編撰企業年鑒建好“微型檔案室”

□ 文/楊文宇

編撰企業年鑒建好“微型檔案室”

□ 文/楊文宇

企業年鑒是一種記載和反映企業一年中重大事件和主要信息的、按年度連續出版的綜合性、資料性工具書。作為年鑒大家族中的一員， 企業年鑒同綜合年鑒、專業年鑒、行業年鑒等一樣，具有時限性、連續性、綜合性和權威性的特點，是反映企業生產、經營、管理和改革發展等各領域全貌的“年度百科全書”，是了解企業歷史的“微型檔案室”，是企業文化的重要組成部分，在對外傳播企業形象和服務企業全面建設中都能發揮獨特作用。

以考核和獎懲提升年鑒工作組織水平

從一些企業的編寫經驗看，哪些企業剛性要求多，這些企業年鑒的水平就會提高；哪些企業堅持嚴格把供稿質量關，其年鑒就更具有可讀性。把年鑒工作納入年度工作考核中，是大多數企業加強年鑒組織領導工作的共同做法。主要有五個方面：一是從加強對年鑒立項和責任部門的領導著手，把企業年鑒工作列入當年的任務清單，進入議事日程，進入相關機構或部門的工作部署。二是加強對機制和隊伍的組織領導。組建工作隊伍，建立符合本單位工作特點的工作機制，使年鑒工作有章可循，全年任務有部署、有督促、有總結。三是加強對供稿工作的組織領導，落實撰稿與審稿責任人。四是要加強對進度和質量的組織領導，制訂進度管理表，落實質量管控要求，跟蹤用戶的反饋意見。五是下屬單位較多的企業要加強協作與配合，必要時成立協作組等協同工作機制，也可以建立專家組給予智力支持。

實際工作中，有的企業將年鑒編撰列入企業的雙文明建設考核，有的企業通過組織終審會和評獎的辦法加大審核與獎勵力度，有的企業通過光榮榜或在編寫條目后留下名字的做法增強榮譽感，讓編撰人員體會這項事業的價值。還有的企業還組織開展年鑒評比，調動企業和編撰人員的積極性。

以良好工作機制確保年鑒工作的持續性

培育良好工作機制是年鑒進入實質性編寫環節的制度性保障。包括三個方面：

1. 建立完善規章制度。一要建立年鑒編輯方案送審制。在確定經費預算后，應根據需要制定框架設計及分工、人物條目和圖片資料征集提要等送審。二要建立年鑒資料提供網絡制。構建企業和專兼職撰稿人員聯系與培訓機制。三要建立年鑒質量控制責任制。實行年鑒資料提供署名制，編輯責任制和欄目署名制，自校、互校和主編通校責任制，專業人員裝幀設計把關制，印刷質量合同條款約束制，以及多審定稿制等。

2. 實行流程化管理。把計劃、組稿、編輯、總纂、審稿、校對、錄入排版等頭緒眾多的工序落實到時間管理、步驟管理和節點管理上，實現年鑒編纂的流程化。A、以項目周期概念劃分年鑒的流程模塊，在“計劃階段”，重點是人、財、物力的準備和任務計劃書的制訂。在“實施階段”，重點是年鑒的組稿、編輯、審讀、校對等付印前的工作。在“收尾階段”，重點是交付印刷、內部或公開發行，進行歸納總結。B、在每一個階段，都進一步細分工作環節。比如將“實施階段”細分為組稿、原稿編輯、總纂、一校審讀、二校審讀、三校、換校、機校、終校、美術設計、錄入排版、編委會審定、上級審定等工作環節。C、時間管理。包括進度管理和工期管理。

3. 加強橫向溝通交流。加強橫向溝通交流包括企業或集團內部年鑒工作部門和人員之間的業務交流、不同企業之間的工作交流、企業年鑒與其他年鑒間的工作交流、學習和借鑒國外同行或同類年鑒的編輯經驗。橫向溝通交流的內容可以是編輯方面的、撰稿與組稿方面的、裝幀設計方面的，也可以是規章制度建設、人員建設、組織領導方面的。交流的形式可以是年鑒成品借鑒、展覽會、登門拜訪、座談或研討會、舉辦培訓班等。

把創新發展作為培育年鑒核心競爭力的有效抓手

隨著信息技術和網絡技術的迅猛發展，公眾獲取信息的手段和方式多種多樣。企業年鑒必須順應時代要求，貼近用戶，不斷創新。

1. 擁抱數字化時代。企業年鑒的數字化多數采用兩種形式：一種是把年鑒信息儲存在磁盤和光盤上成為電子出版物；另一種是應用超文本和多媒體技術，制成有文字、數據、聲音、圖像、動畫與實況視頻的多媒體電子版。是否發展電子版而停止紙質版，取決于每一家企業自身的需求，但應當看到數字化的發展趨勢。

2. 適應網絡化要求。隨著因特網的發展，年鑒進入多層次、多角度、全方位信息體驗的網絡時代。有的企業開始在網絡中構建自己的主頁，有的年鑒還建立了自己的專用數字平臺。網絡化發展的基礎就是海量數據庫，企業年鑒本身是一個編輯規范、連續出版的信息集合體，進行數字化嫁接相對容易，年鑒數字化和網絡化應用后更便于搜索、查詢。

3. 觀念和模式創新。一是增強版權意識。企業年鑒的優勢是內容價值，所以對于內容應有版權意識。二是技術開發質量。傳統出版需要優質的印刷保證質量，數字出版同樣需要選擇優質的技術開發商和相應的服務支持。三是培養一批新型復合型人才。既具有過硬編輯業務能力，又了解數字出版技術。四是探索新的服務模式。在專業數據庫和網絡的支持下，可以按需出版、網絡出版，可以豐富內容傳播形式，滿足企業多樣化的使用需求。

4. 善用社會力量和社會資源。企業可以嘗試通過招投標、購買社會服務的方式辦年鑒，讓專業單位和人員干專業的事。對于還沒有開展年鑒編撰的企業，不一定要走傳統方式編纂出版年鑒的老路，可考慮直接推出網絡版年鑒，投入少、見效快、影響大。

5. 推進理論創新。與企業年鑒相關的檔案理論、出版理論、企業文化理論、品牌理論等都在不斷發展，企業年鑒工作所依賴的基礎理論當然也相應地需要創新。推進理論研究和學科建設，需要發揮企業年鑒參與者的作用，也需要發揮學會、協作組等平臺的作用，使企業年鑒工作始終運行在科學化軌道上。

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