淺談做好文秘工作促進檔案管理的重要性

仲莉

【摘要】檔案是過去工作和歷史的記錄，是歷史的真實憑證，是第一手的參考資料。無論企業規模大小，文檔數據對于企業經營的重要性不言而喻。隨著企業的不斷發展，必然會日積月累產生大量有價值的文檔。做好文秘工作可使這些文檔為企業的有效運轉提供重要的借鑒和參考，也將是企業宣傳教育的生動素材。

【關鍵詞】文秘工作；真實憑證；檔案管理

隨著大數據時代的到來，有效整理企業的內部資料，并通過數據挖掘技術進行挖掘分析，將會給企業創造巨大的利潤和財富。然而很多企業對于這些珍貴的歷史財富并沒有給予足夠的重視和有效的整理，一旦發生文檔丟失、機器損壞以及員工離職，甚至是某些人惡意刪除、誤刪除等行為，將會導致文檔數據的徹底丟失，有時候將會給企業造成不可挽回的重大損失。

文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為領導機關當好參謀，處理好事務性工作。文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。首先，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。其次，檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。再次，由于文秘人員工作的特殊性，在很大程度上更便于對各式文件資料及信息進行收集、分類，做好檔案歸卷的前期基礎性工作。《檔案法》中明確規定：“文書部門立卷”的問題，主要是要求做好平時歸卷工作，關鍵在于“及時”兩字，對于檔案資料，要及時收集、及時分類，切忌拖拉積壓。

文秘部門要加強檔案管理，實現檔案管理信息化建設的同步發展，更好地為企業生產經營服務，應從以下幾個方面入手。

一、文秘人員要提高對檔案收集工作重要性的認識

檔案工作的出發點和根本目的，就是收集齊全和科學管理檔案，最大限度地滿足工作需要。文秘工作的特殊性決定了比他人更容易接觸更多重要的檔案數據，文秘工作人員對檔案工作的重視程度關乎檔案的數量和質量。豐富的檔案，能更好地發揮作用，為企業的發展充分提供利用職能。文秘工作者要不斷提高對檔案管理工作的重視程度，不斷提高檔案管理的科技含量，不斷加強自身的學習，努力掌握現代化檔案管理技術，提高現代化管理形勢下的業務能力，不斷適應信息化社會的需要。

二、加快檔案信息化建設，提高檔案工作現代化水平

隨著以互聯網和云計算為代表的網絡時代與大數據時代的到來，檔案管理現狀已不能適應檔案事業的發展需要，檔案基礎業務建設的中心向檔案管理信息化建設轉移。只有改變傳統的檔案保管、利用、檢索方式，建立健全適合檔案的現代化管理模式，才能避免檔案管理工作脫離社會，避免檔案機構變成純粹博物館式的收藏機構。要加強基礎業務工作，在建立科學的檢索體系方面下功夫。尤其要加強機讀目錄數據庫建設，不斷適應信息化、現代化管理的需要，實現從手工檢索向計算機檢索的全面過渡。

三、及時做好電子歸檔及規范管理工作

隨著檔案管理信息化的發展和網絡建設的逐步推進，統一的網絡平臺整合檔案，最大限度實現信息資源共享成為必然的趨勢。文秘部門要主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。同時要在現有技術狀態下根據查閱需要，先選擇部分常用、珍貴的檔案進行掃描，使其能全文瀏覽；然后根據客觀的人力、物力和財力情況，有針對性、有計劃性、有重點性地逐步實現原有檔案的數字化轉換。

四、建立健全檔案管理的保障制度

制度建設是做好檔案工作的基礎。由于檔案材料形成的部門不同，形成的時間也不同，這就給及時、全面收集材料增加了難度。建立各項規章制度并保證其實施，是檔案工作得以順利進行的一項根本措施。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。只有不斷建立健全這些規章制度，才能最大限度地保障檔案的收集、整理、保管、利用各項工作順利進行，使檔案工作有章可循、逐步規范，走上良好的發展道路。

在信息技術飛速發展的今天，文秘人員如何以高度的職業責任感和敬業精神，與檔案管理工作規范銜接，實現真正意義上的“文檔一體化”，應該是辦公自動化全面實現以后進行的一項重要課題。如果說在文檔一體化管理中，文件收集是基礎，規范整理是手段，綜合利用是目的，那么文秘人員就是連成這一先進管理程序的絲線，是一個非常重要而不可替代的環節。文秘工作人員對檔案工作要有高度的認識，不斷轉變思想觀念，持續改進檔案管理，積極為單位發展提供真實可靠的有用信息，使檔案管理工作在現代化企業建設的大潮中發揮應有的重要作用。endprint