高校儀器設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)踐與探索

花永盛，徐春生，楚丹琪

(上海大學(xué) 實(shí)驗(yàn)設(shè)備處，上海 200444)

高校儀器設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)的實(shí)踐與探索

花永盛，徐春生，楚丹琪

(上海大學(xué) 實(shí)驗(yàn)設(shè)備處，上海 200444)

在國(guó)家建設(shè)雙一流大學(xué)的背景下，高校儀器設(shè)備的招標(biāo)采購(gòu)數(shù)量不斷增加，高效做好招標(biāo)采購(gòu)工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。分析了高校儀器設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)的特點(diǎn)，要加強(qiáng)招標(biāo)前的論證工作，以便預(yù)留充足的招標(biāo)時(shí)間、寫出高質(zhì)量的招標(biāo)文件；提出了加快招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)度的思路和措施及招標(biāo)采購(gòu)部分環(huán)節(jié)注意的事項(xiàng)，總結(jié)招標(biāo)采購(gòu)過程中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探索高校招標(biāo)采購(gòu)的規(guī)律,提高采購(gòu)效益，為高校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

儀器設(shè)備； 招投標(biāo)； 進(jìn)度控制； 開標(biāo)； 評(píng)標(biāo)

0 引 言

在爭(zhēng)創(chuàng)雙一流大學(xué)的大背景下，作為硬件的儀器設(shè)備是必備支撐條件，是高校大發(fā)展的重要物質(zhì)基礎(chǔ)[1]；而儀器設(shè)備的招標(biāo)采購(gòu)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，具有較強(qiáng)的政策性和技術(shù)性，再加上高校對(duì)儀器設(shè)備專業(yè)性和前沿性要求較強(qiáng)的特點(diǎn)，如何高效做好儀器設(shè)備的招標(biāo)工作是擺在我們面前的艱巨任務(wù)。目前各高校均成立了招投標(biāo)管理部門，建立了招投標(biāo)制度體系，在實(shí)踐中取得了一定的成效[2-3]。但隨著招標(biāo)規(guī)模的擴(kuò)大和招標(biāo)項(xiàng)目復(fù)雜度的提高，流程不夠規(guī)范、效率比較低、信息不夠透明等問題逐漸凸顯。招標(biāo)文件的編制、招標(biāo)進(jìn)度控制、招標(biāo)各環(huán)節(jié)易出現(xiàn)的紕漏都是值得研究的問題，本文僅擷取一部分來探討，希望能與同行交流，以期取長(zhǎng)補(bǔ)短，共同做好這項(xiàng)工作。

1 高校儀器設(shè)備招標(biāo)的特點(diǎn)

高校本身的特點(diǎn)決定了高校儀器設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)具有一定的特殊性：①高校承擔(dān)很多的科研任務(wù)，與其相配套的儀器設(shè)備必須具有較強(qiáng)的專業(yè)性和前瞻性。②高校專業(yè)領(lǐng)域廣、學(xué)科門類多，綜合性大學(xué)尤甚，這就決定了高校招標(biāo)的儀器設(shè)備種類龐雜、名目繁多、指標(biāo)不一，加大了制定技術(shù)指標(biāo)和評(píng)標(biāo)定標(biāo)的難度。③高校對(duì)招標(biāo)門檻金額有一定自由裁量權(quán)[4]，各高校的歸屬性質(zhì)不同，規(guī)定的招標(biāo)起點(diǎn)金額也不同，如我校是市屬高校，10萬元以上采用招標(biāo)方式。④招標(biāo)采購(gòu)還反映出高校在一定階段內(nèi)的重點(diǎn)建設(shè)方向，以及各學(xué)科的綜合實(shí)力增長(zhǎng)狀況。⑤高校事業(yè)單位的性質(zhì)決定了高校具有付款信譽(yù)好、結(jié)算及時(shí)等優(yōu)勢(shì)，招標(biāo)采購(gòu)會(huì)吸引眾多競(jìng)標(biāo)者，能形成充分競(jìng)爭(zhēng)的局面，為高校提供較充分的選擇機(jī)會(huì)。

