建設工程電子文件一體化建設流程研究

翁韶瓊

(福建國際經濟技術合作促進中心 福建福州 350001)

建設工程電子文件一體化建設流程研究

翁韶瓊

(福建國際經濟技術合作促進中心 福建福州 350001)

電子文件是未來建設工程文件的發展方向，但是現階段各地市對建設工程電子文件的建設思路尚未明晰。在紙質工程文件管理現狀的基礎上，提出電子文件從編輯、審核、整理、歸檔的一體化建設流程。利用電子文件時間節點和手機實景拍照等措施保證電子文件在編制環節的真實性。提出規范化的電子簽章平臺，加強簽章格式以及元數據打包的統一性，便于電子文件的管理和歸檔。建立統一的電子文件整理目錄，并且建議在檔案整理階段納入第三方檢查機構，加強電子文件的完整性和可靠性，明確了歸檔移交步驟和檔案載體的要求。

建設工程電子文件；電子簽章；電子歸檔

0 引言

建設工程文件是建設工程從前期準備階段到最后竣工驗收階段形成的具有記錄性和儲存性的工程檔案資料。建設工程文件是建筑工程實體施工質量的重要保障和控制措施，是在一定監管力度下對建設工程施工細節的記錄，主要包括工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖文件和竣工驗收文件等。

目前，建設工程文件主要是以紙質為主的信息記錄媒介，紙質資料在時效性上具有一定的隱蔽性，資料的真實形成日期無法直觀地反映在文件上，資料的實際制作日期往往落后于工程的實際日期，這樣就造成了資料與實際工程的脫節和滯后。而且，紙質資料在真實性上也具有一定的隱蔽性，監管人員無法直接通過資料直觀地判斷數據是否真實有效，并且現階段某些工程資料制作軟件可以根據規范規定自動生成具有一定精確度的數據，使得建設工程文件的真實性無法得到保證。

隨著計算機技術的發展和普及，通過以現代信息技術為手段，對大中型建設工程進行信息的收集、加工和傳輸，支持項目決策者對項目進行策劃、協調和控制，能夠有效提高大中型建設項目的管理質量和效率[1]。工程電子文件可以實現內業資料的精細化管理，更加全面、真實、客觀地反映施工過程的每個細節。雖然相繼有行業標準和地方標準的出臺[2-3]，但是，現在各省市實際開展情況較為緩慢，建設電子文件信息化的思路還尚不明晰。基此，本文在建設工程紙質文件資料管理現狀的基礎上，提出電子文件從編輯、審核、整理、歸檔的一體化建設流程。

1 建設工程電子文件管理的現狀分析

1.1 工程資料管理重視度不夠

房屋建筑的形式越來越復雜，施工難度也越來越大，新的施工技術也層出不窮。施工管理者，往往把公司的主要技術力量放在如何解決復雜工程的施工及提高施工效率、降低成本上。如QC質量小組、企業研發中心，甚至是施工企業技術中心的考核重點放在專利、工法上，對企業的資質等級考慮規模、人員組成、工程業績等。此外，施工企業在對人員的考核、培養、晉升上，向從事技術、經營的人員傾斜。而內業資料的填寫、收集等，僅是為了應付相關部門的檢查、歸檔，更多地被認為是一種沒有實質意義的工作。如，很多施工項目部編制施工組織設計，是為了辦理開工報告而編制，在具體施工過程并沒有起到指導施工的作用。有些材料的進場檢測報告，大都為了應付日后的竣工驗收，材料進場已經在使用了才進行補充，從而導致了內業資料員發展空間有限、工作上消極。

1.2 資料員水平參差不齊

建筑工程的施工是一項專業性極強的工作，也是一項既系統又繁瑣的工作。如建筑工程內業資料表格包括：工程管理與工程質量檢查驗收資料、施工技術資料、施工材料資料、施工過程記錄、檢測報告、施工驗收記錄。各類資料都包含了幾十種甚至上百種的內業資料表格。因此，內業資料員對各項資料的填寫內容、填寫時間、先后順序都應該有較強的了解才能做好相應工作。

然而，由于內業資料的收集管理尚未受到重視，內業資料員一般是由剛畢業的大學生、或者能力較差的施工人員擔任。另外，對內業資料人員的培訓較少，也未能體現傳、幫、帶的傳統，對于新人往往是過渡1～2個月就獨立開始內業資料工作。有的項目內業資料外包，有的承包內業人員閉門編資料，與工程實際不吻合。有的承包內業資料的單位或個人，利用其他已竣工項目的內業資料，直接拷貝略作修改，作為在建工程內業資料，內業資料與施工過程完全脫節。

