信息化考勤系統應用與管理
——以金陵石化為例

張學勇

信息化考勤系統應用與管理
——以金陵石化為例

張學勇

介紹信息化考勤系統組成結構和功能，分析了信息化考勤系統在企業中的應用和管理特點，總結了系統實施后的作用和存在的問題，提出了一些改進思考和建議。

信息化；考勤；應用；管理

隨著計算機技術和通信技術的迅速發展，借助信息化手段，建立一個高效率、無差錯的考勤管理系統，對企業尤其是大型企業提高管理效率大有裨益。

近年來，金陵石化公司在大力推進實施封閉化管理進程中，建立了一套切合企業管理實際、基于企業管理信息網絡的指紋考勤管理系統，進一步規范職工出勤管理、提高考勤管理水平，使得考勤管理更加規范公正，為員工考核考評提供客觀依據，同時實現了節約人力成本、提高管理效率的目標，為維護公司正常生產秩序提供了有效保障。

一、信息化考勤系統組成和功能

傳統人工考勤管理存在低效率、難管理、易假冒、高人情、不易統計等弊端，無法適應現代企業管理需求。落后的考勤管理方式已成為影響大型國有企業高效發展、推進智能化工廠建設的一個瓶頸因素，推進高效信息化考勤系統勢在必行。

（一）信息化考勤

隨著生物特征識別技術不斷發展，面部、指紋、手掌、虹膜、聲紋等多種識別方式，因其識別的高度準確性和使用方便等特點，越來越多的被應用于身份識別、人事考勤、安保、教育、考試等各項實際管理工作中，相關技術與設備也日趨成熟。

企業信息化考勤是指利用計算機網絡技術，結合生物識別技術，實現對企業員工的日?？记诠芾怼Ｋ瞧髽I人力資源管理部門加強管理，提高勞動效率的重要手段。金陵石化公司結合企業自身特點，在全面分析各項生物技術的優缺點的基礎上，建設了一套指紋識別考勤系統，作為封閉化管理的一部分，與門禁管理系統、車輛管理系統、監控管理系統形成數據集成交互，并通過與之關聯的系統進行考勤數據真實性、有效性驗證，實現員工考勤的準確性、公平性、公正性。

（二）系統組成

信息化考勤管理系統主要由考勤信息管理平臺、綜合展示平臺、管理軟件和簽到設備4個部分構成，分布于公司各部門的簽到設備將采集的數據通過網絡實時傳輸給數據庫服務器，經軟件處理后可以進行多種應用、展示、交換。

考勤信息管理平臺包括數據庫系統、網絡系統和計算機終端，負責考勤系統的數據通信和存儲，以及與人事、薪酬管理系統的信息交換。

綜合展示平臺是針對不同管理層面所配置的考勤信息匯總，為管理層提供直觀、準確的各類考勤數據。

考勤管理軟件是考勤系統的主要組成部分，負責考勤數據的處理，其基本程序模塊包括標識管理、考勤數據處理、基礎數據維護和數據分析等功能，其中數據分析用于深層考勤數據的挖掘，通過對不同群組數據的統計分析，為人力資源配置和決策提供參考依據。

簽到設備負責考勤數據的采集，是考勤數據準確性的保證，包含CPU讀卡器和應用生物識別技術的指紋簽到設備等。

（三）系統主要功能

信息化考勤系統主要功能包括員工考勤、假期、出差、離崗、加班管理以及員工自助管理等。

考勤管理:員工上下班考勤時，考勤機采集人員考勤信息，并將信息傳送到考勤管理系統?？记诠芾硐到y結合員工排班信息、加班申請信息、假期申請信息進行分析、計算，處理遲到、早退、缺勤、加班、請假等各種考勤事務。

