淺議辦公自動化條件下對病歷檔案的管理

霍麗麗

【摘要】醫院檔案的正常運行對醫院作用舉足輕重，管理水平的高低直接影響著醫院切身的發展利益，本文對辦公自動化環境下檔案管理工作的必要性進行了系統詳細的分析，提出了改善醫院檔案辦公自動化的具體措施。

【關鍵詞】辦公自動化；檔案管理；體系改革

如今是一個信息化迅速發展的時代，信息技術給各行業都帶來了極大的改變，都在逐漸以自動化進行文檔的管理，這種新型管理模式給傳統檔案的管理工作帶來了極大的挑戰，使檔案管理的效率得到了很大提高，下面我們進行詳細分析，就怎樣利用辦公自動化進行醫院檔案管理工作進行探討。

眾所周知，醫院的檔案具有數量龐大、實踐跨度大、所涉范圍廣等特點，所以在醫院實行檔案自動化管理是很有必要的。

一、檔案自動化管理的必要性

（一）檔案自動化管理能夠大大提高檔案管理的及時性和有效性。將電子檔案每天分類整理，可以避免一些文件材料的丟失遺漏，保證檔案在保存上的完整性和及時性，特別是對病例檔案，要及時、客觀記錄，運用辦公室的自動化管理，更方便醫護人員對病人情況的了解和掌握。

（二）辦公自動化管理相對于傳統的檔案管理來說更加穩定和安全。因為紙質的特殊性，在一定環境下會被破壞，比如發生大火或者大雨的潮濕環境會使檔案遭到嚴重破壞，而辦公自動化檔案管理，可以輕輕松松查詢和提取材料，也可以方便地儲存和傳輸材料，我們可以利用網絡和儲存技術來對檔案進行系統的規整乃至存儲和運輸。

二、醫院實施辦公自動化的可行性

現在辦公自動化管理的技術越來越完善，完全可以定期培訓人員的專業水平，從而實現辦公自動化管理的規范性，從而提高人員的專業性和管理水平，檔案管理人員不僅要有一定的計算機操作能力，還要有專業的醫學知識，醫院要制定一系列的規定，健全管理體系，才能讓醫院的辦公自動化管理進入規范化的軌道。

三、辦公自動化的影響

在醫院，實行辦公自動化所產生的影響是一種持續的影響，當今社會是一個信息時代，辦公自動化越來越普及，所以它也會對醫院檔案管理產生越來越深刻的影響。

（一）自動化更加便捷。傳統的檔案是用紙質的形式保存，而且還要有專門的檔案室和檔案柜來保存，這樣使管理工作甚為繁瑣，使用起來也不是很方便，醫院建立起自己的辦公系統，在各個部門有效應用，也有特定的途徑把有關檔案上傳給管理部門，然后再進行保存和分類，這就使檔案管理變得非常方便和系統化，醫院要制定一系列的規定建立健全檔案管理制度，這樣才能使醫院的自動化管理制度進入更加規范化的軌道上來。

（二）辦公自動化有效提高了檔案管理方面的效率。首先，我們都知道，傳統的文件檔案查閱起來真的非常非常的困難，特別是年份比較久遠一些的文件，更加難查找，感覺無從下手，現在就體現出了辦公自動化管理的優越性，提高了效率。其次，辦公自動化管理模式還可以降低管理的成本需求，也很大程度上減小了對文件的保存和清理上的成本。

四、醫院該怎樣采用具體措施

原有模式的改變，加強自動化管理模式，所說的辦公自動化管理模下，檔案文件的本身就具有相對獨立的性質，而兩者不同的是，自動化模式下是以文件為個體單位的，而傳統形式則是將所需的檔案之間的保存，所以，自動化管理模式下的檔案歸檔不是一個專門部門的單獨工作，而是醫院所有部門結合才能完成的工作，兩者的作用都非常重要，如果一個環節出現錯漏，那么就會導致檔案的歸類失敗，我們必須要改變原來的陳舊觀念，進行全面的技術普及和管理知識的培訓，確保醫用檔案的準確性與完整性。

總體上講，在新的機遇與挑戰的情況下，醫院的文件檔案管理應該順應時代的調整，這樣才能順應大時代的發展趨勢，而且還要根據時代的需要來進行調整，以適應時代的需求，通過引用先進的體系，改變原有的傳統模式，健全管理系統，培養起專業的優秀管理團隊，還要不斷提升團隊的整體素質，及時升級相應的檔案管理系統，制定出規范且優秀的辦公自動化管理體系，用以提升醫院的自動化管理效率。

五、結束語

作為醫院重要的日常管理工作之一，醫院的檔案自動化管理工作需要不斷提升改進才能保證其一直處于優勢地位，其管理水平的高低直接影響著醫院切身的發展利益，辦公自動化管理的運用實施將會不斷推進醫院檔案工作的現代化進程。endprint