“三主動”提升獨立學(xué)院辦公室工作

高權(quán)

【摘要】獨立學(xué)院辦公室與普通高校辦公室既有相通之處，又有其自身特殊性。本文從兩者之間的共性、異性出發(fā)，結(jié)合自身的工作實踐和體會分析研究、提出對策。獨立學(xué)院辦公室工作人員應(yīng)該主動學(xué)習(xí)、主動服務(wù)、主動參謀，提升辦公室工作質(zhì)量和水平。

【關(guān)鍵詞】獨立學(xué)院；辦公室工作；主動

獨立學(xué)院是普通高等學(xué)校按照新機制、新模式舉辦的本科層次的高等學(xué)校，是民辦高等教育的重要組成部分，對于擴大教育資源供給，滿足人民群眾接受高等教育的需求發(fā)揮了重要作用。辦公室是學(xué)院的綜合辦事機構(gòu)和管理服務(wù)部門，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的中心樞紐。隨著高等教育進入后大眾化時期，高校之間的競爭越發(fā)激烈，辦公室工作水平的高低將直接影響到整個學(xué)校的穩(wěn)定與發(fā)展。本著求同存異的原則，結(jié)合自身工作經(jīng)歷，對普通高校辦公室和獨立學(xué)院辦公室工作進行了比較和思考。

一、獨立學(xué)院辦公室與普通高校辦公室工作的共性

（一）工作職責(zé)。無論普通高校辦公室還是獨立學(xué)院辦公室，其工作職責(zé)均涉及貫徹執(zhí)行上級決策、決定和指示，做好聯(lián)系溝通、組織協(xié)調(diào)、參謀助手和管理服務(wù)四個方面工作。從穩(wěn)定與發(fā)展的辯證角度來看，組織協(xié)調(diào)、聯(lián)系溝通是穩(wěn)定，參謀助手、管理服務(wù)是發(fā)展。發(fā)展是穩(wěn)定的基礎(chǔ)，穩(wěn)定是發(fā)展的條件。

（二）工作特點。1.服務(wù)性。辦公室既是學(xué)校的綜合辦事機構(gòu)，又是管理服務(wù)部門，服務(wù)性是最大的特點之一。服務(wù)學(xué)校、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)師生，是辦公室工作的根本出發(fā)點和落腳點。2.時效性。無論上傳下達、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外，都需要辦公室做出迅速反應(yīng)，及時處理。對于學(xué)校黨委、行政重大決策、重要工作和校領(lǐng)導(dǎo)批辦事項的督查、催辦，必須明確任務(wù)時間節(jié)點，及時監(jiān)督。另外，辦公室工作遇突發(fā)事件多，必須反應(yīng)迅速、急事急辦、特事特辦。

（三）工作要求。高校辦公室工作是政治性、政策性、全局性很強的工作，要求工作人員從學(xué)校發(fā)展的大局考慮問題，始終保持清醒的政治頭腦，增強講政治的自覺性，保持思想與黨中央一致，與學(xué)校的辦學(xué)理念和指導(dǎo)思想一致。

二、獨立學(xué)院辦公室與普通高校辦公室工作的異性

由于獨立學(xué)院大多數(shù)依托母體高校辦學(xué)，并沒有實現(xiàn)完全獨立。因此，相對于普通高校辦公室，獨立學(xué)院辦公室在機構(gòu)設(shè)置（行政級別）、職責(zé)分工、人員配備上等方面存在著明顯的差異。

（一）機構(gòu)設(shè)置。普通高校辦公室機構(gòu)設(shè)置參照黨政機關(guān)辦公室，既有黨委辦公室、校長辦公室分開設(shè)置，又有黨委辦公室、校長辦公室合署辦公，并且合署辦公的占大多數(shù)。辦公室又根據(jù)工作職能內(nèi)設(shè)綜合科、信息科、文秘科、黨務(wù)科等不同科室。并且依據(jù)辦學(xué)特色和需求開設(shè)諸如“共建辦”“法律事務(wù)辦公室”等科室。而獨立學(xué)院辦公室基本只有一個綜合辦事機構(gòu)和管理服務(wù)部門——黨政辦，全面負責(zé)學(xué)院的黨務(wù)工作和行政工作，沒有內(nèi)設(shè)機構(gòu)。相比之下，獨立學(xué)院辦公室所承擔(dān)的工作與任務(wù)更為繁重。

（二）職責(zé)分工。獨立學(xué)院辦公室機構(gòu)設(shè)置過于簡單，黨政辦既要負責(zé)黨務(wù)方面的組織、宣傳，又要負責(zé)行政方面的文秘、政務(wù)等日常工作，辦公室人員疲于應(yīng)付事務(wù)性工作，職責(zé)分工不夠明晰，容易導(dǎo)致推諉扯皮，影響工作進度。

（三）人員配備。據(jù)調(diào)查，大多數(shù)獨立學(xué)院辦公室只設(shè)有科級領(lǐng)導(dǎo)崗位——主任或副主任，一般1-2名。工作人員3-4名。也就是說，獨立學(xué)院辦公室一共只有人員3-5人，普遍存在一人多崗，人手不足的情況。而普通高校辦公室由于機構(gòu)設(shè)置齊全，辦公室人員均在15人左右。

（四）行政級別。大多數(shù)獨立學(xué)院與母體不分家，被母體高校看作與普通二級學(xué)院一樣的處級教學(xué)單位，因此獨立學(xué)院辦公室一般均為科級，而普通高校辦公室作為行政機構(gòu)，和二級學(xué)院、黨群機構(gòu)、直屬部門一樣，屬于處級單位。但普通高等學(xué)校和獨立學(xué)院均是本科層次的普通高校，上級主管部門和業(yè)務(wù)主管單位均是廳級以上單位，辦公室行政級別差異在與上級對接中可能有所體現(xiàn)。