2 加強(qiáng)招標(biāo)前的論證工作

儀器設(shè)備的可行性論證是招標(biāo)的前置工作，儀器設(shè)備的選型、同類儀器的對(duì)比、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)格局等問題是論證環(huán)節(jié)的重要部分，技術(shù)指標(biāo)的遴選在論證環(huán)節(jié)就應(yīng)該得到解決，可以說論證環(huán)節(jié)很大程度上決定招標(biāo)成功與否[5]。招標(biāo)中存在的很多問題也反映出采購(gòu)論證工作不扎實(shí)，論證做不好，就會(huì)給招標(biāo)工作帶來麻煩。實(shí)踐證明，論證充分，自然會(huì)給招標(biāo)預(yù)留充裕的時(shí)間，招標(biāo)的效率就高，在教學(xué)和科研中都能充分利用[6]；而一些流標(biāo)、招標(biāo)失敗或招標(biāo)效率低下的項(xiàng)目也反映出前期論證的不力和形式化。總之，要將招標(biāo)管理向論證環(huán)節(jié)延伸，為招標(biāo)做足準(zhǔn)備。

3 招標(biāo)進(jìn)度控制

3.1預(yù)留合理的招標(biāo)采購(gòu)時(shí)間

招標(biāo)采購(gòu)是法律框架下的工作，受招投標(biāo)法等法律法規(guī)約束，必須遵循特定的程序，因而無法壓縮必要的流程周期。一個(gè)完整的招投標(biāo)程序包括招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、確定中標(biāo)人和簽訂合同六大環(huán)節(jié)，招投標(biāo)法和實(shí)施條例也規(guī)定了每個(gè)環(huán)節(jié)必需的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，如從招標(biāo)文件開始發(fā)出之日起至投標(biāo)人提交投標(biāo)文件截止之日止不少于20日(等標(biāo)期)，中標(biāo)候選人的公示期不得少于3日等[7-8]。招標(biāo)這六大環(huán)節(jié)中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)不利因素，都會(huì)導(dǎo)致后續(xù)流程的延誤[9]。鑒于招標(biāo)環(huán)節(jié)多、周期長(zhǎng)，也不容易精確得出一個(gè)招投標(biāo)活動(dòng)所需的時(shí)間，為不影響科研、教學(xué)及資金使用進(jìn)度，用戶部門應(yīng)預(yù)留合理的采購(gòu)時(shí)間。

3.2影響招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)度的因素

除了招標(biāo)程序中不能改變的固定周期，影響招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)度的因素有：①招標(biāo)文件的編制拖沓。用戶部門不能及時(shí)提供標(biāo)書所需的技術(shù)指標(biāo)，在定稿前反復(fù)調(diào)整，致使技術(shù)標(biāo)不能成文，招標(biāo)公告遲遲不能發(fā)布。②等標(biāo)期對(duì)招標(biāo)技術(shù)指標(biāo)修改。用戶部門在等標(biāo)期反復(fù)修改技術(shù)指標(biāo)致使開標(biāo)時(shí)間延后。③流標(biāo)或所有投標(biāo)被否決(廢標(biāo))。投標(biāo)人不足3家或有效投標(biāo)不足3家，造成流標(biāo)或廢標(biāo)，招標(biāo)人應(yīng)當(dāng)依法重新招標(biāo)，這就大大浪費(fèi)了時(shí)間[9-10]。④其他事件。在招投標(biāo)活動(dòng)中可能會(huì)遇到一些突發(fā)事件，如評(píng)標(biāo)時(shí)個(gè)別評(píng)委因故無法準(zhǔn)時(shí)參加評(píng)標(biāo)，招標(biāo)工作人員的執(zhí)行力，以及投標(biāo)人的異議、質(zhì)疑或投訴，這些都可能影響招標(biāo)進(jìn)度[11]。