假期管理：對員工的各種假期進行管理，包括請假申請、請假審批、銷假處理、年休假管理、換休記錄等。

出差、離崗、加班管理：按管理權限，對員工出差、離崗、加班分層級進行審批。

自助管理：職工憑員工編號和密碼在考勤系統中查詢自己個人信息、考勤數據、非正常出勤、月考勤統計等考勤信息。

二、信息化考勤應用與主要特點

金陵石化公司于2015年初建設并試運行了信息化考勤系統，同步修訂了勞動紀律和考勤管理制度，規定職工上下班均需刷指紋記錄出勤。同年6月底起，系統正式運行，除少數特殊單位外不再使用紙質考勤，使考勤管理在準確性、時效性方面得到了全面提升。

（一）有效簽到時間

考慮到公司生產區域范圍廣，面積大，工作崗位分散，而通勤車到達時間較為集中，各單位到崗、離崗時間不統一的情況，審慎設立不同考勤有效簽到時間，使到崗、離崗時間更趨合理，更具有人性化，便于職工接受。通過深入調查研究，制定有效簽到時間基本原則：1）公司機關辦公樓區域（含機動處辦公樓、物資裝備中心辦公樓），正點考勤；工會辦公樓區域、行政管理中心辦公樓、電視臺辦公樓延時或提前10min（指上班到崗有效簽到時間延遲10min、下班離崗有效簽到時間提前10min，以下類同）。2）廠區內，以1號門為起點線，18號路—48號路—20號路為分界線，起點線至分界線區域內，5-10min左右；分界線以北地區，15min左右。

（二）管理層級

根據公司自身特點，為便于檢查、審批和管理職工考勤情況，考勤管理由上至下分為三個層級：1.公司級：最高級管理權限，負責全公司員工考勤最終審批、統計、數據匯總，為考核、考評提供依據。受公司委托，人力資源處是公司級考勤管理部門。2.二級單位級：按照管理權限負責本單位的考勤管理、審批、統計結果分析，提供本單位考核、考評依據。3.工區（部門）級：按照管理權限，負責所屬員工考勤的日常管理，如：假單提交、加班申請、員工考勤數據維護等。

（三）管理流程

考勤管理流程，由員工—單位考勤員—部門領導—考勤模塊—卡務中心—人力資源管理部門，組成了閉環管理流程。

1.員工在相應考勤區域的設備上進行指紋考勤，上班簽到，下班簽退?？梢酝ㄟ^考勤系統查詢自己個人信息、考勤數據、非正常出勤、月考勤統計等考勤信息等，并可以進行假期等自助管理。

2.單位考勤員按照管理權限負責所屬單位員工考勤的日常管理，進行員工排班管理、假期管理、加班管理的信息提交等，查看、分析部門員工考勤情況。

3.部門領導按照管理權限負責本單位的考勤管理，對考勤員提交的考勤事務信息進行審批，查看、分析本部門員工考勤情況。

4.考勤模塊負責收集考勤機采集的人員考勤信息，并結合員工排班信息、加班申請信息、假期申請信息進行分析、計算，處理遲到、早退、缺勤、加班、請假等各種考勤事務。提供員工考勤統計報表，并可以提供其他系統所需數據。

5.卡務中心負責導入ERP人員信息到系統，調整人員到對應的考勤區域，進行系統數據維護。

6.人力資源管理部門負責全公司員工考勤最終審批、統計、數據匯總，為考核、考評等績效考核提供依據。

（四）綜合展示平臺

綜合展示平臺能夠準確、直觀地展示員工出勤實時數據和歷史數據，不同的管理層級可根據權限查詢部門或員工考勤明細。其統計分析數據具有多樣性、靈活性、準確性、快捷性等特點。平臺主要功能包括實時出勤展示、歷史匯總展示、歷史細分匯總展示、員工出勤查詢、出勤率統計、區域人員統計等。

1.當日出勤展示

當日出勤展示：①通過柱狀圖展示一天中每個時刻全公司員工的考勤狀態，可以實時查看當前時刻全公司員工的實到、未到、請假、出差、休息情況。②還可以根據休息、請假、出差、實到、在崗、未到、遲到、早退、加班等狀態進行篩選，并逐級追蹤到部門以及部門內的人員。

