔案管理業務操作水平偏低下。檔案管理工作看似簡單，但實際上要做到科學合理必須要具備一定的技術含量以及從業經驗方可勝任。當前，我國諸多事業單位檔案管理專業人員因為各種原因被調離管理或者主動申請調離，導致現行檔案管理人員工作經驗缺乏。同時，在人員的引進上存在過于重視學歷而忽視了工作技能與工作經驗的考核，致使其在入職之后一段時間內不足以勝任檔案管理工作，而且由于檔案管理工作較為枯燥，對于剛入職的年輕人員而言不論是工作態度還是責任心與老員工之間存在差距，工作失誤不斷。

檔案管理設備急需更新換代。現下多數事業單位內在檔案管理機構中存在計算機設備落后現象，檔案管理軟件老舊，上述狀況與當前科技發展水平具體要求不相符合，傳統技術水平會對檔案檢索工作效率造成消極影響。根據對當地事業單位的實際調查發現，其信息檢索工具的效率較低，難以滿足實際工作的需求，尤其是對外服務過程中，低效率容易導致對方的不滿。導致檢索工具效率低下與設備的性能之間有著千絲萬縷的關系，后者對前者產生直接影響。為此，對現有設備進行升級處理或者更換新設備勢在必行。

檔案管理意識嚴重缺失。一方面，不少工作人員初次接觸檔案管理工作，對于該工作的內容與職責尚未完全了解，也因此并未認識到該工作的重要性；另一方面，由于工作人員檔案管理意識缺失而造成的檔案管理工作不合格現象尤為嚴重，事業單位總體經濟效益會受到嚴重影響，單位和機構領導也不會對此項內容重視起來，日常監督力度不足致使監督效果不佳。此外，部分事業單位“一把手”對于檔案管理的重要性認識不足，在相關設備和資金的投入上僅為有限，諸多設備還停留著上個世紀的配置狀態。

檔案檢索效率低下。檔案管理離不開信息檢索，而檢索的方式有人工與計算機檢索之分。計算機信息檢索是時代趨勢，要是當今主流趨勢，但是在不少事業單位中依然存在人工檢索的現象。同時，計算機設備的性能高低，同樣直接影響到計算機檢索的效率。為了提高檔案檢索效率，許多部門專門研發多種檢索工具，認為檢索效率與檢索工具的數量是正比。然而若是將檢索工具設置的太細、過于繁瑣，可能會出現搜索檔案重疊的情況，反而不利于檢索。因此，檢索效率的提高，在于檢索工具的精益求精，而不是數量。

事業單位檔案工作改進措施

建立健全檔案工作規章制度。根據事業單位的自身特性以及實際情況，建立符合需求的檔案管理制度是保障檔案管理工作順利開展的基礎。在制定管理制度過程中，既要從實際出發又要具備一定的預見性，從長遠角度出發制定科學合理的檔案工作管理制度，以保障該制度的實用性和可更新性。同時，要對單位員工進行培訓，使之認識到該管理制度的重要性并嚴格執行。同時，要嚴格按照國家標準，在制定規章制度過程中可根據行政事業單位規模、工作特點的不同，靈活適當地調整其制度規范與管理方式，實現靈活性和規范性的有機結合。檔案部門可根據以往的實踐、探索和總結，建立起一套內容全面、結構完整、符合木單位實際的規章制度體系。

增加經費投入與開發檔案信息資源。我國大多數事業單位由于經濟因素、管理意識、規模等諸多因素的影響，在檔案管理方面的投入相對較少，致使檔案管理工作設備性能差且效率偏低。要改變該現狀，一方面是單位自身要正確認識到檔案管理工作的重要性并積極主動通過各種途徑籌集資金以對現有設備進行更新換代；另一方面作為上級主管部門要在力所能及的情況下，給予各方面的支持，包括資金、設備、技術培訓等。對于經濟效益好且規模較大的事業單位，同樣需要轉變對檔案管理工作的認識，增加資金與設備的投入，同時加強對相關人員的技術培訓，逐步改進檔案管理工作以適應時代發展的需求。對檔案進行整理時，可根據單位的情況，將檔案的保存形式轉變為單展史、大事記匯編等。在檔案中宣傳和總結本單位的經驗和業績，可為領導制定策略作參考。通過報紙、網絡等，在提高單位知名度的同時，也可為社會提供有效的信息服務。

提高檔案管理人員的綜合素質。檔案管理工作離不開高素質的工作人員，即使有高性能的設備亦需要有相應綜合素質的工作人員進行操作。因此，必須要強化對工作人員的培訓：針對現有的技術與設備展開相應的培訓，確保每位工作人員均能夠獨立自主的操作；強化工作人員責任意識培養，幫助其樹立高度責任心，以減少工作中的失誤。為了增強自己的責任感，還要加強自己的職業道德修養，樹立正確的職業道德觀念。

加快檔案現代化管理進程。隨著時代的發展，檔案管理引入信息化技術與設備是必然趨勢，可從以下方面入手：引進新的管理設備與技術，對現有落后的管理方式與設備進行更換，以保障順利過渡；加強對工作人員的思維與技能的培訓，使之樹立與時俱進的工作態度，強化自身的學習以適應時代發現的需求；學習國外的成功管理經驗與方法，結合我國國情加以改造和運用，進而提升我國事業單位的信息化水平。此外，當今社會，事業單位檔案管理正面臨著新的機遇和挑戰，走向市場經濟的同時，也在向信息時代邁進。我們只有對檔案工作存在的不足進行理性的總結和思考，才能為今后的發展制定出正確的政策。加快檔案現代化管理進程，不僅能夠有效地發揮檔案的利用工作，還能適應信息社會發展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項業務工作和社會服務。

加強保密工作。檔案管理工作的重要內容在于保密，保障信息的絕對安全是檔案管理工作的重點。檔案的保密工作涉及到兩個方面的內容，檔案的保管與檔案的保密，兩者各有不同。前者指的是檔案的日常管理工作，將之按照一定的規范進行管理以便于隨時查閱和調用；后者指的是保障檔案的安全，嚴禁檔案信息被泄露出去。尤其是關系到國家、部隊、科技等方面的檔案信息，必須要嚴格把控，而且在檔案管理庫房的選址于修建過程中要嚴格按照國家相關規定進行，不僅要牢固而且必須與辦公區間隔一定的距離，避免對檔案管理造成不必要的影響。此外，對于檔案的保密工作還要設置專業的人員進行管理，嚴格遵從相關的管理制度執行，對檔案的查閱與調用要做到層層把關，仔細審核，避免檔案的泄露。

（工作單位：宜昌市城市節約用水和燃氣管理辦公室）