3.3加快招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)度的思路和措施

(1) 抓住標(biāo)書制定的核心。拋開投標(biāo)人自身的問題，上述反復(fù)修改技術(shù)指標(biāo)以及投標(biāo)人不足3家的問題很大程度上在于前期論證環(huán)節(jié)的不足，招標(biāo)文件特別是技術(shù)標(biāo)的編制質(zhì)量低下。提高招標(biāo)文件編制水平必須充分吃透各品牌儀器設(shè)備性能特點(diǎn)和差異，明確關(guān)鍵技術(shù)指標(biāo)并緊貼自身教學(xué)、科研工作的需求[12-13]。招標(biāo)文件的編制進(jìn)度和質(zhì)量上去了，招標(biāo)自然會(huì)順利進(jìn)行。

(2) 加強(qiáng)溝通與協(xié)作。只有招標(biāo)采購(gòu)部門和用戶部門加強(qiáng)協(xié)作、形成合力，才能有效加快采購(gòu)進(jìn)度、提升采購(gòu)質(zhì)量。招標(biāo)管理部門應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)與用戶部門的溝通交流，協(xié)助其制定合理合規(guī)的招標(biāo)文件。實(shí)驗(yàn)設(shè)備處定期舉辦主題宣講培訓(xùn)會(huì)，旨在“講規(guī)則、授技巧”，特別是講解如何制定招標(biāo)文件，幫助老師寫出規(guī)范、優(yōu)良的招標(biāo)文件，順利采購(gòu)到心儀的儀器。實(shí)踐證明這項(xiàng)舉措取得了熱烈的反響和良好的效果，招標(biāo)進(jìn)度得以加快，招標(biāo)成功率得到很大提升。

(3) 建立內(nèi)控制度。學(xué)校建立了一系列內(nèi)控制度，如“一次性告知制度”“限時(shí)辦結(jié)制度”等，以規(guī)范工作程序，加快流程進(jìn)度。一次性告知制度即將招投標(biāo)流程和內(nèi)核一次性告知初次招標(biāo)申購(gòu)的用戶老師，使得一兩次采購(gòu)后能基本了解招投標(biāo)精神，3次參與之后能熟悉招投標(biāo)流程、掌握采購(gòu)方注意的事項(xiàng)。限時(shí)辦結(jié)制度即招標(biāo)采購(gòu)部門必須在規(guī)定時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成相應(yīng)任務(wù)，如收到采購(gòu)申請(qǐng)單半日內(nèi)與采購(gòu)用戶取得聯(lián)系，標(biāo)書返回后一日內(nèi)審核完畢并反饋修改意見，標(biāo)書定稿后半日內(nèi)完成公告發(fā)布等。

(4) 提高工作效率。招標(biāo)管理部門應(yīng)提高工作效率，對(duì)每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目制定進(jìn)度計(jì)劃，借助橫道圖等圖形工具控制招標(biāo)進(jìn)度按計(jì)劃進(jìn)行。每個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，積累價(jià)格、市場(chǎng)格局、技術(shù)參數(shù)、類似招標(biāo)項(xiàng)目等各種資料和歷史信息[11,15]。

4 招標(biāo)部分環(huán)節(jié)注意的問題

4.1招標(biāo)文件制定環(huán)節(jié)

