淺論電子文件的保管

楊 慧 / 中國聯通天津市分公司

淺論電子文件的保管

楊 慧 / 中國聯通天津市分公司

隨著網絡技術在辦公領域的普及應用，許多企事業單位相繼建立了局域網，實施了辦公自動化，直接在計算機上擬寫、發送和接收文件材料，使得越來越多的文件、記錄、信息以數字的方式產生和存在，由此也產生了大量的電子文件。如何穩定、可靠地保管這些記錄人類活動的最直接、最真實和最原始的數字信息，保證它們的長期可讀性是擺在我們面前的嚴峻問題。本文從電子文件的特征，電子文件的產生背景，我國電子文件的管理現狀及企業電子文件的實現方式入手，對威脅電子文件保管的因素進行了逐一分析，討論了緩解這一危機要采取的方法及技術策略，確保在保管期限中的電子文件保持其可用性、可存取性、可理解性，最后，提出了電子文件保管的管理措施。

電子文件；保管；措施

1.威脅電子文件保管的因素分析

1.1 技術進步對文件可讀性的影響

比各種載體的腐壞更快的是技術的過時。大多數電子文件以編碼形式存在，需要特定的軟件來激活它們，這些程序（或者它們運行的軟、硬件環境）一旦過時，依賴于它們的電子文件就會無法讀取。因此，技術淘汰要比載體的腐壞對電子文件的保存與存取，具有更大的威脅。

與紙質文件、檔案相比，電子文件是以數字化信息形態存在的，平常在計算機顯示器或在打印硬拷貝上所見的只是電子文件的某種輸出形態，它在物理介質上的存儲形態完全不同于其邏輯顯示，具體存儲方法依存儲介質的特性而定。如在磁介質上以一定的剩磁強度來表示，在光盤上是以1μm大小的凹坑來標記的。為保證這些以數字化形態存儲的信息能夠被讀取、理解，必須依靠相應的讀取、顯示等軟硬件設備，并保存相關參數，這就增加了文件保管的技術難度。

1.2 多樣化的格式對文件可讀性的影響

電子文件的數字化編碼記錄是人眼無法直接識讀的，也不能被人直接閱讀理解，如果表示信息內容的數據以及與這些數據有關的信息不按一定規則進行編排，則這些數據僅是一些無法讓人理解的字節流。因此，人們利用文件格式來表示數據在載體上的安排與布局。不同類型的文件一般都是用擴展名來區別的，文件類型不同，意味著文件格式不同，在處理時所用到的軟件也不相同。

人們在日常事務處理中使用各種軟件形成了各種格式的文件，但某個軟件識別文件的能力是有限的，即同一軟件并非都可以讀出多種格式的文件，各種格式之間也常常是不兼容的。例如，.doc、.rft、.pdf、.tif、.jpg、.bmp 等。

可見，為了便于利用而開發出的各類軟件與多樣化的格式，在信息技術日新月異的環境中，已經演變成為危及電子文件可讀的主要因素。

為此，如何保管與維護電子文件，使之信息內容永遠處于可用、可存取、可理解的狀態？如何利用先進的技術、科學的管理、嚴密的制度維護電子文件的真實、可靠，保證電子文件存儲、傳輸過程的安全、保密以及如何提高工作人員的素質等都是電子文件保管中必不可少的基本條件。

2.電子文件保管中的管理措施

2.1 建立電子文件全過程管理制度

電子文件從形成到開發利用，中間經過很多環節。哪一個環節的職責不清、制度不明、考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，及早地建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責要求，對保證電子文件原始性、真實性和完整性就顯得非常重要。如建立嚴格的歸檔制度，及時對電子文件進行收集、積累，以防在分散狀態下發生信息丟失。歸檔范圍、歸檔內容、歸檔時間、歸檔要求等都要明確無誤地作出規定；再如電子檔案的利用雖有許多便捷之處，但是各種用戶和各種形式的利用活動，也會給電子檔案管理帶來一些不安全的隱患，因此，必須建立電子文件的開發利用制度。

