走出歸檔誤區(qū) 豐富企業(yè)檔案資源

王偉義

摘 要：歸檔工作是檔案工作重要組成部分，是做好檔案保管、利用工作的重要基礎(chǔ)。然而，企業(yè)各級人員存在一些歸檔誤區(qū)，直接影響了歸檔工作的順利開展和后續(xù)利用服務(wù)。本文首先闡述了歸檔工作的重要性，介紹了一些常見誤區(qū)，深入分析了其原因，并提出了改進措施。

關(guān)鍵詞：歸檔；誤區(qū)；檔案資源

檔案作為企業(yè)各項活動的歷史記錄，發(fā)揮著企業(yè)記憶庫、知識庫、智慧庫的強大作用。歸檔工作在其中發(fā)揮著重要作用，可以說，歸檔工作開展的好壞、應(yīng)歸檔文件收集齊全完整與否，直接影響著檔案管理和利用工作的成效。然而，企業(yè)各級人員還存在“歸檔工作與我無關(guān)”、“歸檔就是應(yīng)付應(yīng)付”等誤區(qū)，文件歸檔不及時、不完整、文件質(zhì)量不高、整理不符合規(guī)范等問題時有發(fā)生。筆者認為，企業(yè)應(yīng)正視這一現(xiàn)象，深入分析深層次原因，建立并強化有關(guān)措施，切實提高歸檔工作水平，為企業(yè)改革發(fā)展提供強大的資源保障。

1 為什么要做好歸檔工作

1.1 法律法規(guī)及標準規(guī)范要求

國家有關(guān)法律法規(guī)、標準規(guī)范對做好文件歸檔工作提出了明確要求。

《中華人民共和國檔案法》第十條提出，“對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有”。

《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十二條提出，“應(yīng)當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務(wù)機構(gòu)收集齊全，并進行整理、立卷，定期交本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔”。

中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》提出，“凡是應(yīng)歸檔的文件材料，要向本單位檔案機構(gòu)移交，任何部門和個人不得據(jù)為己有或拒不歸檔‘。

企業(yè)應(yīng)遵守上述要求，高度重視并抓好歸檔工作，使歸檔工作合法、依規(guī)。

1.2 企業(yè)發(fā)展的需要

檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分，真實記錄了企業(yè)生產(chǎn)、研發(fā)、管理等各項活動開展情況，對企業(yè)長遠發(fā)展有著重要意義。歸檔工作是檔案收集的源頭，只有將應(yīng)歸檔文件及時、完整、準確收集，才能為后續(xù)檔案利用工作打下良好的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)站在長遠發(fā)展的戰(zhàn)略性高度，落實各部門、項目歸檔責任，提升歸檔工作水平。

2 文件歸檔工作中的常見誤區(qū)

2.1 重視結(jié)果性材料歸檔，忽視過程性材料收集

對于一項業(yè)務(wù)活動來說，結(jié)果性和過程性的材料都隨之而產(chǎn)生，這兩類材料都需要收集，否則今后查閱相關(guān)檔案就會有缺失。但是在部分人員看來，結(jié)果性的材料有歸檔價值，反映過程的材料沒有什么價值，留在有關(guān)人員手中而沒有歸檔。這種觀念，割裂了業(yè)務(wù)活動文件的形成規(guī)律，導(dǎo)致過程性文件收集不完整。

2.2 重視紙質(zhì)材料歸檔，忽視其他載體收集

電子圖片、照片、音視頻等載體文件，具有直觀、形象、生動等特點，其保存價值較高。但限于傳統(tǒng)觀念和習(xí)慣，目前紙質(zhì)文件歸檔居多，其他載體歸檔情況很不理想。特別是對于文件形成的源頭不是紙質(zhì)而是其他形式的，例如數(shù)碼照片、音視頻文件、電子郵件，如果舍棄其原生性載體而只保存紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體，豈不是舍本逐末嗎？恰恰是這些載體的文件才是真正意義上的原始記錄。

2.3 重視文件收集歸檔，忽視文件整理

根據(jù)檔案管理要求和業(yè)務(wù)活動實際，文件收集歸檔的一條重要原則是“誰形成、誰收集、誰整理、誰歸檔”，也就是說歸檔人員除了要做好文件收集、辦理歸檔手續(xù)外，很重要的一項職責是對文件進行整理，使之有序化，便于后續(xù)保管和利用。但文件不加整理或整理不規(guī)范的現(xiàn)象仍然存在，這會直接影響到后續(xù)的查閱利用。

2.4 重視主業(yè)類材料歸檔，忽視管理類業(yè)務(wù)材料收集

企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營、管理等業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值文件都應(yīng)該歸檔。圍繞主營業(yè)務(wù)如科研、生產(chǎn)、市場開發(fā)領(lǐng)域產(chǎn)生的文件歸檔情況比較理想，但管理類活動如企業(yè)文化、內(nèi)部管理等領(lǐng)域產(chǎn)生的文件收集、歸檔工作不盡如人意，究其原因，由于管理類業(yè)務(wù)不直接產(chǎn)生經(jīng)濟上的收益，企業(yè)往往忽視其歸檔價值。

