淺談文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用的優(yōu)越性

周玉環(huán)

【摘要】利用電子化應(yīng)用，使檔案信息達(dá)到準(zhǔn)確性、完整性、高效性和安全性，是目前新的課題和研究方向。本文將文書檔案管理工作分為兩個(gè)大的階段，分別探討其中電子化應(yīng)用的途徑、優(yōu)勢(shì)，在此基礎(chǔ)上綜合分析電子化應(yīng)用需要改進(jìn)的地方，以更好地規(guī)范電子化應(yīng)用管理行為，順應(yīng)信息化時(shí)代電子應(yīng)用的趨勢(shì)，促使管理更加便捷和高效。

【關(guān)鍵詞】電子化應(yīng)用；文書檔案；信息；管理；優(yōu)越性

文書檔案是社會(huì)發(fā)展史的重要記載載體，社會(huì)組織進(jìn)行的各類管理活動(dòng)均被其記載下來。本文將從文書檔案管理信息的兩大階段著手，在明確優(yōu)越性的前提下，發(fā)現(xiàn)問題，尋找解決措施。

一、收集的優(yōu)越性

收集信息和保存信息是檔案管理的關(guān)鍵。保證信息來源的廣泛性、全面性和準(zhǔn)確性是必不可少的，在此基礎(chǔ)上對(duì)信息采用科學(xué)、安全的手段進(jìn)行保存。通過對(duì)將其轉(zhuǎn)化為電子化，使以往繁多的紙質(zhì)文件得到轉(zhuǎn)化，將其變?yōu)楦鞣N數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在電子設(shè)備中，從而實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上和各種終端設(shè)備上的儲(chǔ)存。與以往的儲(chǔ)存方式相比，這種儲(chǔ)存方式更加高效、靈活和便捷。

（一）顯著提升信息收集工作效率。電子化手段的應(yīng)用，能有效拓寬信息來源，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行全方位搜索，輕松地獲得足夠多的信息來源，減緩工作人員各處走訪的難度，保證信息收集的多樣性、豐富性和全面性。同時(shí)電子化應(yīng)用還能降低因收集信息而產(chǎn)生的各種成本，使收集的速度明顯提升。

（二）提高環(huán)保水平。此管理模式下，紙張使用數(shù)量得到降低，資源得到節(jié)約，響應(yīng)大環(huán)境下的環(huán)保要求。

（三）降低保管難度，提高保管安全度。紙質(zhì)文書檔案的保管，尤其是長(zhǎng)期保管，對(duì)環(huán)境有嚴(yán)格的要求，比如要避免蟲蛀和潮濕，要避免高溫和較大濕度，否則紙張會(huì)發(fā)生化學(xué)反應(yīng)從而被腐蝕。工作人員在翻看時(shí)，難免會(huì)因大意和粗心導(dǎo)致知識(shí)材料破損。電子化的信息只要科學(xué)、安全地保存，即便多次頻繁使用也不存在磨損的可能，不用花費(fèi)人力物力財(cái)力為其搭建適合保存的空間和各種條件。總體而言，文書檔案管理信息電子化有著容易儲(chǔ)存和保管、安全穩(wěn)定、占用空間小、容易保持完好、可以長(zhǎng)期保存等各種優(yōu)勢(shì)。

二、整理的優(yōu)越性

文書檔案信息完成收集保存階段的工作之后，將開始進(jìn)行整理工作，并最終達(dá)到文書檔案信息的完美應(yīng)用。整理工作需要分類，然后創(chuàng)建索引信息方便查找與統(tǒng)計(jì)。在這一階段中，合理、科學(xué)地分類，多元化、全方位地建立索引信息，都需要借助電子化應(yīng)用才能更好完成。此時(shí)，電子化應(yīng)用的重要性和必要性得到了更深層次的體現(xiàn)。

（一）整理工作高效。由于檔案種類和數(shù)量都十分龐大，數(shù)據(jù)和信息也十分繁瑣，在對(duì)其進(jìn)行整理時(shí)容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。以往此項(xiàng)工作全人工完成，需要大量人員手工進(jìn)行分類整理，不僅耗費(fèi)巨大的人力成本和時(shí)間成本，更因劃分標(biāo)準(zhǔn)個(gè)人理解的差異造成整個(gè)分類管理工作成果不盡如人意。現(xiàn)在通過電子化應(yīng)用，計(jì)算機(jī)會(huì)嚴(yán)格執(zhí)行分類標(biāo)準(zhǔn)，高速運(yùn)轉(zhuǎn)得出分類整理結(jié)果，基本能夠保證結(jié)果準(zhǔn)確無誤，節(jié)約了更多的時(shí)間。

（二）提升安全性。在人工傳輸中，檔案存在毀損滅失的風(fēng)險(xiǎn)，此外傳輸信息的速度并不及時(shí)。通過電子方式傳遞文書檔案，避免了檔案在傳輸中可能丟失和可能損壞的風(fēng)險(xiǎn)，不僅高效而且安全，基本不需要時(shí)間成本，只要有網(wǎng)絡(luò)的支持，這種傳輸隨時(shí)可以進(jìn)行。科技化的應(yīng)用使得文書管理的效率得到突飛猛進(jìn)的提升，具有重大意義。

（三）資源共享。在沒有電子化應(yīng)用的時(shí)代，大規(guī)模的、全面的資源共享是難以達(dá)成的，即便是小范圍內(nèi)的資源共享也是需要花費(fèi)較高成本，因此資源浪費(fèi)問題普遍存在，沒有好的途徑能夠解決。電子化應(yīng)用的出現(xiàn)使得大規(guī)模大面積的資源共享成為可能，甚至變?yōu)槌B(tài)。這種高效便捷的資源共享更加適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)所要求的快節(jié)奏、高知識(shí)吞吐量以及多元化吸收信息。利用電子化應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)縱橫交錯(cuò)的豐富的信息集合體，在這一信息集合體上合理組織各種查找、檢索、利用工具，使人們可以從各個(gè)角度、方位，以各種方式進(jìn)行信息的搜索，各種資源可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)傳輸，促使檔案管理更加高效，減少了中間環(huán)節(jié)，資源得到了更加優(yōu)化的利用。

三、需改進(jìn)問題

無論對(duì)于傳統(tǒng)的管理方式，還是新形勢(shì)下的電子化管理方式，安全性始終是一個(gè)最根本、最關(guān)鍵的問題。電子化的應(yīng)用，雖然提供了諸多的便捷，但其中也存在著各種不確定因素，安全性存在一定的弊端，這種不確定性是可以避免的。在其中，可以構(gòu)建防火墻，利用可以篩選數(shù)據(jù)信息，從而察覺惡意攻擊行為。加密軟件的合理運(yùn)用可以保護(hù)重要文件防止流失。定時(shí)并嚴(yán)格對(duì)其中存在的病毒進(jìn)行查殺，將其中存在的病毒和風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)清除。在此之前，需要通過備份來保護(hù)檔案中的相關(guān)信息。人員管理制度限制權(quán)限不同的人員接觸到不同等級(jí)的信息，最大程度保證信息安全。

四、結(jié)束語

電子化應(yīng)用可謂大勢(shì)所趨，隨著時(shí)間的推移，上文所提到的現(xiàn)階段文書檔案管理信息電子化應(yīng)用的問題，終將得以解決。文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用會(huì)更加突顯其難以替代的優(yōu)越性，引領(lǐng)人們充分享受電子化應(yīng)用帶來的不可思議的便捷。

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