試述如何將綜合辦公室管理工作做好

吳燕

【摘要】諸暨市暨陽街道綜合辦公室管理工作的開展正面臨新時期的挑戰，因此暨陽街道胡堅華推薦使用全新的管理理念與管理設備，摒棄傳統的管理模式，建立橫向辦公室管理體系，從而發揮綜合辦公室的作用，提高綜合辦公室管理工作的效果與質量。

【關鍵詞】綜合辦公室；管理工作；理念；設備；規章制度

傳統的綜合辦公室管理工作模式及理念，已經無法滿足新時期街道綜合辦公室管理工作的需求。因此，只有積極更新管理理念、提升辦公室管理人員綜合素質，才有助于做好綜合辦公室管理工作。

一、暨陽街道綜合辦公室管理工作狀況

（一）管理理念和新形勢脫軌。受新形勢的影響，上級部門工作職能正在發生改變，這就直接對綜合辦公室造成了影響。例如，全新的辦公軟件需要管理人員學習新的技術知識等。當前，綜合辦公室管理工作存在管理人員素質理念落后、綜合能力不足等問題。受到傳統縱向管理體制影響，一個領導監管1—2個工作人員的模式已經不再符合新形勢，取而代之的是橫向大量人才管理模式，但這給管理工作增加了難度。另外，綜合辦公室工作人員的工作、管理思維還沒有及時轉變，采用的縱向管理模式不僅降低了工作的效率，還影響了工作質量。加上缺乏激勵及績效考核機制，因此員工工作積極性較低，影響了綜合辦公室管理工作的開展效率。

（二）辦公室管理人員專業綜合素質不足。做好辦公軟件技術、溝通技巧、執行能力、理解能力等提升，有助于完成各項管理工作。但是，暨陽街道綜合辦公室管理人員的年齡相對較大，對新知識、新技術缺乏學習的積極性，也無法及時接受新鮮事物，所以在新知識、技能的掌握與運用方面相對不足。因此，就使得綜合辦公室員工專業管理素質出現不足。

（三）設備和觀念發展步伐失調。綜合辦公室管理工作設備對工作質量產生了一定的影響作用。受到網絡技術、計算機技術、信息技術等的影響，如果辦公室管理工作設備更新換代時代過緩，那么就會被時代的發展潮流席卷到海洋的深處，從而就會降低綜合辦公室工作的能力與水平。另外，當前社會的辦公室管理發展觀念正在不斷進步，設備的更新與資金的投入也會受到設備資源管理觀念的影響，如果辦公室管理觀念落后，人們就會滿足于管理現狀，故步自封，影響綜合辦公室工作開展效果。

二、胡堅華推薦做好綜合辦公室管理工作的措施

（一）主動吸收、更新管理觀念。新時期涌現的全新事物與觀念已經對社會的發展造成了極大的影響，因此綜合辦公室在開展管理工作的時候就應該積極吸收全新的管理理念，摒棄落后的管理觀念，發揮綜合辦公室管理工作的實際作用，解決管理工作發展問題。通過更新管理觀念，有助于激發工作員工的積極性，活躍街道綜合辦公室工作的氛圍，建立良好的辦公室工作環境。因此，胡堅華認為，街道綜合辦公室要基于本身發展狀況，主動吸收橫向管理先進觀念，積極優化自身的管理理念及工作模式，調動全員服務意識及工作積極性，從而做好綜合辦公室管理工作。

（二）建立健全綜合辦公室規章制度。首先，要基于日常工作制度出發，建立健全綜合辦公室規章制度。在工作管理中，要推行個人責任制，確定員工承擔的責任、職責與義務，將任務要求落到實處。另外，要為全員樹立“團隊合作”精神，鼓勵辦公室工作人員“互相幫助，共同進退”，從而提高工作效果。其次，制定合理的工作程序。根據崗位所對應的職責要求，制定有針對性的規章管理辦事制度，確保工作的有序性。若綜合辦公室工作程序出現問題，就會增加工作的難度與復雜程度，這樣就會導致“事半功倍”的現象發生，這不僅會影響員工工作積極性，還會降低綜合辦公室綜合效率。因此可以把員工的日常表現與獎金、懲罰等結合在一起，實行獎懲機制，這樣與員工自身的利益結合在一起，員工就自然養成了自我監督的意識，使規章制度的實施起到效果。最后，要激發綜合辦公室工作人員積極性，通過獎罰制度、績效薪酬制度的建立，激發員工工作的斗志與積極性，并且也可以對員工的工作行為與懈怠態度進行一定的整治。這有助于改善綜合辦公管理工作的質量。

（三）對辦公室員工進行綜合培訓。上級部門要為街道綜合辦公室工作人員提供培訓、學習的機會，向所有員工普及計算機、網絡、信息技術的使用方法；安排專家教授傳授溝通、交流的工作技巧及現代管理理念與相關專業知識；及時讓員工樹立“終身學習”的意識。另外，要主動招聘應屆大學生等補充綜合辦公室管理人才數量，從而全面提升街道綜合辦公室工作人員的整體專業綜合素質，確保相關工作的順利開展。

（四）更新綜合辦公室設備。辦公室要按標準設置檔案庫房、閱覽室、檔案人員辦公室，做到庫房、閱覽室、辦公室三分開，按照有電腦，有檔案柜，有溫濕計，有防火、防潮、防高溫器材，有防盜、防火、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲設施等“五有”要求，做好庫房的安全管理工作，并根據新時期管理理念，積極引進計算機設備、計算機軟件等，實現設備的更新換代，滿足辦公室管理工作的實際需求。

三、結語

街道綜合辦公室承擔著重要的基層管理工作，所以要積極更新管理理念、提升全員綜合素質水平等，才有助于提高綜合辦公室管理工作水平，發揮綜合辦公室的工作職能，為群眾提供更好的服務質量。

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