基于Excel VBA的高校數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)模型構(gòu)建

魏明銳 姚興平

(1.安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院，安徽 合肥 230011；2.安徽涉外經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院，安徽 合肥 230011）

基于Excel VBA的高校數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)模型構(gòu)建

魏明銳1,2姚興平1,2

(1.安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)經(jīng)濟(jì)技術(shù)學(xué)院，安徽 合肥 230011；2.安徽涉外經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院，安徽 合肥 230011）

Excel是目前普遍采用的數(shù)據(jù)處理軟件，因其強(qiáng)大的高校多平臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容處理能力而備受高校工作者好評。在日常工作中，為便于數(shù)據(jù)的常態(tài)化處理，經(jīng)常會使用Excel VBA進(jìn)行數(shù)據(jù)自動化數(shù)據(jù)處理。而采用Excel VBA如何構(gòu)建模塊化系統(tǒng)，使其能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行流程化處理是本文主要探討的問題。

數(shù)據(jù)處理；系統(tǒng)模型；Excel VBA

1 引言

1.1 目的和意義

伴隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”在教育領(lǐng)域的快速發(fā)展，當(dāng)前高校教學(xué)管理部門的信息化水平正在逐年提高。各級各部門對于數(shù)據(jù)分析應(yīng)用系統(tǒng)正大批量投入使用。但目前實際工作中的系統(tǒng)應(yīng)用狀況是，各高校教學(xué)管理部門和教輔部門一般都設(shè)計和建設(shè)了屬于機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)本身的應(yīng)用、流程以及數(shù)據(jù)的信息處理系統(tǒng)，各系統(tǒng)相互獨立、異構(gòu)，涵蓋各自的業(yè)務(wù)內(nèi)容，系統(tǒng)設(shè)計建設(shè)的時期不同、業(yè)務(wù)模式不同，信息化建設(shè)缺乏有效的總體規(guī)劃，重復(fù)建設(shè)嚴(yán)重；同時又缺乏統(tǒng)一的設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)系統(tǒng)都是由不同的廠商在不同的平臺上，使用不同的語言進(jìn)行開發(fā)的，信息交互共享困難，存在大量的信息孤島和流程孤島。為了有效整合分散異構(gòu)的信息資源，消除“信息孤島”現(xiàn)象，解決數(shù)據(jù)重復(fù)處理，提高高校教學(xué)管理部門的信息化水平，研究開發(fā)一款應(yīng)用于實際工作中且能將各類系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享、快速處理、易于升級的開源化系統(tǒng)的基礎(chǔ)模型是本文解決的主要問題。

1.2 技術(shù)基礎(chǔ)

Excel是微軟office辦公軟件家族成員之一，其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計處理，特別是函數(shù)運算功能，使其在各個領(lǐng)域成為目前常用的數(shù)據(jù)處理軟件。但是，對于大部分用戶也僅僅使用Excel簡單的菜單命令來實現(xiàn)數(shù)據(jù)常用處理，很多高級功能并沒有使用到。特別是現(xiàn)在辦公系統(tǒng)越來越多，從各大系統(tǒng)中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)表五花八門，要從大量的數(shù)據(jù)表中獲取到需要的數(shù)據(jù)往往是一項比較繁瑣的工作，特別是一些需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行特殊處理的常態(tài)化工作來說，僅僅使用簡單的Excel菜單操作是比較難以實現(xiàn)的。在使用Excel強(qiáng)大的函數(shù)功能來解決此類問題時，伴隨著數(shù)據(jù)量的增大，數(shù)據(jù)處理步驟的增加，數(shù)據(jù)處理工作就變得費工費時，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性都很難得到保證。其實，在Excel中如使用VBA編程功能，以上問題將輕松解決。

VBA（Visual Basic for Application），是用于開發(fā)的應(yīng)用程序語言。同時VBA也并不是一個獨立存在的程序設(shè)計語言，它必須基于一個主應(yīng)用程序[1]。例如，基于微軟Excel平臺的VBA通過控制Excel中具有的對象庫（特殊命令集）來實現(xiàn)其具有的功能。同時，由于VBA本身不是其他應(yīng)用程序的一部分，可獨立在其他應(yīng)用程序外通過相應(yīng)的對象來控制其他應(yīng)用程序。從理論上講，只要一個應(yīng)用程序能夠提供一個VBA可控的對象庫，那么我們即可通過VBA實現(xiàn)該程序的自動化操作，如圖1所示。