2.歷史匯總展示

歷史匯總展示：①可以根據查詢日期查看全公司員工的總人數、電子考勤人員以及剩余的紙質考勤人員匯總。②根據查詢日期查看全公司員工電子考勤中的狀態匯總，包括休息人數、請假人員、出差人數、未到人數、實到人數等。③可以根據查詢日期查看全公司員工實到人員中的遲到人員匯總、早退人數匯總以及正上班人數匯總。④根據查詢日期逐級追溯到部門以及部門內的人員休息、請假、出差、未到、實到等情況。

3.其他展示功能

歷史細分匯總展示是根據員工的工時類型對員工進行分類匯總。根據查詢日期可以匯總白班人員、倒班人員的應簽到、休息、請假、出差、未到、實到、遲到、早退、加班等情況。可以根據人員工時類型以及考勤狀態逐層追溯到部門以及部門內人員。

員工出勤查詢展示是將員工進出門禁系統信息與電子考勤信息進行整合，根據查詢日期可以查看全公司員工電子考勤時點與進出生產區域門禁系統時點。

出勤率統計展示根據查詢日期查看全公司各單位出勤率匯總，可以逐級追溯到部門以及部門內的人員。

區域人員統計展示根據查詢日期查看某具體時刻全公司煉油區域、煤化工區域、熱電區域、烷基苯區域4大生產區域內員工人數，并可以逐級追溯到部門以及部門內的人員。

三、成效與改進

（一）成效

從系統運行二年來的實踐看，實施信息化考勤對促進管理提升發揮了重要作用。表觀上看，公司員工出勤情況出現了“4多4少”現象：每天上下班乘坐通勤車的人多了，中午食堂用餐的人多了，單位里上班的人多了，上下班路上行色匆匆的人多了；遲到早退的人少了，開私家車上下班的人少了，坐在路邊吃早點的人少了，上下班路上晃悠悠的人少了。具體來講，主要有以下成效：

1.規范了考勤管理。指紋考勤數據能真實記錄、反映職工考勤情況，避免了管理中的人為因素，考勤結果客觀公正，真正做到了以制度管人。

2.節約人力成本，提高工作效率。實施指紋考勤后，改變了原有傳統人工考勤統計和提報模式，不僅節約了人力成本，而且考勤數據可在系統中長期保存、重復使用，使工作效率大幅提高。

3.提供客觀準確的考勤數據。指紋考勤提高了數據的準確性，而且記錄可長期保存或另作備份，也可根據工作需要，按照各項口徑進行統計、查詢，為日常各項考核、月度及年終評先評優提供了客觀的參考依據。

4.數出一源，保證了數據的完整性。指紋考勤數據信息化，改變過去紙質考勤保存難、數據易丟失等問題，確保了數據保存的安全性和標準統一。

（二）改進建議

系統在實際使用中也暴露出一些問題，從系統自身和管理兩方面來看，主要有：

一是系統界面的友好性、操作的便捷性、計算分析的及時性有待進一步提高；

二是個別功能模塊需進一步優化完善，如值班人員考勤管理要充分考慮值班人員的臨時變更調整，提高操作靈活性。

三是考勤員及審批人員對數據維護不及時，也使得考勤系統顯示結果與實際出勤狀況不符。 面對這些問題，一方面要深化系統開發，優化操作界面、計算邏輯等，進一步提高系統的實效性。另一方面要加強管理，堵塞管理漏洞，確保系統有效運用、切實發揮作用。

四、小結

建設并運行信息化考勤系統，是一次制度性變革，是落實從嚴管理的有力抓手，對規范和加強職工出勤管理，嚴肅勞動紀律，提高勞動效率和考勤管理科學化水平，都具有極為重要的意義。需要公司全體員工尤其是各級管理者重視并認真實施，以促進考勤管理逐步走上制度化、規范化、科學化的軌道，為企業規范高效運轉提供堅強保障。

[1]宮雅彬.信息化考勤系統的構建與管理[J].一重技術，2008，（04）：126-127.

[2]韋萍，欒洪申.指紋考勤系統在醫院管理中的應用[J].廣西醫學，2014，36（10）：1508-1508.

F243.5

A

1008-4428（2017）11-153-03

張學勇，男，現就職于中國石化金陵石化。