在招標(biāo)進(jìn)度控制部分已簡(jiǎn)述了如何制定技術(shù)指標(biāo)，現(xiàn)針對(duì)商務(wù)部分幾點(diǎn)說明。①質(zhì)保期和售后服務(wù)。要在招標(biāo)文件中注明質(zhì)保期的起始點(diǎn)是自儀器設(shè)備驗(yàn)收合格之日起算，并寫明質(zhì)保期內(nèi)的服務(wù)響應(yīng)要求(如48 h內(nèi)上門維修等)，明確售后服務(wù)是投標(biāo)廠家負(fù)責(zé)還是制造商負(fù)責(zé)，若是制造商負(fù)責(zé)，必須提供制造商售后服務(wù)承諾書。另外質(zhì)保期的長(zhǎng)短與投標(biāo)人收益是相關(guān)的，質(zhì)保期越長(zhǎng)投標(biāo)人承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)越大，為了控制風(fēng)險(xiǎn)，投標(biāo)人必然會(huì)把部分風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移到招標(biāo)人身上以實(shí)現(xiàn)收益平衡，最終以提高投標(biāo)報(bào)價(jià)的形式體現(xiàn)出來。所以對(duì)招標(biāo)方而言，并非將質(zhì)保期設(shè)定的越長(zhǎng)越好，要根據(jù)儀器設(shè)備本身、項(xiàng)目預(yù)算、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況綜合考量。②交貨期。交貨期要考慮實(shí)際使用時(shí)間，并與生產(chǎn)、運(yùn)輸周期相匹配。如果僅考慮盡快到貨使用而設(shè)定的交貨期過短，則產(chǎn)品質(zhì)量可能存在風(fēng)險(xiǎn)。

4.2開標(biāo)環(huán)節(jié)

(1) 開標(biāo)時(shí)間的確定。開標(biāo)時(shí)間一般根據(jù)當(dāng)?shù)睾晚?xiàng)目的具體情況確定，考慮到早高峰和投標(biāo)人的路程時(shí)間，一般上午安排在10:00，下午安排在14:30。招投標(biāo)法規(guī)定“開標(biāo)應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)文件確定的提交投標(biāo)文件截止時(shí)間的同一時(shí)間公開進(jìn)行”，考慮到工作人員要登記投標(biāo)人信息、制作開標(biāo)表格，一般要求投標(biāo)人提前15 min提交投標(biāo)文件，以便有充足的準(zhǔn)備時(shí)間，使得投標(biāo)截止時(shí)間和開標(biāo)時(shí)間一致。對(duì)于高校的儀器設(shè)備來說開標(biāo)活動(dòng)持續(xù)時(shí)間主要取決于儀器的通用水平和投標(biāo)人數(shù)量，投標(biāo)人一般為3～5家，開標(biāo)活動(dòng)持續(xù)時(shí)間一般為30 min。

(2) 開標(biāo)程序注意的問題。對(duì)投標(biāo)文件的密封性檢查有2次，第一次是在接受投標(biāo)文件時(shí)，由招標(biāo)人檢查；第二次是在開標(biāo)時(shí)，由投標(biāo)人或其代表檢查。如果投標(biāo)人對(duì)開標(biāo)過程有質(zhì)疑，應(yīng)當(dāng)當(dāng)場(chǎng)提出，招標(biāo)人當(dāng)場(chǎng)答復(fù)，過期則不予受理[7-8]。開標(biāo)程序另一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)是做到如實(shí)唱標(biāo)，如實(shí)記錄唱標(biāo)情況。招標(biāo)管理部門只是招投標(biāo)程序的組織者，并不具備評(píng)判投標(biāo)文件有效性的權(quán)利，也不能對(duì)投標(biāo)文件做評(píng)價(jià)，一切交與評(píng)標(biāo)委員會(huì)處理。這也凸顯了招投標(biāo)過程的一個(gè)特點(diǎn)：認(rèn)清主體，各負(fù)其責(zé)。

4.3評(píng)標(biāo)環(huán)節(jié)

評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)嚴(yán)格按照標(biāo)書中制定的評(píng)標(biāo)辦法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)。在綜合評(píng)分法中，常因評(píng)標(biāo)因素的設(shè)置和權(quán)重分配不合理導(dǎo)致最后中標(biāo)的不是心儀的。如價(jià)格權(quán)重偏高，導(dǎo)致投標(biāo)價(jià)格成了中標(biāo)的決定性因素。因此在標(biāo)書中評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的制定上要慎重考量各評(píng)標(biāo)因素對(duì)評(píng)標(biāo)結(jié)果的影響大小，并按其重要程度賦值。對(duì)國(guó)際標(biāo)的最低評(píng)標(biāo)價(jià)法，要厘清“最低”指的是評(píng)標(biāo)價(jià)，而不是原始的投標(biāo)價(jià)[16]。

