新形勢下如何做好企業檔案管理工作

李軍霞/河北省石家莊市靈壽縣自來水公司

新形勢下如何做好企業檔案管理工作

李軍霞/河北省石家莊市靈壽縣自來水公司

隨著市場經濟的不斷發展，對企業和事業單位的檔案管理工作質量也越來越重視，檔案是記錄已經發生過的歷史事件。不管是企業還是事業單位，要想做好檔案管理工作，就需要建立一支高質量的檔案管理隊伍。本文將結合企業自身的發展需求，提出做好檔案管理工作的有效措施。

新形勢；檔案管理工作；思考

一、更新檔案管理觀念

在企業和事業單位發展的過程中，檔案是其非常寶貴的財富，隨著科技的進步與發展，新形勢下的檔案管理工作也得到了一定的進步，但是其中還是存在很多問題，面對檔案管理中存在的問題，首先，需要更新檔案管理觀念。很多單位的領導者對檔案管理還沒有一個正確的認識，很多單位更加重視發展過程中取得的成績與利潤，檔案管理工作資源消耗比較大，所以經常被忽視。因此，要做好新形勢下的檔案管理工作，就必須改變這種觀念，單位領導者要加強檔案管理建設，檔案管理人員要樹立正確的管理觀念。檔案管理工作并不是簡單地對檔案進行整理、分類等，除了要有檔案管理意識外，檔案管理人員還應該去學習先進的檔案管理理念。目前，隨著信息化時代的到來，信息化技術在很多領域都得到了很大的應用，檔案管理本身是一項非常復雜的工作，對檔案管理工作者來說，他們的工作內容比較枯燥，工作量比較繁重，為了更好地促進企業的發展，就需要克服檔案管理工作中的一些困難，認真學習先進的檔案管理技術。

二、加快檔案現代化建設

隨著社會的不斷進步，很多現代化技術已經在檔案管理工作中得到運用，但是由于各種因素的影響，不管是在檔案管理的基礎工作上，還是現代化建設上，都還存在一些問題。加強檔案現代化建設，其實不止是管理設備上的現代化，科技的進步生產出了很多高科技的管理設備，但是，除了設備的現代化外，管理技術與思想的現代化也是非常重要的，在檔案管理工作中，需要始終貫徹標準化、信息化的管理理念，才能促進新形勢下檔案管理工作質量的提升。在執行檔案管理工作中，不斷強化自身的管理意識，做好檔案的信息化管理，可以熟練地運用信息化技術進行檔案管理，實現檔案的開發與利用，讓檔案更好地實現其應有的價值。另外，要及時發現檔案管理中存在的問題，才能更好地完成檔案管理工作。

三、提升檔案管理人員的綜合素質

在檔案管理工作中，檔案管理人員的綜合素質是非常重要的。首先，隨著科技的進步，新形勢下的檔案管理工作已經逐漸往自動化的趨勢發展，所以要求工作人員可以熟練地掌握檔案管理工作的專業技能。檔案管理工作并不簡單，因此在招聘工作人員的時候，應選擇檔案專業畢業的高校學生，另外，在其正式上崗前，還可以對其進行培訓，加強其對于檔案管理工作知識的熟悉與理解，促使他們上崗后可以更好地完成檔案管理工作。其次，要求檔案管理工作人員有著較高的職業素質，對于企業和事業單位來說，檔案記錄著其發展過程中非常重要的事項，所以必須要保證檔案管理工作的保密性，所以，如果工作人員的道德素養不高，很容易出現檔案泄露的現象，不利于檔案管理的發展。因此，要求企業將提高檔案管理工作人員的綜合素質作為管理的重點，加強工作人員責任感的培養，進而提高檔案管理的質量。

