淺談加強核電企業合同文件的歸檔管理

姚彥通

【摘要】核電企業在設計、建造、調試、營運等過程中，會形成大量的合同文件，合同文件是記錄核電企業經濟行為的依據性憑證，它的收集、整理、保管和提供利用，對維護核電企業的合法權益，促進核電企業的健康發展具有重要意義。如何加強合同文件的歸檔管理，是核電企業值得關注和探討的問題，本文根據秦山核電合同文件的管理實踐和管理經驗，探討合同文件的管理措施，為相關行業提供參考。

【關鍵詞】核電企業；合同文件；歸檔管理

合同文件，指在采購準備及合同簽訂過程中產生的各種文件，如采購立項、詢報價文件、招投標文件、采購合同、合同變更、商務確認函以及合同簽訂過程中產生的各類審批報告/記錄等，也包括在合同結算階段產生的結算書和工程報告咨詢結算書等文件資料。合同文件，是記錄核電企業經濟行為的依據性憑證，它的收集、整理、保管和提供利用，對維護核電企業的合法權益，促進核電企業的健康發展具有重要意義，如何加強合同文件的規范管理，是核電企業值得關注和探討的問題。

一、合同文件的特點

（一）突出的依據憑證性。合同文件最突出也是重要的特點是依據憑證性，也就是說依法訂立的合同，對采購雙方具有法律的約束力。由于具有這一作用，在安全管理要求非常高的核電企業，合同文件是維護企業合法權益的最直接、最有效的手段之一，只要是從事采購、項目等活動，發生經濟聯系的，必須簽訂合同，以此來規范采購雙方的責任、權利和行為。

（二）種類很多，內容復雜。核電企業的設計、建造、施工、營運過程非常復雜，需要十幾家建設和監理單位、幾十家設計單位、幾百家設備制造廠商和服務供應商的共同參與。這么多單位和部門所提供的項目建設、設備采購和服務供應，只有通過簽訂合同，明確雙方在采購、項目工作中的責任范圍和權利義務，才能保證核電企業各項采購、服務工作順利開展、完成。多種采購和服務需求導致核電企業的合同種類很多，內容復雜。

二、合同文件歸檔管理中存在的問題

在合同文件歸檔管理過程中，因合同文件由采購立項、詢報價文件、招投標文件、采購合同等多項文件和記錄組成，且合同執行過程有長有短，由采購人員進行整理、組織，形成合同文件包進行移交歸檔，會出現文件不完整性和內容不準確性等問題，各項文件和記錄缺乏有機聯系，不利于合同文件的規范利用。另外，同一類型的合同文件中的各項文件和記錄的模板不統一，編寫審批等的內容不規范，簽字、修改等不符合合同文件的歸檔要求。

三、建立合同文件的歸檔管理要求

（一）前端規劃。應按照合同法規的要求，根據合同類型建立不同的合同模板，以保證合同文件編寫的標準化和規范化；合同文件應按文件的體系和方式進行管理，要求合同文件應實行統一的文件編碼，編碼應做到分類科學、簡單易識別、方便查詢利用。

（二）規范整理及數字化加工。合同文件接收后，應進行歸檔整理和頁碼填寫，將合同文件按歸檔管理要求進行整合。合同文件通過電子文檔管理平臺進行查詢和利用，能提升其利用效率和水平，同時要求合同文件的電子化加工應清晰、專業，符合電子文件的質量要求和相關標準。

（三）電子化利用。將合同文件通過電子文檔管理平臺以文件的體系和方式進行利用，是提升合同文件歸檔管理水平的關鍵。但在電子系統中，必須做好合同文件的安全分級權限，保證合同電子文件內容的安全性。

（四）歸檔管理。合同文件通過電子文檔管理系統按照文件的體系和方式進行管理后，還要按照檔案體系進行歸檔管理，保證核電企業檔案分類管理體系的完整和有效。

四、加強合同文件的歸檔管理措施

（一）提高對合同文件的認識，明確合同文件規范管理的必要性。合同文件為解決企業經濟活動中的采購爭議、統計歸檔提供依據，在保障企業采購活動和項目工程的順利運行發揮重要作用。核電企業應認識到合同文件的重要性，明確合同文件規范管理的必要性，把合同文件管好，提升核電企業的總體文件管理水平。

（二）重在實施、規范管理、加強監督。做好合同文件管理工作，離不開各部門的相互合作與支持，其中，采購部門和文檔部門起關鍵作用。要明確采購人員和文檔人員的職責，制定強有力的制約措施，同時要加大管理力度， 并加強質量保證部門對合同文件管理的監督和檢查。

（三）提高業務水平和綜合能力。合同文件的形成、管理以及利用，采購人員和文檔人員不僅是自始至終的參與者，同時也是至關重要的管理者、服務者。要做好合同文件管理，人員是第一要素，人員業務水平和綜合能力直接決定了合同文件規范管理水平，這就要求采購人員要具備一定的文檔知識，掌握文檔管理工作的一些要求，也要求文檔人員具備一定的采購知識。

（四）文檔人員要強化宣傳意識和服務意識。要做到規范管理合同文件，文檔人員必須樹立正確的宣傳意識和服務意識，認真貫徹和落實管理制度，積極宣傳合同文件工作的重要性，爭取企業的重視和支持。其次，要向采購部門宣傳，將文檔意識植根于采購管理中，充分認識到合同文件工作是合同管理的重要組成部分。

五、結束語

加強核電企業合同文件的歸檔管理，提升合同文件管理質量，對維護核電企業的合法權益，促進核電企業的健康發展具有重要意義。通過完善管理制度，加強采購人員和文檔人員的管理意識和服務意識，不斷提高業務水平和管理能力，加強部門溝通，爭取多方支持，才能逐步提升合同文件的歸檔管理水平。endprint