關于規范衛生院檔案管理的若干思考

崔喜慶

摘 要：檔案管理作為衛生院開展醫療、預防保健、衛生行政管理、藥品管理、科研、教學以及其他活動過程中形成的具有保存價值文獻、聲像、圖像等載體，可以在一定程度上反應某個時期衛生院醫療水平和學術水平，是所有醫務人員勤勞和智慧的結晶，在推動衛生院發展中發揮重要作用。本文筆者就如何規范衛生院檔案管理發表幾點自己的看法。

關鍵詞：衛生院；檔案；管理路徑

檔案管理作為各級衛生院管理工作中重要的構成部分，在衛生院發展過程中發揮重要作用。從2010年開始，本人主要在衛生院從事檔案管理工作，管理了17500份居民健康檔案、1379份一人一策健康扶貧檔案以及黨委職工檔案。本人通過總結自己7年來檔案管理實踐，結合我衛生院檔案管理現狀，就如何進一步規范檔案管理發表了自己的看法。

1 規范衛生院檔案管理的必要性分析

（一）檔案管理是保證衛生院健康發展的前提

近年來，隨著醫療改革不斷深入，急需加強衛生院檔案管理，規范檔案管理，依法治檔案，從而保證衛生院各項工作順利開展。檔案作為記錄衛生院發展過程中歷史活動的重要資料，是保證衛生院健康發展的前提，通過檔案能夠及時了解該衛生院在不同時期不同背景下發生的重大事件，總結其發展規律，從而制定更好的發展規劃。

（二）檔案管理是為衛生院管理工作的重要構成部分

實踐證實，檔案管理還同衛生院管理水平和醫療水平的提高存在密切關系，通過規范衛生院檔案管理工作，能夠更好地服務于衛生院的醫療和管理工作，保證其各項基礎工作得以順利進行，并且在形成檔案過程中，還有助于反省衛生院的管理工作，以便及時針對管理的問題提出改正策略，全面提升衛生院管理水平。

（三）檔案管理有助于維護醫患雙方的合法權益

檔案作為記錄衛生院醫療活動的重要資料，具有完整性和真實性特征，特別是針對醫療糾紛案件時，醫療檔案能夠真實地記錄糾紛發生的整個過程，有助于更加明確糾紛雙方的責任，實現醫療事故有據可查，還原事實的真相，因此檔案還可以成為重要的法律憑證，從而維護醫患糾紛雙方的合法權益[1]。

2 衛生院檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏對檔案管理的高度重視

雖然當前各個地區的衛生院均意識到檔案管理的重要性，采取一系列措施規范檔案管理，并取得了顯著成效，但是依然有個別衛生院領導，將重點放在醫療、人力資源等方面的管理，對檔案管理重視程度不夠，以至于檔案管理水平不高。

（二）缺乏先進的檔案管理設備

檔案管理是近年來才誕生的一門新興學科，而運用先進的管理設備可以提高檔案管理的效率。但是由于很多衛生院資金不足，他們只能將有限的資金由于醫療設備購買，忽視了檔案管理設備增加和更新，個別衛生院還依然采用傳統的檔案管理方式，導致檔案管理效率低。

（三）缺乏健全的檔案管理制度

對衛生院而言，現有的管理制度主要包含了醫療、預防保健、藥品以及行政后勤等方面，但是基本上沒有涉及到檔案管理方面的制度，并且在各級目標管理中，也未將檔案納入考核的范疇內。

（四）檔案管理人員專業水平有待提高

當前，衛生院中從事檔案管理工作的人員主要來源于醫生、護士或者行政管理人員，在上崗之前未接受系統的崗前培訓，雖然衛生院每年都會選送一部人員到上級單位參與醫療進修，但是基本上沒有選檔案人員參與檔案知識培訓，還有很多衛生院中檔案管理是由其他崗位人員兼職[2]。

3 進一步規范衛生院檔案管理的對策

（一）提高對檔案管理的重視程度

各個衛生院應當深刻認識到檔案管理對自身發展的重要促進作用，要加強衛生院檔案管理重視程度，切實轉變“輕檔案，重建設”這一錯誤思想，并積極采取具體的對策來體現衛生院管理層對檔案管理工作的重視。除此之外，衛生院院還應積極引導衛生院全體人員務必支持并積極配合衛生院檔案管理工作，要做到衛生院各項工作與檔案收集、整理、歸檔的同步，以“創優質檔案管理，助推衛生院有序發展”為目標，有效推進衛生院檔案管理工作科學化水平提高，使檔案管理工作在衛生院建設發展中發揮更大的作用。