值得注意的是，評(píng)標(biāo)中專家判定投標(biāo)文件的響應(yīng)性只能根據(jù)投標(biāo)文件本身，而不能尋求外部證據(jù)。國(guó)際標(biāo)中的星號(hào)指標(biāo)在投標(biāo)文件中要有符合要求的技術(shù)支持材料，否則按不響應(yīng)處理，投標(biāo)將被否決；商務(wù)部2014年1號(hào)令明確規(guī)定“技術(shù)支持資料以制造商公開發(fā)布的印刷資料、檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的檢測(cè)報(bào)告或招標(biāo)文件中允許的其他形式為準(zhǔn)，凡不符合上述要求的，應(yīng)當(dāng)視為無效技術(shù)支持資料”[17]。

5 招標(biāo)實(shí)施成效

通過招投標(biāo)活動(dòng)，一方面采購(gòu)到符合教學(xué)、科研需求的儀器設(shè)備，并且每年比預(yù)算金額節(jié)約的經(jīng)費(fèi)維持在7%左右，鑒于每年的招標(biāo)金額巨大，這筆金額是相當(dāng)可觀的，為學(xué)校節(jié)省了寶貴的建設(shè)資金。另一方面，通過招投標(biāo)活動(dòng)搭起了供應(yīng)商與老師、學(xué)校溝通的橋梁，創(chuàng)造雙贏的局面。在供應(yīng)商和用戶之間，從單純的買賣關(guān)系逐漸建立起技術(shù)合作、共建聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室、共建研發(fā)基地等多方位的合作關(guān)系。通過招投標(biāo)的契機(jī)，學(xué)校與很多知名企業(yè)，聯(lián)合成立了學(xué)生創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新基地和實(shí)踐基地，為學(xué)生提供新的實(shí)踐空間。

6 結(jié) 語

高校儀器設(shè)備的招標(biāo)采購(gòu)，除了具有一般招標(biāo)采購(gòu)的共性外，還有其本身的特點(diǎn)，應(yīng)充分利用高校天然的智力資源，提高法律意識(shí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)高校招標(biāo)采購(gòu)的研究與探索。身為職能部門一直秉承“蘊(yùn)管理于服務(wù)之中，蘊(yùn)管理于無聲之中”的服務(wù)理念，主動(dòng)加強(qiáng)儀器設(shè)備招標(biāo)采購(gòu)、管理等方面的主題宣講，提供深層次的延伸服務(wù)，學(xué)校建設(shè)的儀器設(shè)備信息化管理平臺(tái)已上線運(yùn)行，這將使招標(biāo)采購(gòu)環(huán)節(jié)大提速，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

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PracticeandExplorationofBiddingforInstrumentsandEquipmentinUniversities

HUAYongsheng，XUChunsheng，CHUDanqi

(Laboratory and Equipment Administration，Shanghai University，Shanghai 200444，China)

Under the background of the national construction of the doubletop-classes universities, the quantity of the bidding and purchasing of the instruments and equipment in university is increasing，such that the bidding and purchasing efficiently becomes a hard task.The characteristics of bidding and purchasing of instruments and equipment in universities are analyzed.It is necessary to strengthen the demonstration of eachtender in order to set aside enough time for bidding and write tender documents excellent.This paper analyzes the factors that influence the progress of the tender procurement and puts forward the thoughts and measures on accelerating the procurement schedule.The matters of attention in the part of bidding and purchasing are analyzed, and the practical experience in the course of bidding and purchasing is summarized.Bidding department and user departments should work together to improve procurement efficiency,which will lay afoundation for the development of universities.

instrument and equipment; bidding; schedule control; bid opening; bid evaluation

G 482

A

1006-7167(2017)10-0296-03

2016-12-22

花永盛(1982-)，男，山東費(fèi)縣人，碩士，助理研究員，招標(biāo)師，主要從事高校儀器設(shè)備招投標(biāo)工作。Tel.：021-66135582；E-mail：hys@shu.edu.cn