圖1 VBA控制應(yīng)用程序流程

2 Excel VBA在高校數(shù)據(jù)處理中的應(yīng)用

目前高校數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)處理工作時大多采用office作為主要的數(shù)據(jù)處理工具。其主要原因一是數(shù)據(jù)表通用性強(qiáng)；二是操作簡單；三是操作環(huán)境兼容性高。而office辦公套件基本都有VBA可控的對象庫，特別是數(shù)據(jù)處理軟件Excel更是較早具有VBA功能的軟件。同時VBA相比C、JAVA、Delphi等語言更簡單易學(xué)，甚至可以通過Excel宏錄制功能錄制代碼，再在此基礎(chǔ)上修改成通用型功能代碼。因此，高校的數(shù)據(jù)處理，除一部分使用專業(yè)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，其他大量的臨時性或具有不確定性繁雜數(shù)據(jù)工作，高校工作者基本上都是通過構(gòu)建簡易VBA代碼解決實際工作中遇到的問題，如通過Excel VBA編譯具有自動運算功能的財務(wù)數(shù)據(jù)、人事檔案數(shù)據(jù)、教師工作量數(shù)據(jù)等相對獨立的業(yè)務(wù)表格處理系統(tǒng)，這些專業(yè)性較強(qiáng)的微系統(tǒng)讓業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理簡單化、高效化。但這些構(gòu)建的系統(tǒng)模塊既獨立又單一，不具有代表性和通用性。因此，通過歸納總結(jié)高校數(shù)據(jù)處理工作的共性，梳理數(shù)據(jù)間的聯(lián)系，構(gòu)建適用于高校數(shù)據(jù)處理特點的系統(tǒng)模型勢在必行。

3 以Excel VBA為基礎(chǔ)設(shè)計高校數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)

高校工作具有較高的流程化和階段性，且工作模式較為單一。搞清楚工作流程和數(shù)據(jù)處理的要求，將為我們開發(fā)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)帶來了很大的便利。高校數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)也應(yīng)有其他行業(yè)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)所具有的特點：一是必要的安全性，保證一部分?jǐn)?shù)據(jù)能夠具有一定的保密性；二是數(shù)據(jù)能夠快速導(dǎo)入、導(dǎo)出；三是數(shù)據(jù)處理模塊要簡單高效且易重構(gòu)；四是解決數(shù)據(jù)的存儲等問題。結(jié)合以上幾點可對數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)針對系統(tǒng)登錄、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、數(shù)據(jù)加工處理和數(shù)據(jù)的存儲等方面進(jìn)行模塊化設(shè)計，如圖2所示。

圖2 數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)架構(gòu)圖

3.1 系統(tǒng)登錄模塊

登錄窗口的設(shè)計按照系統(tǒng)設(shè)計基本要求，要有“登錄戶名”、“登錄密碼”等窗體要素，如圖3所示。

圖3 Excel VBA構(gòu)建系統(tǒng)登錄窗口設(shè)計

通過Workbook_open事件自動Load登錄窗體。如輸入的用戶名和密碼準(zhǔn)確無誤，則通過調(diào)整表格Visible屬性來控制表格是否可用；否則Unload登錄窗體，保存并關(guān)閉打開的工作簿。此處為了防止出現(xiàn)代碼執(zhí)行時窗口跳轉(zhuǎn)等閃屏的問題，可通過添加Application.ScreenUpdating=False語句，關(guān)閉屏幕刷新，屏蔽代碼運行過程中的窗口跳轉(zhuǎn)。

3.2 數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出模塊

（1）數(shù)據(jù)的導(dǎo)入

數(shù)據(jù)的導(dǎo)入是系統(tǒng)數(shù)據(jù)快速處理的前提條件，通過VBA工程設(shè)計導(dǎo)入工具窗體，如圖4所示。通過窗體添加CommonDialog控件實現(xiàn)文件的打開、另存為等功能。需要注意的是，雖然CommonDialog控件在Visual Basic和Microsoft Windows動態(tài)連接庫Commdlg.dll例程之間提供了接口。但是為了使用該控件創(chuàng)建對話框，必須要求Commdlg.dll在Microsoft WindowsSystem目錄下，所以要求用戶提前安裝該動態(tài)鏈接庫文件，否則該功能無效。