四、創新檔案管理思路

新形勢下的檔案管理，需要有新的管理思路，因此，在檔案管理工作中，要不斷創新檔案管理思路。在某種程度上來講，檔案管理工作其實是比較枯燥的，檔案的分類、整理等一成不變的工作程序，使得工作人員缺乏對檔案管理工作的激情。所以，在檔案管理工作中，需要有創新行為的出現，科技的發展，為檔案管理工作的創新帶來了可能，由于傳統檔案管理模式的影響，很多檔案管理工作人員在工作中也只是墨守成規地辦事，并沒有關注當前對檔案管理的需求，很多工作人員僅僅只是做好檔案的歸檔、建檔等，就覺得自己已經完成好了檔案管理工作。這種檔案管理方法已經不能滿足當前的需求，檔案管理是為企業與社會服務的，在工作中，不管是領導者還是管理人員，都應該要創新管理思路，改變舊有的管理想法，認真認識檔案存在的價值，重視檔案管理工作，將超前的意識、節奏與服務應用到檔案管理工作中去，才能讓檔案管理實現其真正的價值。

五、創新檔案管理模式

雖然一些傳統的管理模式對檔案管理工作確實起到了積極的促進作用，但是隨著市場的不斷發展，傳統的檔案管理模式已經在新形勢下的檔案管理工作中不適用了，因此，在檔案管理模式上，必須要創新。傳統的檔案管理程序是非常繁雜的，針對這個現象，在工作程序上，可以有效地進行一定的簡化，目前，我國很多檔案處于電子檔案與紙質檔案共存的狀態，紙質檔案的管理比電子檔案的程序要復雜得多，所以面對這種現象，可以將紙質檔案與電子檔案的管理融合起來，相互取長補短，而且，現在的檔案形式已經逐漸往電子檔案發展，在檔案的組卷與歸檔中，工作人員可以采取一些有效的方法，在不影響檔案管理質量的前提下，取消其中一些比較復雜的程序。另外，在工作中，檔案管理者要善于思考，結合檔案管理工作的需要，將自身所學運用到其中，發現存在的問題，適當地搞一些小發明、小創造等，以提高檔案管理工作的效果。

六、實現檔案信息資源共享

隨著科技的進步，如今已經進入到一個信息化的時代，在檔案管理中，信息化管理可以促進檔案管理質量的提升，當然，實現檔案信息資源共享也是檔案管理中非常重要的步驟。對于企業和事業單位的發展中，做好資源共享可以促進其發展，但是如何建立檔案信息資源共享系統，則需要根據企業與單位自身發展的實際情況而定。首先，要建立規范標準的信息系統，對于需要共享的資源，要給工作人員提供可檢索的基礎數據，讓其可以及時查詢到工作中需要的資源。其次，要加強網絡信息技術的構建，網絡是實現信息技術的基礎，所以要保證有暢通的網絡環境，這樣才能更好地實現檔案信息資源共享。

七、加強檔案硬件設備建設

檔案管理工作并不是人工就能完成的，特別是當前新形勢下的檔案管理工作，必須要有先進設備的支持，所以，需要加強檔案硬件設備建設。硬件就是辦公設施與辦公設備，檔案管理工作中，需要計算機網絡的支持，如今，紙質檔案已經逐漸被淘汰，電子檔案已經成為檔案的主要形式，在計算機網絡技術的支持下，電子檔案的管理十分便捷，但是還是存在一些漏洞。例如：檔案管理的安全性。因此，做好新形勢下的檔案管理工作，要重視檔案硬件設備建設，加大資金投入，確保檔案管理工作的正常進行，此外，還應該設置檔案安全管理系統，對于現有的紙質檔案，也要采取相關措施對其進行保護，只有加強了檔案管理硬件設備的建設，檔案管理工作才能更上一層樓。

八、結束語

綜上所述，檔案管理工作對于企業與事業單位來說都是非常重要的一部分，所以在新形勢下做好檔案管理工作也是非常關鍵的，檔案管理者要明確自身的職責，更新檔案管理觀念，促進檔案管理質量的提升。

[1]張海英. 關于企業檔案管理信息化建設的思考[J]. 質量春秋, 2015(6):31-33.

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