1.3 內業資料缺乏實時性

紙質化的管理是目前內業資料的主要形式， 然而紙質的管理容易導致內業資料不具有實時性。如一份材料，首先施工單位的內業資料員填寫，然后到施工單位負責人，再到監理單位或建設單位，相關部門簽字后再返回，所需的時間較長。嚴重的可能影響施工進度，也滋生了工程上有些先施工后補材料現象。

1.4 內業資料真實性存在不足

紙質化形式，也給內業資料的修改甚至造假提供了空間。目前，紙質化材料一般是各方簽字后，最后驗收時由施工單位統一收集、整理等，對于一些漏掉的材料或者最終統計評定不合格的材料，施工單位可進行補充或替換。如鋼筋原材料的進場驗收，發現有些批次漏檢或者檢查的批次不夠或報告不對應等現象。而此時，工程也已施工完成，參建各方只能相互協商，采用一些措施進行補充等，從而使內業資料在表面上符合驗收的要求。

2 工程電子文件一體化建設

2.1 編制期文件真實性控制

紙質文件的真實性和有效性在一定程度上無法得到真正的保證。基此，要提高電子文件的真實性和有效性，需要建立相應的控制措施。

2.1.1電子文件節點時間記錄

電子資料軟件需建立健全電子文件日期記錄體系，明確電子文件的創建日期、修改日期以及提交相關責任人蓋章等日期，這樣可以通過電子文件表格內部輸入的施工日期與系統記錄日期的對比，查驗電子資料管理系統統計各類文件實際填報日期與工程實際建造日期的脫節程度。

2.1.2使用掌上設備采集數據

系統應借助物聯網技術，使用數據自動采集設備或掌上輸入設備采集數據，可以通過對現場實際檢查情況進行拍照，檢驗該驗收項目現場記錄，監理人員的現場確認以及現場驗收日期，使其無法更改以有效提高數據采集的效率和準確性。確保所形成的電子文件質量和效率，進而從源頭上保障電子文件及其所記載數據的準確性，為形成優質電子檔案及工程建設項目信息化管理的底層數據奠定基礎。

2.2 規范化簽章審核平臺

為了保證電子文件簽章過程的有效性和合法性，并且避免部分軟件廠商通過相應的計算機功能開發，以通過后臺服務器在相關人員還沒有審批的狀態下進行批量蓋章，必須建立規范化的簽章審核平臺。通過規范化的簽章審核平臺，建立和健全相應的簽章流程，保證各個環節的簽章都是由對應責任人進行簽章，參建各方把內業資料上傳到信息交互平臺上。通過建立規范化的數字簽章管理平臺，并且對簽章的每個環節進行記錄和比對，保證內業資料的實時性和不可更改性[3]。規范化的簽章審核平臺應具符合以下3點要求。

2.2.1文件蓋章應單獨授權

文件不能通過后臺電子章的批量蓋章，在沒有得到相關責任人授權的情況下，不允許后臺自動進行簽字章的加蓋。并且，每份文件都必須由相關責任人審核后加蓋數字簽章，或經相關責任人授權后方可加蓋數字簽章，不得使用任何快速或者便利的手段在責任人未進行文件評閱之前進行加蓋個人簽字章。

2.2.2簽章應生成文件元數據

電子文件的過程信息、版本信息、背景信息是大數據環境下實現對電子文件形成和管理過程的追溯及滿足知識管理需求的重要信息。因此，需要系統能夠及時、有效、完整地捕獲相關元數據，并且在進行電子文件歸檔時，元數據信息也是電子文件歸檔時有效性的重要依據。

2.2.3電子簽名的技術要求

電子簽章是保證電子文件真實、準確、可靠的重要手段。為確保電子簽章的法律效力，各單位應采用獲得國家工業和信息化部、國家密碼管理局等部門許可的電子認證機構發放的電子簽章。為避免重復購置，各單位可申請在各地市住房和城鄉建設領域能夠通行通用的電子簽章。

2.3 電子文件整理、鑒定

電子文件在進行工程竣工后，需要在電子文件移交檔案館之前對電子文件進行整理，并對電子文件的有效性進行鑒定。

2.3.1規范化的整理標準

每個項目應按“項目·案卷·文件”的層級整理文件夾樹型結構，并逐級著錄元數據信息。項目級元數據著錄，應對一個工程的所有檔案的內容及形式特征進行分析、記錄。案卷級元數據著錄，應對電子案卷的檔案內容和形式特征進行分析、記錄。文件級元數據著錄，應對工程電子文件的內容和形式特征進行分析、記錄。

