談談做好企業社會保險業務檔案管理工作

陳偉

摘 要：社會保險業務檔案是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。是社會保險管理工作中最基礎的工作之一，也是提高社會保險管理工作水平，加強社會保險規范化建設的必備條件。

關鍵詞：社會保險；業務檔案；管理

人力資源和社會保障部、國家檔案局于2009年7月23日，聯合發布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》。管理規定中指出社會保險業務檔案是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險經辦機構辦理社會保險業務過程中形成的記錄、證據、依據，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。本人從事社會保險管理工作多年，現就社會保險業務檔案管理工作，談談自己的看法。

1 社會保險業務檔案的具體內容

社會保險業務檔案是指社保經辦機構在辦理社會保險業務工作中形成的，記錄單位和個人繳納社會保險費、社會保險待遇核發及基金收支、管理情況應長期保存的文字、圖表、賬冊、數字信息等原始記錄，是全面、系統記錄參保單位和勞動者個人參保、繳納社會保險費，計發社會保險待遇的重要憑據。主要包括：

1、社會保險業務經辦中形成的各類基礎性業務資料：（1）參保單位參保登記、變更、注銷信息資料。（2）參保單位繳費工資基數申報資料及個人賬戶對賬資料。（3）參保單位及個人繳費工資基數核定資料及社會保險費征繳計劃資料。（4）個人參保、續保及基礎信息變更資料。（5）社會保險各項待遇申報、核定、發放資料。（6）其他業務資料。

2、向上級部門報送的各類業務統計報表和會計報表。

2 社會保險業務檔案管理工作的意義

社會保險業務檔案是一種用于全面、詳細記錄單位和個人在社會保險業務中的參保和繳納社會保險費等情況，是社會保險業務的專業檔案，是最終向參保人員發放社會保險待遇的依據。檔案內容涉及具有保存價值的專業性材料，如紙質材料、電子文檔、聲像材料等。社會保險檔案的內容主要由三部分組成：各級社會保險經辦機構的綜合信息；參保企業、參保人員、參保離退休人員的基本信息；社會保險業務臺賬等。社會保險業務檔案管理是社會保險經辦管理部門的基礎工作，在社會保險業務工作中發揮著不可替代的作用。加強社會保險業務檔案管理，是深化社會保險制度改革的需要，也是社會保險業務自身發展的必然要求，更有利于提高社會保險經辦機構業務水平和質量。

3 社會保險業務檔案管理工作環節和程序

社會保險業務檔案管理的環節主要包括原始業務資料的收集、整理、移交、歸檔、庫房管理、查閱利用、統計編研、鑒定銷毀等。

社會保險業務檔案管理的程序應堅持“誰經辦、誰收集”的原則。各業務經辦機構作為業務檔案形成部門，應指定專職檔案人員定期將分散在本部門各崗位人員手中已辦結的各種內容、形式和載體的社保業務資料收集齊全，辦理移交手續后，按照業務檔案管理要求分類管理，并按業務辦結時間進行整理、排列、編號、裝訂組卷，按要求填寫卷內文件目錄后，及時向單位檔案室辦理移交歸檔。單位檔案室經檢查、清點、確認所移交的業務檔案完整無誤，符合檔案管理要求后與業務部門辦理移交手續，進行檔案立卷入庫處理。立卷的業務檔案按順序裝入檔案盒保存，并按擬訂的編號順序排列上架，同時根據工作需要編制配套的檢索工具，方便業務檔案的查詢和管理，并嚴格按照制定的業務檔案借閱制度和檔案室工作制度對庫存業務檔案進行管理和利用。

4 做好社會保險業務檔案管理工作的幾點看法

（一）提高認識，把社會保險業務檔案管理擺在重要位置。人力資源部作為企業社會保險業務經辦部室，要高度重視，以對現實負責、對歷史負責、對參保人員負責的責任感，切實把社會保險業務檔案管理工作納入社會保險工作的重要議事日程，納入目標管理之中。一是加強組織領導，為社會保險業務檔案管理工作的順利開展提供強有力的組織保證。二是落實目標責任制，將社會保險業務檔案管理和社保業務工作同部署、同實施、同檢查、同考核。三是完善各項規章制度，規范管理。管理制度是促進依法治檔和作好日常社會保險業務檔案管理工作的依據和保證。力求制度細化、具有可操作性和指導性，具有明確的約束性，促進社會保險業務檔案管理工作的規范化、制度化。

（二）加強管理，把住社會保險業務檔案質量關。社會保險業務檔案形成于日常的社會保險業務經辦工作中，能否做好社會保險業務檔案管理工作，關鍵在于能否抓住日常工作這個重點環節，打好社會保險業務檔案管理的基礎。社會保險業務檔案涉及的內容多，涉及的人員廣，因此要嚴格按照《社會保險業務檔案管理規定（試行）》中明確的歸檔項目及內容，在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄作為歸檔的內容。在業務經辦中重點要把握好一是登記環節、征繳環節等環節。二要明確誰來歸。要做到責任到人，每一個業務環節的具體經辦人員要負責該環節材料的收集、整理、裝訂工作，經專職檔案管理人員審核合格后移交檔案室，再由檔案員確定保管期限、編號后歸檔。三要明確怎么歸。社會保險業務檔案收集時注意把有查考利用價值的材料收集完整，發現有缺失的及時補齊，做到真實完整。檔案整理時要使用檔案部門規定的統一制作的專用卷皮、卷盒和裝訂材料，每本卷都制作《案卷全引目錄》和《卷內備考表》，在各項簽字完整的基礎上做好收集、利用等情況記載，認真填寫卷皮內容，做到清晰、明確。在檔案整理過程中，要始終堅持科學分類、合理組卷的原則。制定科學、清晰的工作流程和方法，對業務資料的鑒別、分類、排序、編目、裝訂等工作做了詳細的規范，做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

（三）完善社會保險業務檔案庫房基礎設施。檔案基礎設施是檔案管理的物質條件。要重視檔案工作的投入，加強基礎設施建設，做到庫房與查閱、辦公三分開。檔案室要安裝防盜門窗，配置空調和符合國家統一標準的密集架及卷皮、卷盒等。

（四）加強社會保險業務檔案隊伍建設，提高社會保險業務檔案管理人員的技能和素質。檔案管理人員擔負著對檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、利用等基本工作，加強社會保險業務檔案管理工作人員隊伍建設也是搞好檔案工作的首要前提。檔案人員必須在思想上具有高度的責任心，在業務上要求做到熟、精、勤。要加強培訓，提高社會保險業務檔案管理人員的專業理論知識和實際工作能力。使檔案人員具有較強的業務能力，了解和掌握了社會保險業務檔案基礎知識，掌握檔案整理工作的技能、流程和方法。要經常開展經驗交流，提高社會保險業務檔案管理水平，互相取長補短，開闊視野，改進工作中不足，提高工作效率。

加強社會保險業務檔案管理工作十分必要。不斷提高社會保險業務檔案管理水平，為企業參保人員提供優質的檔案利用服務，使社會保險業務檔案管理工作和人力資源部其他工作整體推進、協調發展，保證企業社會保險參保人員的利益有重要的意義。endprint