（二）加大資金投入，改善檔案管理硬件和軟件條件

近年來，隨著科技的不斷發展和進步，信息技術的日益普及也給衛生院檔案管理工作帶來發展機遇，對此衛生院應該打破傳統的管理模式，進一步加大資金投入，從而實現檔案管理的信息化和現代化，一方面，針對有條件的衛生院可以添置一些現代化的辦公設備，從而實現檔案信息自動化管理，并根據實際情況再在閱檔室中安裝空調和除塵設備等，配備監控器以及消防器材，加強消防安全管理。另一方面，積極開發并引進檔案管理的新型軟件，將其運用在檔案管理中，全面實現衛生院檔案管理的信息化和現代化[3]。

（三）建立健全檔案管理制度

健全完善的衛生院檔案管理制度是提升衛生院案管理工作水平的根本舉措，同時也是加強衛生院檔案管理制度約束力度的重要手段。建立健全衛生院檔案管理制度可以從以下幾個方面進行：建立健全檔案管理工作責任制，制定檔案管理制度、檔案管理辦法以及檔案工作人員崗位職責、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，對檔案庫房實行專人管理；建立和落實檔案實體清點制度，每年對檔案進行一次清點登記；對特別重要珍貴的檔案逐件進行清點、核實，做好記錄，保障各項安全管理措施落實到位，逐步形成了領導監督、部門負責人具體抓、科室人員管理檔案的工作機制，做到工作有人管、事情有人辦、質量有監督有保障的格局。對于衛生院檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作等環節，應該進行充分研究，落實好各崗位的工作職責，引入相應考核制度，借助考核制度來確保衛生院檔案管理工作流程中的各個環節得到認真執行。

（四）加強檔案管理人才隊伍建設

大數據時代下的衛生院檔案管理使得檔案管理人才隊伍建設面臨新的挑戰，一是原有的檔案管理人員面臨知識結構急需更新的挑戰，二是檔案管理部門面臨缺乏計算機信息技術等方面的專業人才。建議各個衛生院在人才引進和招聘中，應當重點為衛生院檔案管理部門配備專門的計算機、網絡等方面的專業人才。另外，加強檔案管理人員的培訓，多途徑對現有的檔案管理工作人員開展檔案管理專業知識、專業技能的培訓力度，確保其檔案管理技能滿足新形勢下衛生院檔案管理工作需要。衛生院檔案部門還應當積極加強與其他醫療機構的交流與學習，經常組織到其他檔案管理先進醫療機構觀摩學習，積極借鑒他人的先進經驗，不斷創新檔案管理機制。最后，對檔案管理人員加強計算機信息技術培訓。伴隨計算機信息技術的飛速發展，檔案信息的載體也逐漸呈現出了多樣化的局面，紙質檔案資料已經無法適應現代化的發展趨勢，而電子檔案因其存儲性強、便利化等優勢在檔案管理工作中所占的比例越來越重。因此衛生院在對檔案管理工作人員進行常規的業務知識與技能培訓的同時，還應當對衛生院檔案管理人員加強計算機信息技術培訓，增強檔案管理人員的電子檔案信息管理能力，使檔案管理人員更好地滿足衛生院檔案信息化建設的需求。

4 結語

綜上所述，檔案管理作為衛生院管理工作中不可或缺的構成部分，是真實記錄衛生院變化、發展以及醫療活動的資料，特別是在當前醫療體制改革不斷深入的背景下，衛生院要想發展，更應該重視檔案管理，充分挖掘檔案的價值，推動衛生院各項工作順利開展。

參考文獻

[1]任秀峰.小議基層衛生院檔案管理存在的問題和改進措施[J].辦公室業務，2017，（17）：127.

[2]申明高.基層衛生院檔案管理存在的問題與對策措施[J].辦公室業務，2016，（03）：98.

[3]楊敏.中心衛生院檔案管理工作的現狀和與發展策略[J].辦公室業務，2014，（15）：202.endprint