三、提升獨立學(xué)院辦公室工作的對策

針對辦公室工作，2014年5月，習(xí)近平總書記深入中央辦公廳調(diào)研并發(fā)表重要講話，提出“堅持絕對忠誠的政治品格、堅持高度自覺的大局意識、堅持極端負責(zé)的工作作風(fēng)、堅持無怨無悔的奉獻精神、堅持廉潔自律的道德操守”要求。

對照總書記的要求，結(jié)合獨立學(xué)院辦公室工作和普通高校辦公室工作的異同點，辦公室人員必須做到“三主動”：

（一）主動學(xué)習(xí)。高校辦公室工作具有很強的政治性和全局性，辦公室工作的特殊性決定辦公室工作人員必須主動學(xué)習(xí)，從學(xué)校發(fā)展全局去考慮問題。一是向書本學(xué)習(xí)。學(xué)黨章黨規(guī)、學(xué)領(lǐng)導(dǎo)講話，始終保持清醒的政治頭腦，對黨絕對忠誠，保持思想與黨中央一致，與學(xué)校的辦學(xué)理念和指導(dǎo)思想一致。學(xué)政策法規(guī)、學(xué)報告文件，密切關(guān)注國家教育改革發(fā)展的新形勢、新動態(tài)，敏銳把握新形勢對學(xué)校生存和發(fā)展的影響。認真學(xué)習(xí)領(lǐng)會國家、上級主管單位新出臺的政策規(guī)定，準確把握其精神內(nèi)涵。二是向同事學(xué)習(xí)。由于獨立學(xué)院辦公室工作繁重而人手匱乏，特別注意向工作經(jīng)驗豐富的同事學(xué)習(xí)，向分工不同的同事學(xué)習(xí)，不能偏安一隅，職責(zé)交叉決定了辦公室工作人員必須全面熟悉掌握黨務(wù)工作和行政工作特點，成為“通才”。另外，領(lǐng)導(dǎo)也是同事，特別注意吸取領(lǐng)導(dǎo)身上的優(yōu)點，見賢思齊。三是向?qū)嵺`學(xué)習(xí)。紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。（下轉(zhuǎn)第23頁）（上接第14頁）組織協(xié)調(diào)、聯(lián)系溝通是辦公室工作的主要方面，注重學(xué)校重大活動的經(jīng)驗積累，注意校內(nèi)外公務(wù)活動的規(guī)范管理，關(guān)注并及時反映一線師生呼聲，在實踐中發(fā)揮橋梁紐帶作用。

（二）主動服務(wù)。服務(wù)是辦公室工作的出發(fā)點和落腳店。服務(wù)工作做得好不好，能不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓師生滿意，是衡量辦公室工作的重要標準。辦公室工作人員必須以高度的責(zé)任心和強烈的奉獻精神，積極探索高校辦公室工作規(guī)律，主動為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門服務(wù)，為師生服務(wù)。一是精打細算，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙，辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)工作的延伸，應(yīng)當(dāng)自覺充當(dāng)“外腦和手腳”的作用。安排領(lǐng)導(dǎo)行程有提前量，減少工作時間；匯報工作方案簡潔有思路，方便領(lǐng)導(dǎo)快速決斷。二是平等待人，為部門服務(wù)。辦公室作為學(xué)校重要的管理服務(wù)部門，不是領(lǐng)導(dǎo)部門。日常服務(wù)對象除了領(lǐng)導(dǎo)就是前來辦事的各個部門，要擺正心態(tài)，及時、高效處理事務(wù)，對不能辦理的要明確告知原因，曉之以理。三是事無巨細，為師生服務(wù)。堅持“師生利益無小事”，無論是辦公用品申領(lǐng)、印章管理使用，還是資產(chǎn)的維修管理，都做到耐心細致，件件有回音，事事有著落。充分發(fā)揮辦公室作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與教師、學(xué)生的橋梁和紐帶作用。

（三）主動參謀。辦公室與高校其他單位相比，最大的不同在于可以直接為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀。既然是參謀，就不能坐等指示，應(yīng)該充分發(fā)揮自身主觀能動性，圍繞學(xué)校的中心工作，積極出謀劃策。一是提前謀劃。辦公室工作要有前瞻性預(yù)見性，辦文、辦會、辦事都要有“提前量”，切忌走一步看一步。要善于總結(jié)辦公室工作的規(guī)律性，對每年例行的、季節(jié)性較強的常規(guī)性工作，應(yīng)提前編制方案、做好規(guī)劃，適當(dāng)預(yù)留機動時間，避免因臨時和突發(fā)性事件而影響常規(guī)工作。二是善于謀劃。辦公室是為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀的，而領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗閱歷豐富，所以要講究方式方法，做到敢于謀劃、善于謀劃。作為“參謀”就要敢為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，工作中注意多請示、勤匯報，既充分尊重領(lǐng)導(dǎo)的意見，選擇合適場合尋找合適時機提出自己的看法，善于提出解決問題的建議和辦法，但是要注意斷謀分開，盡職不越位。三是精細謀劃。精細就是嚴謹細致、把握細節(jié)，做到見微知著。在辦公室工作中，注意察言觀色，留意領(lǐng)導(dǎo)對建議、辦法的隱性回應(yīng)，善于發(fā)現(xiàn)細節(jié)問題，把注意力集中到關(guān)鍵點、創(chuàng)新點和隱藏點上，養(yǎng)成嚴密細致的工作習(xí)慣，以精細化謀劃提高辦公室工作質(zhì)量、水平和效率。

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