參建各方在各自的工程電子文件報送系統中建立電子案卷目錄，在目錄下整理、著錄工程電子文件。提交時報送系統的電子文件、著錄數據將自動對應匯總到公共交互平臺的指定案卷內。參建各方也可參考圖1結構建立電子案卷、整理電子文件。

圖1 電子案卷邏輯結構示例

2.3.2第三方檢查機構

電子文件歸檔前，由形成部門負責對文件信息包進行鑒定和檢測。經鑒定和檢測后，由相關責任人確認歸檔，賦予歸檔標志。電子文件由形成部門負責電子文件的鑒定和檢測，難免存在對檢驗工作的不重視，因此接收部門在接收電子檔案時應對電子檔案再次進行檢驗，以確保電子檔案的質量。但是在實際情況中，“使用單位”可能會不重視這項工作，或不具備檢驗的技術能力。因此，建議引入有技術能力的第三方檢測機構或檔案管理部門協助電子檔案的檢驗工作，確保其真實、可靠、完整、可用。

2.4 電子文件歸檔

勘察、設計、施工、監理等單位形成的建設工程電子檔案向建設單位移交，建設單位匯總后的建設工程電子檔案向項目所屬城建檔案館移交。所有移交過程中，交接雙方均應填寫《建設電子檔案移交、接收登記表》，交接雙方負責人必須簽署審核意見、加蓋電子簽章。

電子檔案形成單位和保管單位，應配備光盤刻錄設備，以利于在線電子檔案脫機保存。對電子檔案載體的定期檢測及抽樣機讀檢驗，應制定詳細的計劃和嚴格的制度。一般而言，磁性載體每滿2年、光盤每滿4年須進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%。轉存和遷移都是保證電子檔案永久保存的技術手段[4]。在實際工作中，應將二者有機結合起來，以減少工作量，提高工作效率。

3 結論

建設工程電子文件是加強對建筑實體質量控制的有效手段，并且是無紙化辦公的有效途徑。在電子文件建設過程中，需要建立健全相關的電子文件一體化流程：

(1)提高電子文件在編制時資料的有效性和合法性，應建立有效的時間節點以及進行現場實際情況拍攝，保障電子文件的真實性。

(2)建立規范化的簽章平臺，規范電子文件的簽章流程，并建立統一的元數據打包模式以加強數據后處理的統一性。

(3)建立統一的文件整理目錄，并通過有資質的第三方檢測機構對電子文件進行檢查，加強電子文件的完整可靠。

(4)相關單位和管理人員應明確電子文件移交過程和檔案載體的要求。

[1] 賈廣社,王廣斌.大型建設工程項目總控模式的研究[J].土木工程學報,2003,36(3):7-10.

[2] DBJ/T3-256-2016 福建省建設工程電子文件與電子檔案管理技術規程[S].2016.

[3] 中華人民共和國建設部.建設電子文件與電子檔案管理規范[M].北京：中國建筑工業出版社,2007.

[4] 鄧學梅.公路工程內業資料整理技巧的創新[J].城市道橋與防洪,2017(7)：171-172.

ResearchontheIntegratedConstructionProcessofElectronicDocumentsforConstructionProjects

WENGShaoqiong

(Fujian Promoting Center of International Economic and Technological Cooperation,Fuzhou 350001)

Electronic documents are the development direction of construction engineering documents in the future,but the construction ideas of electronic documents for construction projects are not clear at the present stage. On the basis of the status of paper engineering documents management,the integrated construction process of electronic documents from editing,auditing,sorting and filing is put forward. The measures such as electronic files,time nodes and real time photography of mobile phones ensure the authenticity of electronic documents in the compilation process. A standardized electronic signature platform is put forward,which strengthens the unity of signature format and metadata packing,and facilitates the management and archiving of electronic documents. A unified electronic filing catalogue is established,and it is suggested that the third party inspection institutions should be included in the archives arrangement stage,so as to enhance the integrity and reliability of electronic documents. The requirements of the archival transfer steps and the archival carrier are clarified.

Construction engineering electronic documents;Electronic signature;The electronic archive

翁韶瓊(1969.10- ),女，檔案管理員。

E-mail:332936575@qq.com

2017-11-21

TU71

A

1004-6135(2017)12-0111-03