對高校檔案服務創新的幾點思考

于蕭瀟

【摘要】新時期創新高校檔案服務工作，將各類檔案資料的作用充分發揮出來，可以推動高校各項工作順利開展，加快教育事業改革的步伐。當前高校檔案服務工作還存在一些問題，需要及時采取有效的應對措施，確保高校檔案服務水平得到提升。本文簡述高校檔案服務工作的問題，并提出了具體可行的策略。

【關鍵詞】高校檔案；服務；創新

檔案工作的本質屬性與目的就是服務，高校檔案館做好檔案服務工作，可以將自身的價值體現出來。隨著“四個全面”戰略布局、網絡強國戰略、“互聯網+”行動計劃及國家大數據發展戰略的推進，信息化已成為檔案事業的主要發展趨勢，檔案工作的理念、技術、方法及模式都將受到深刻影響。對此，檔案管理部門要重視提升服務水平，為高校科研與教學提供準確、可靠的數據，通過對檔案信息資源的有效利用，可以為高校的進一步發展奠定良好基礎。

一、高校檔案服務工作的問題

（一）服務理念滯后。高校檔案館的服務對象主要是本校師生及畢業生，服務內容以黨政、基建、財務及教學等為主，服務方式主要是“等客上門”，自我的服務目標、傳統的服務方式大大制約了高校檔案館所應發揮的作用，價值完全沒有體現。大多數高校檔案館還停留在“你要什么，我提供什么”的初級服務模式，“主動服務”“超前服務”甚少，“研發意識”就更無從談起。如今各高校正在開展各種形式的愛國主義教育，有幾所高校能夠做到提前準備好充足資料、拿來即用？

（二）利用效率低。手續繁雜、利用方式落后、內容匱乏是導致高校檔案利用率低的三大主因。如本校工作人員只能查詢本單位立卷的檔案，如需查詢其他部門的，必須通過該部門領導同意方可；外單位或畢業生查詢，必須出示單位介紹信、身份證明、委托書等相關材料，通過信件郵寄及現場服務的方式提供服務，電話等現代化通信設備僅作為咨詢。社會化服務也僅局限于學生成績查詢及學歷鑒定，科研成果的推廣應用服務、檔案翻譯等服務很難提供。

（三）現代化程度不高。服務理念的封閉性、技術資金的短缺是制約檔案服務網絡化的根本原因。網絡信息化時代，人們習慣于通過網絡來滿足大多數需求，而高校檔案部門還停留在手工檢索，“面對面”等傳統服務方式階段，網上查閱檔案信息幾乎不能實現，大量資源處于閑置狀態，持續這種狀態，檔案部門原本就很低的社會認知度及接受度將會跌入谷底。

（四）人員綜合素質有待提升。高校檔案隊伍存在專業技術人才短缺、年齡梯隊結構失衡、專業結構不盡合理等問題。從高校大環境來看，部分高校從業人員還是存在人員短缺、年齡偏大、高層次專業人才不足、綜合業務能力低、計算機技能薄弱、缺乏改革創新精神及能力等問題，根本不能適應信息化發展的新形勢，必然會放慢高校檔案服務創新的腳步。

二、高校檔案服務的創新策略

（一）盡快轉變檔案服務理念。樹立以人為本的服務理念，即以檔案服務對象和服務人員兩方面為本，努力實現三個轉變——豐富館藏資源，努力實現“查什么，有什么”；打破檔案接收時限，努力實現“按需進館”；加強數據庫建設，努力實現“數字化檔案利用”。樹立全面、主動的服務理念，在豐富館藏資源的基礎上，進行深層次挖掘、編研，由一般性服務轉向高層次服務；積極開展檔案信息宣傳服務，提供多樣化服務方式，由被動等待服務轉向主動超前服務。

（二）規范檔案管理利用制度。高校檔案館應注重提升檔案服務水平，提升檔案檢索、查詢的效率，為檔案利用者提供方便。為確保檔案利用效率得到提升，簡化檔案服務流程，檔案館在建立并實施檔案管理制度時，需要突破以往體制的限制，把檔案科學管理與提供服務結合在一起。同時進一步對檔案服務流程進行規范，解決原來檔案利用手續繁瑣的問題，真正在制度上為利用者“減負”。在不影響檔案信息安全使用的基礎上，消除檔案利用時多余的步驟，如此一來，檔案利用者可以快速找到所需資料，從而提升檔案服務工作效率。

（三）建設數字化、網絡化平臺。高校檔案館要加快館藏目錄數字化、館藏目錄查詢系統、各類全文數據庫和多媒體數據庫的建設步伐，為檔案網絡利用提供方便。同時要擴大文本、視頻、聲頻等數字信息的收集范圍，及時對電子文件進行歸檔，通過建設各類數據庫，打牢檔案利用和服務的科技應用基礎。此外，高校檔案館還要運用多種查詢方式，轉變以往查閱加目錄式的單一服務模式，要建立磁卡閱讀區、紙質檔案閱讀區、微檔案閱讀區、聲像檔案閱讀區等機讀目錄，建立兼有傳輸、檢索和利用功能的一體化服務。

（四）建立以人為本的用人機制。在信息化背景下，為提升檔案信息服務工作水平，高校檔案館要注重檔案工作人員隊伍建設工作，以檔案館和員工共同發展為中心，為檔案工作人員提供更加和諧、舒適的工作環境。高校檔案館領導需要給予檔案工作人員更多的關心，要充分發揮出人才的作用，并為員工提供更多接受培訓的機會。這樣檔案工作人員素質才能得到提升，并優化他們的知識結構，能夠創造性開展檔案管理工作，實現檔案信息服務質量的提升。

三、結語

總之，高校檔案館要在思想、管理體制上進行創新，并形成超前服務意識，這樣才能保證檔案服務水平得到提升。此外，在信息時代下，高校檔案館還要充分用好網絡技術、信息技術和數字化技術，將各項設備配置齊全，實現檔案信息資源的共享，及時將檔案信息資源提供給相關人員，為高校的快速、穩定發展奠定良好的基礎。

【參考文獻】

[1]邰春蘭.試論高校檔案利用服務創新[J].辦公室業務，2017（04）：133.

[2]徐盈.高校檔案管理工作服務創新思考[J].人才資源開發，2016（08）：181.endprint