2.2 加強對電子文件制作和維護人員的管理

電子文件的產生，改變了紙質檔案保管人員單一的社會關系。首先，電子文件保管人員和文件形成部門人員的關系密切了。由于電子文件的保管要貫穿在其整個生命周期的過程中，要保證電子文件的可存取性、可理解性以及原始性、真實性和完整性，檔案保管人員將比以往更需要得到文件形成者的支持和幫助。其次，電子文件保管人員將和計算機技術人員產生更多的互動關系。電子文件保管人員不僅要能保證脫機載體的安全和延長其壽命，更重要的是要保證網上運行正常、安全這些電子檔案的安全防范、系統運行等維護工作單靠檔案人員已經不可能完成，檔案人員將離不開計算機專家的指導和幫助。因此，加強對電子文件制作和維護人員的管理是十分必要的。首先要對參加電子文件制作和維護的人員進行審查，禁止那些道德品質不好、工作不認真負責、沒有良好的工作作風的人參加電子文件制作和維護工作。建立一套審查制度，嚴格把關，從源頭上保證電子文件原始性、真實性。此外，還要加強對電子文件制作和維護人員的管理、教育、培訓，使他們養成忠于職守的品質，認真負責的工作精神，一絲不茍的工作作風，精益求精的技術水平，這是保證電子文件原始性、真實性的重要措施。

2.3 建立電子文件管理的記錄系統

紙質文件一旦形成，原件中所包含的內容和形式特征就不會再發生變化，人們可從這些信息上確認文件的原始性。電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內容沒有發生任何變化，人們便難以確認它的原始性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過程的真實記錄可以證實電子文件的原始性和真實性。

2.4 電子文件保管工作提前進入電子文件的運行和管理

各國的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進行的。鑒于電子文件的特點，一些國家已開始采取措施，使電子文件管理的要求向前延伸到電子文件管理工作中。我國檔案工作主管部門也在積極尋求對策，把目前的公文辦理和檔案保管的分階段管理狀況，從對電子文件連續管理的角度統一起來，并提出符合檔案管理的原則要求。其中包括：從電子文件的形成、運行到歸檔管理，應當由主管部門或負責人統一協調，指定專門機構或人員負責；及時登記設備環境、相關數據等，以保證電子文件歸檔的質量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對已歸檔的電子文件的管理，應有嚴格的制度和有效的加密措施確保其信息的原始性、真實性和完整性；電子文件應與相同內容的紙質文件或硬拷貝一同歸檔；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯機傳送，在計算機網絡上集中，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上；具有保密要求的電子文件，上網時必須符合國家或部門的有關規定，要有必要的安全保密措施。

2.5 加強辦公自動化系統和電子文件的安全防護

做好辦公自動化系統和電子文件的安全防護，一是要抓好信息存儲載體制成的材料問題。二是保證計算機網絡系統實體安全。三是要保證計算機網絡系統的運行安全可設定登錄限制，使用文件權限和文件屬性等。四是做好數據庫備份工作，保證信息安全。

3.結束語

綜上所述，電子文件的長期安全保管，不僅需要選擇良好的存儲載體，而且需要采取多種的技術手段，以保證其真實可靠性、長期可存取性與安全性；不但要進行全過程的技術管理，而且要加強對檔案管理人員的思想和作風教育。隨著現代科學技術的飛速發展，必將有更多新的、更加簡便可靠的保管手段出現，以確保電子文件的長期可用性和可存取性。

[1]馮惠玲，電子文件管理教程，中國人民大學出版社，2001年.

[2]徐義全，電子文件的特性與長期保存，縮微技術，1999年第4期.

[3]馮惠玲，保證電子文件的長久性，檔案學通訊，1998年第4期.

[4]金波，電子檔案文件的保護，檔案學通訊，1998年第5期.