LJ公司EAS系統(tǒng)建安模塊優(yōu)化研究

合肥燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司 胡煜

LJ公司EAS系統(tǒng)建安模塊優(yōu)化研究

合肥燃?xì)饧瘓F(tuán)有限公司 胡煜

文章闡述了LJ公司建安模塊的主要工作流程、實施效果，并著重針對公司整體管理目標(biāo)結(jié)合建安模塊的應(yīng)用提出了優(yōu)化意見。

建安模塊 項目管理 閉環(huán)管理

一、項目概況

LJ公司主要在廬江縣縣域內(nèi)從事天然氣的生產(chǎn)、銷售等相關(guān)業(yè)務(wù)。公司財務(wù)管理采用EAS系統(tǒng)，不僅實現(xiàn)了財務(wù)核算功能，同時整合了預(yù)算管理、資金流管理、物流系統(tǒng)管理、固定資產(chǎn)、低值易耗品等資產(chǎn)管理。為更好地將財務(wù)管理與工程建設(shè)業(yè)務(wù)相結(jié)合，公司引入了EAS建安模塊。

建安模塊是以工程項目周期為基礎(chǔ)，結(jié)合項目實施過程中的各個環(huán)節(jié)，達(dá)到將項目進(jìn)度與財務(wù)管理相契合的目的。從立項開始，主要經(jīng)歷了立項（設(shè)計）→建安合同簽訂→施工、監(jiān)理、掛表任務(wù)下達(dá)→領(lǐng)料、施工→工程綜合驗收→退料、決算、費(fèi)用確認(rèn)→工程完工決算→財務(wù)完工結(jié)算→項目關(guān)閉的流程。

二、建安模塊主要流程

(一)立項（設(shè)計）

客戶提出工程需求，在公司管網(wǎng)條件允許的情況下即可立項。項目經(jīng)理在EAS系統(tǒng)中增加客戶信息和項目代碼，便可建立項目管理卡。

項目管理卡明確了項目的基礎(chǔ)信息，主要包括項目代碼、客戶信息、銷售工程師、用氣性質(zhì)、承包方式等信息。項目管理卡建立并審核后就可以關(guān)聯(lián)生成設(shè)計任務(wù)書，設(shè)計任務(wù)書除了攜帶管理卡相關(guān)信息外明確了設(shè)計單位、下達(dá)日期、用氣設(shè)備、戶數(shù)、樓棟數(shù)等信息，一個項目管理卡請允許生成多次設(shè)計任務(wù)書。

(二)建安合同訂立、收款

紙質(zhì)合同簽訂后，在建安模塊中由項目管理卡關(guān)聯(lián)生成建安合同，默認(rèn)攜帶項目管理卡上的基礎(chǔ)信息，系統(tǒng)中的合同還要依次補(bǔ)充填寫用氣設(shè)備、表具要求、合同金額、收款比例等信息。一個項目管理卡可以生成多次建安合同。建安合同生成后由項目經(jīng)理填寫收款確認(rèn)，將財務(wù)收款關(guān)聯(lián)到每一個建安項目中，作為以后結(jié)轉(zhuǎn)建安收入的依據(jù)。

(三)施工、監(jiān)理、掛表任務(wù)下達(dá)

收款后，建安項目進(jìn)入施工環(huán)節(jié)，系統(tǒng)中新增施工合同，施工合同同樣由建安合同關(guān)聯(lián)生成，作為以后工程結(jié)算的起始單據(jù)。同時由建安合同下推生成施工任務(wù)書，施工任務(wù)書下推生成監(jiān)理任務(wù)書和掛火點(diǎn)表任務(wù)書，明確施工監(jiān)理單位等工程信息；掛火點(diǎn)表任務(wù)書除了攜帶施工任務(wù)書相關(guān)信息外需要補(bǔ)充填寫立管施工單位等信息，與紙質(zhì)各類工程單據(jù)信息一致。

(四)領(lǐng)料施工

物流模塊與建安模塊相關(guān)聯(lián)，根據(jù)物流模塊中領(lǐng)用物資所選擇的領(lǐng)料類型與項目代碼，自動分配到各項目中，計入項目領(lǐng)料。

(五)工程綜合驗收

工程現(xiàn)場綜合驗收結(jié)束后，安全生產(chǎn)部按月編制綜驗報表。財務(wù)部在項目管理卡中錄入項目綜驗移交時間。綜合驗收意味著工程項目現(xiàn)場部分的結(jié)束，也意味著工程后期工作的開始。

(六)退料、決算、費(fèi)用確認(rèn)