圖4 數(shù)據(jù)導(dǎo)入窗體設(shè)計

（2）數(shù)據(jù)的導(dǎo)出

對于數(shù)據(jù)的導(dǎo)出，可通過GetSaveAsFilename語句執(zhí)行文件另存為工作。當(dāng)然在Excel VBA環(huán)境下，該語句通過Application來調(diào)用，如圖5所示。

3.3 數(shù)據(jù)處理模塊

數(shù)據(jù)處理模塊是數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)中的核心模塊。模塊設(shè)計的總體思路是把握數(shù)據(jù)處理的特點。對于高校數(shù)據(jù)處理工作，主要包括對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、函數(shù)運算、數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總、格式調(diào)整等，如圖6所示。通過判斷CheckBox的Visible屬性，當(dāng)屬性為True時執(zhí)行相關(guān)處理語句，反之為False時跳過該行語句，并判斷執(zhí)行下一個CheckBox的Visible屬性，條件滿足時執(zhí)行相應(yīng)代碼。

圖5 數(shù)據(jù)導(dǎo)出另存為對話框調(diào)用

圖6 數(shù)據(jù)處理工具設(shè)計

3.4 數(shù)據(jù)存儲模塊

系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保存是保障處理數(shù)據(jù)安全性的關(guān)鍵。對于單機(jī)版系統(tǒng)的數(shù)據(jù)保存，可通過建立獨立數(shù)據(jù)保存數(shù)據(jù)庫表，通過數(shù)組代碼批量將處理后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移保存至獨立的數(shù)據(jù)庫表中；而對于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫版系統(tǒng)則需要建立網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫將數(shù)據(jù)保存至服務(wù)器數(shù)據(jù)庫中。

4 結(jié)束語

通過VBA編程實現(xiàn)用戶登錄驗證，登錄模塊判斷該用戶類別，自動進(jìn)入相應(yīng)數(shù)據(jù)處理子系統(tǒng)。用戶通過數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具將需要處理的數(shù)據(jù)快速導(dǎo)入；再通過數(shù)據(jù)處理工具對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)性處理。對于處理完成的數(shù)據(jù)，用戶可以選擇將數(shù)據(jù)保存到數(shù)據(jù)表中或是導(dǎo)出他用。整個數(shù)據(jù)處理流程僅需依據(jù)系統(tǒng)導(dǎo)航提示，點擊系統(tǒng)相應(yīng)的選項或按鈕即可實現(xiàn)原來需要紛繁復(fù)雜的函數(shù)重復(fù)編碼及菜單命令操作才能實現(xiàn)的高級功能。使數(shù)據(jù)處理流程化，工作簡單高效。同時，由于VBA與VB編程方法類似，對于高校工作者學(xué)習(xí)VBA編程實現(xiàn)系統(tǒng)二次開發(fā)擴(kuò)展也是非常容易入手的，系統(tǒng)開發(fā)也能實現(xiàn)零成本和簡易化。

[1]V．K工作室．Excel2000 VBA入門[M]．北京：科學(xué)出版社，2001．

Establishment of College Data Processing System Model Based on Excel VBA

Wei Mingrui1,2Yao Xingping1,2
（1.Economic and Technical College ofAnhuiAgricultural University,Hefei 230011,Anhui;2.Anhui International Economic College,Hefei 230011,Anhui)

Excel is a data processing software in general use.It is well

by college workers because of its ability to handle the data of multi-platform system data.In daily work,in order to facilitate the normalization of data processing,Excel VBA is often used in automated data processing.This paper mainly discussed how to build a modular system with Excel VBA to process the data in workflow.

data processing;system model;Excel VBA

TP319

A

1008-6609(2017)10-0029-03

魏明銳（1983-）,男，安徽長豐人，碩士，講師，研究方向為計算機(jī)技術(shù)、電子商務(wù)。

安徽省高校自然科學(xué)研究重點項目：基于ExcelVBA模塊化高校跨平臺數(shù)據(jù)共享處理系統(tǒng)開源化模型的設(shè)計研究，項目編號：KJ2017A889。