2.5 重視歸檔文件數(shù)量，忽視文件質(zhì)量

部分人員認為只要按照歸檔范圍將文件向檔案部門歸檔就算完成任務(wù)了，對于文件本身的質(zhì)量如字跡是否清楚、簽署手續(xù)是否齊全不關(guān)心，結(jié)果造成了歸檔文件數(shù)量上達到了要求，但質(zhì)量堪憂，發(fā)揮不了檔案的應(yīng)有價值。

2.6 按主觀想法歸檔，不按歸檔范圍和保存價值歸檔

只有列入歸檔范圍或者確有價值的文件才需要歸檔，隨意擴大或縮小歸檔文件范圍的做法是非常有害的。有的員工認為只要文件形成了就需要向檔案部門歸檔，有的員工則認為文件保存在自己手頭用著方便或借口文件具有保密要求而拒絕歸檔，這些都是錯誤的認識。

3 產(chǎn)生上述現(xiàn)象的原因

3.1 歸檔責任意識不強

員工對檔案工作存在錯誤認識，認為檔案工作是檔案部門的事，與己無關(guān)，沒有正確認識到檔案的價值和檔案工作的重要性。員工還存在被動式歸檔的思想，檔案部門催了才歸，或者即使歸檔也是應(yīng)付了事，忽視了其歸檔的主體責任，缺乏歸檔主動性和積極性，這是影響歸檔工作的最主要原因。

3.2 歸檔人員檔案基礎(chǔ)知識不扎實

檔案工作是集理論知識、實際操作于一體的綜合性業(yè)務(wù)，整理、歸檔作為其中的一項重要內(nèi)容，需要歸檔人員具備一定的檔案知識。但歸檔人員普遍缺乏檔案基礎(chǔ)知識，對什么是檔案、歸檔范圍、整理要求等不熟悉。

3.3 檔案監(jiān)督指導(dǎo)和服務(wù)力度不夠

檔案部門負有監(jiān)督、指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門文件歸檔的職責，為業(yè)務(wù)部門提供歸檔工作指引、輔導(dǎo)、培訓(xùn)也是檔案部門服務(wù)的一項重要內(nèi)容。目前企業(yè)檔案部門存在一定程度的錯位、缺位情況，埋頭于檔案日常業(yè)務(wù)，缺少主動管理、主動服務(wù)意識，沒有站在企業(yè)高度謀劃檔案工作。

4 提升歸檔工作成效的幾點做法

4.1 做好宣傳培訓(xùn)，提升員工檔案意識和知識水平

企業(yè)應(yīng)利用內(nèi)部媒體、信息系統(tǒng)、檔案陳列展覽等方式，向廣大員工宣傳檔案工作及檔案價值，提升員工歸檔意識，使大家樹立“今日我歸檔，他日我收益”的理念，使歸檔成為員工的自覺意識、自發(fā)行動。此外，檔案部門應(yīng)積極舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)，向員工講授檔案價值、歸檔要求等。

4.2 加大檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)力度

企業(yè)檔案部門應(yīng)大力開展業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)工作，通過定期開展檔案工作評價、歸檔工作考核、項目檔案工作巡檢等方式，督促、檢查各業(yè)務(wù)部門、項目做好檔案工作。

4.3 完善有關(guān)制度

企業(yè)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)領(lǐng)域變化、機構(gòu)和人員變動等實際情況，定期評估現(xiàn)有檔案工作制度，持續(xù)豐富和完善檔案制度體系，使其保持科學(xué)性和指導(dǎo)性。檔案部門應(yīng)收集各部門、項目對歸檔工作的意見和建議，動態(tài)評價、調(diào)整歸檔流程和做法，并寫入企業(yè)檔案制度中，并做好制度宣貫、執(zhí)行工作。

4.4 建立兼職檔案員隊伍

企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門專職檔案人員為核心、各業(yè)務(wù)部門及項目兼職檔案人員為基礎(chǔ)的工作網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮整體合力，共同做好歸檔工作。可選擇有一定工作經(jīng)驗、從事秘書或文件管理工作的員工作為兼職檔案員，定期組織其參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、研討，提升其檔案業(yè)務(wù)能力，提升歸檔水平。

5 結(jié)束語

企業(yè)應(yīng)建立健全并完善歸檔工作機制，使員工由“要我歸”向“我要歸”、“我會歸”轉(zhuǎn)變，使主動歸檔、規(guī)范歸檔成為員工的自發(fā)行動，持續(xù)提升歸檔水平，豐富企業(yè)檔案資源，為企業(yè)發(fā)展留下寶貴的檔案財富。