根據(jù)項目管理卡中錄入的綜合驗收時間，次月物流模塊中對應(yīng)項目的領(lǐng)料申請功能自動關(guān)閉。工程退料是在施工過程中設(shè)計變更或?qū)嶋H工程竣工后根據(jù)設(shè)計與現(xiàn)場實際差異產(chǎn)生，減少的材料由市場發(fā)展部在審批材料的同時生成退料申請，退料由市場發(fā)展部門專人根據(jù)項目綜驗后經(jīng)施工單位出具、審核的竣工圖結(jié)合施工現(xiàn)場的實際情況比較設(shè)計時的材料表生成退料申請，施工單位根據(jù)退料申請，實際退料。經(jīng)過退料后，市場發(fā)展部決算人員根據(jù)項目的實際情況審核項目決算，確認(rèn)監(jiān)理、檢測、測繪等各環(huán)節(jié)費(fèi)用。

市場發(fā)展部將費(fèi)用資料收集完整后，包括經(jīng)終審確認(rèn)的決算書、符合要求的發(fā)票、付款申請表等，在建安模塊中用施工合同關(guān)聯(lián)生成對應(yīng)的工程付款申請單結(jié)算工程項目的各項費(fèi)用。

(七)工程完工決算

履行完畢所有的工程后期步驟，項目經(jīng)理在建安模塊中根據(jù)向?qū)нx取對應(yīng)項目的施工合同，系統(tǒng)會自動計算相關(guān)結(jié)算方面的數(shù)據(jù)，主要由領(lǐng)料信息、合同信息及成本信息構(gòu)成，需要比對實際提供的結(jié)算材料進(jìn)行審核。核實無誤后方可進(jìn)行填寫“結(jié)算金額”，并提交此單據(jù)進(jìn)行審批。

經(jīng)審批后的工程完工決算單，標(biāo)志著一個工程項目的工程部分的完結(jié)，此項目不能在發(fā)生各類后續(xù)支出。

(八)財務(wù)完工結(jié)算

根據(jù)工程完工結(jié)算單生成財務(wù)完工結(jié)算單，就可以全部或按比例分別對工程收入和成本進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。財務(wù)完工結(jié)算單是工程項目結(jié)轉(zhuǎn)到財務(wù)核算系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)單據(jù)，最終由建安模塊各類單據(jù)數(shù)據(jù)提取生成財務(wù)憑證，完成財務(wù)核算。

(九)項目關(guān)閉

財務(wù)完工結(jié)算后，一個完整的工程項目從立項開始到合同簽訂、工程建設(shè)、綜合驗收、工程決算、財務(wù)結(jié)算生成憑證，建安模塊的業(yè)務(wù)流程既履行完畢。項目在系統(tǒng)中關(guān)閉，關(guān)閉后在系統(tǒng)中僅能做查詢類操作。

三、建安模塊實施效果

LJ公司上線建安模塊后對建安工程管理水平提高起到了顯著地作用：

(一)準(zhǔn)確度提高

首先，立項的準(zhǔn)確度提高。建安模塊的上線使項目設(shè)立與項目管理卡、建安合同綁定，且項目的設(shè)立增加了信息審核流程，避免以前一個項目多個經(jīng)辦人重復(fù)立項，導(dǎo)致后期重復(fù)設(shè)立項目無基礎(chǔ)資料無法結(jié)轉(zhuǎn)的現(xiàn)象。

其次，項目收入到賬準(zhǔn)確度高。建安模塊中的收款確認(rèn)單直接由項目經(jīng)理將所收款項確認(rèn)到項目中而且與建安合同簽訂金額作出比對；解決了以前收款確認(rèn)到客戶，一個客戶如果有眾多在建項目，項目之間收款情況很難梳理清楚，導(dǎo)致最后項目結(jié)轉(zhuǎn)時發(fā)現(xiàn)收入不完整又催要款項的情況。

再次，工程項目費(fèi)用確認(rèn)準(zhǔn)確度提高。模塊上線前，后期費(fèi)用的確認(rèn)依靠經(jīng)辦人手工填列項目代碼，分配到各項目中，人工填列帶來的筆誤、傳遞失誤等幾率較大，容易造成工程成本不實。模塊中各類費(fèi)用確認(rèn)由工程單據(jù)關(guān)聯(lián)生成，人工失誤的可能被杜絕。

(二)效率提高

建安模塊中后續(xù)工作由前序工作的單據(jù)關(guān)聯(lián)或引入產(chǎn)生，項目流程節(jié)點(diǎn)明晰，減少了部門之間對項目各環(huán)節(jié)的相互確認(rèn)以及反復(fù)核對，節(jié)約了大量時間。

(三)分析能力加強(qiáng)

由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的完善和統(tǒng)一，建安模塊中可開發(fā)展現(xiàn)許多分析報表，如立項報表，立項項目合同簽訂情況報表，合同收款情況報表、項目領(lǐng)料、項目綜驗、項目決算情況報表等等，加大各部門對工程項目的管控，以及對收款、主材、表具領(lǐng)用、毛利率等重要指標(biāo)的實時把握和對異常情況的及時矯正。

四、優(yōu)化意見

優(yōu)化后流程圖（其中虛線部分尚未實現(xiàn)）：

(一)結(jié)合“營改增”增加收款確認(rèn)稅率

2016年度“營改增”后，建安業(yè)務(wù)結(jié)轉(zhuǎn)收入時不再和收款金額一致，而是要扣除增值稅后的不含稅金額。原建安模塊中的收入數(shù)據(jù)源引自收款確認(rèn)單收款金額，就會產(chǎn)生稅額的差異，而且稅率有3%和11%兩種可能，因此也不能統(tǒng)一折算。因此，考慮在收款確認(rèn)環(huán)節(jié)除原收款金額外，增加“稅率”和“不含稅金額”信息，結(jié)轉(zhuǎn)收入時源引不含稅金額數(shù)據(jù)，收款比對時依然用收款金額，以保證滿足不同環(huán)節(jié)的需求。

(二)加大模塊的開放性，更好地發(fā)揮模塊的作用

目前模塊中的信息除了項目代碼和項目名稱、客戶、供應(yīng)商等EAS財務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以引用，很多還是靠經(jīng)辦人員手工錄入，手工環(huán)節(jié)的增多就會增加失誤的機(jī)會和概率。因此，后續(xù)的模塊優(yōu)化時可以增加引入工程信息的接口，例如電子圖紙比對項目管理卡信息、電子主材表生成領(lǐng)料申請單、工程管理系統(tǒng)中引入各類電子任務(wù)單據(jù)如各類任務(wù)書、簽證等。借助建安模塊項目管理的方式，增強(qiáng)工程相關(guān)信息的互通，以工程項目為節(jié)點(diǎn)關(guān)聯(lián)起各個數(shù)據(jù)庫間的信息，加大數(shù)據(jù)分析、調(diào)用、和可追溯的范圍。

(三)收款確認(rèn)管控作用前移，實現(xiàn)閉環(huán)管理

目前，建安系統(tǒng)流程以項目管理卡為起點(diǎn)，下推設(shè)計任務(wù)書及建安合同，收款確認(rèn)單作用為下推生成發(fā)票登記單，銷售工程師錄入收款確認(rèn)單存在不及時現(xiàn)象，同時收款確認(rèn)單在整個建安流程中發(fā)揮的管控作用較遲。結(jié)合實際管理需要，建議將收款確認(rèn)單的管控作用前移，放在建安合同后生成，只有錄完收款確認(rèn)單后，方可下推施工任務(wù)書，收款確認(rèn)單原屬子節(jié)點(diǎn)，若調(diào)整后，可在整個流程中發(fā)揮承上啟下的作用，切實實現(xiàn)建安系統(tǒng)的閉環(huán)管理。

(四)關(guān)聯(lián)客服系統(tǒng)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)使用的準(zhǔn)確性

建安模塊的有效信息還可以引出EAS系統(tǒng)，成為更多工作的依據(jù)。建安工程結(jié)束后，正常程序下就會在負(fù)責(zé)氣費(fèi)收繳的客服系統(tǒng)中建立對應(yīng)的用氣客戶信息，目前仍未手工錄入，錄入的同時要審核客戶地址、戶數(shù)與建安系統(tǒng)比對。一旦出現(xiàn)疏漏，就會出現(xiàn)工程信息與用氣信息不匹配的現(xiàn)象，客服系統(tǒng)中的錯誤信息也會一直影響到下游的催抄、收費(fèi)、維修維護(hù)等，影響重大。試想，利用建安模塊中的收款確認(rèn)單和建安合同、完工決算單中的信息生成客服系統(tǒng)中增加新客戶的“任務(wù)”，既只有確認(rèn)收款的項目和戶數(shù)才能在客服系統(tǒng)中建立用戶地址，客服系統(tǒng)新增地址都必須由一個任務(wù)下推生成，這樣既可以保證客服系統(tǒng)中信息的準(zhǔn)確性，又可以加強(qiáng)客戶信息的可追溯性，追溯到當(dāng)時建安工程的各類信息，切實加強(qiáng)工程項目的閉環(huán)管理。

(五)增加項目決算信息模塊，加強(qiáng)領(lǐng)料及收款比對

建安系統(tǒng)若增加工程驗收、GIS測繪及決算數(shù)據(jù)模塊，可加強(qiáng)對合同戶數(shù)、領(lǐng)料、收款等信息的比對，根據(jù)比對數(shù)據(jù)可自動生成退料單，也可按建安管理規(guī)定時限做到領(lǐng)料關(guān)閉及項目關(guān)閉管理。

建安模塊的啟用切實加強(qiáng)了LJ公司工程管理、財務(wù)管理工作，隨著法律法規(guī)的變化、信息化水平的提高以及管理手段的提升，模塊也應(yīng)不斷地實踐使用、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題、優(yōu)化提高，持續(xù)改進(jìn)，助力企業(yè)發(fā)展。