信息時代下檔案管理工作的發展與探究

賈彥昌

摘 要：21世紀是一個信息爆炸的時代，信息無論是從體量還是內容上，都給人更加豐富的體驗。信息時代帶來的是信息傳播的便利、信息發展的優勢、信息管理的豐富，這對于檔案管理事業來說至關重要。在過去，檔案管理過于“紙上談兵”，電子化、信息化、數字化的檔案管理模式也是近幾年伴隨著信息科技時代的發展應運而生。本文筆者就當前檔案管理的存在的問題及其現狀，結合信息時代檔案管理的優勢和便利，論述信息時代下如何有效做好檔案管理工作。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；發展；優勢

1 引言

檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。二者處在從不適應到適應的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發展。檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。

2 當前檔案管理工作的現狀

2.1 思想認識不足，積極性不夠

當前，在事業單位檔案管理部門中，有一部分檔案管理人員對于畜牧科學檔案管理的重要性缺乏一定的認識，在實際的工作過程中，不重視一手檔案信息資料的采集，缺乏對整個項目畜牧科學檔案資料的管理意識和認識，制約了畜牧科學檔案管理成效的有效提高。

2.2 管理過程缺乏與時俱進的思維

信息化的檔案管理過程，是一個信息能力要求高、專業素質強的管理過程，這就導致了很多年齡偏大的檔案管理人員對于信息化檔案管理的認識存在一定的“偏見”。在實際的工作過程中，缺乏與時俱進的思想認識，工作模式相對單一、工作過程依然過于“紙上談兵”，信息化、電子化、數字化的檔案管理方式需要進一步的發展。

2.3 制度建設亟待完善和發展

檔案管理在我國雖然經過多年的發展，其制度和規范相對較為成熟，然而在實際的運行過程中，很多單位不能因地制宜、因人而異的利用檔案管理的制度進行自我化、自主化的改變和適應，甚至很多檔案管理的制度體系都是從其他企事業單位“COPY”過來的，沒有實現與本企業、單位的實際情況相結合，所以對于很多企事業單位，尤其是檔案管理制度和規范，需要進一步的細化。

2.4 人才隊伍建設還沒有形成

人才隊伍是完成一項工作成效與否的重要保障。人才隊伍的建設在檔案管理信息化的過程中至關重要。針對當前事業單位檔案管理信息化能力不足的情況，相關單位的負責人應該切實的重視檔案管理隊伍的建設與發展。

3 信息時代下檔案管理工作的發展與探究

3.1 加強思想認識，提高工作積極性

轉變認識，就是從每一個檔案管理人員的工作思想認識入手，切實的轉變其對于檔案信息化管理的“偏見”，從而提高每一個檔案管理人員的工作責任心和工作積極性，切實的激發每一個檔案管理人員的主觀能動性，為檔案管理工作的開展和發展打下堅實的基礎。事業單位，應該充分的聯系黨建部門，定期的對檔案管理部門的工作人員進行思想教育和崗位疏導，進一步的提高每一個檔案管理人員自身的工作認識和崗位責任心，從基礎做起、從思想教育開始，最后落實到實際的行為過程中去。

3.2 加強信息化檔案管理平臺的系統維護和保障工作

信息化檔案管理系統和平臺，不同于傳統檔案管理的保障工作，需要檔案管理部門在網絡、系統等一系列安全保障下做出努力。近年來，全球爆發的網絡安全事件，給我們敲響了警鐘。在信息化時代高速發展的今天，如何去有效的保障網絡、系統的安全至關重要。檔案資料屬于保密的內容，檔案內容的泄露無疑會給相應的主體帶來一定困擾。所以，在信息化檔案管理過程中，事業單位應該建立一直網絡安全與維護部門，定期或者不定期的對網絡、系統進行檢查和維護，切實的保障檔案管理平臺的安全性與可靠性。

3.3 重視信息化時代檔案管理人員的再教育和培訓

此外，還應該重視對每一個檔案管理人員進行有效的培訓和再教育，重視對專業技能塑造和提高的過程，定期的開展相關培訓活動和講座，幫助每一個檔案管理人員拓展工作視野、增強工作信心和積極性，這對于檔案管理事業的發展至關重要。檔案管理人員，還可以利用信息時代豐富的在線教育資源和平臺，積極的豐富自身信息化檔案管理的能力，切實的拓展自身的管理視野，取長補短、與時俱進，重視檔案管理人員自身的再教育和培訓。21世紀，是人才與科技的時代，重視人才培養與科技應用，是21世紀各項工作開展的前提和基礎。

3.4 科學的對每一個檔案管理人員進行考核和評價

科學的考核與評價，是衡量一項工作的重要標準。在過去，對于檔案管理人員的工作考核和評價，往往都是局限在考勤或者績效方面，未能真正的了解到當前企業檔案管理工作者的實際工作狀態和思想認識，也未能全面的估計到檔案管理人員工作、生活的各個方面。所以，企業檔案管理部門應該本著以人為本的精神，科學的開展檔案管理人員的考核與評價工作，把檔案管理人員的工作狀態、工作創新能力、工作過程、崗位責任、職能發揮、同事印象、領導評價、員工點評等一系列的內容都納入到當檔案部門的考核與評價體系中，形成一個科學、客觀的考核生態圈，切實的推動每一個檔案管理事業的發展。

3.5 信息時代檔案資料的整合與利用

信息時代是一個信息充分利用的時代。信息時代為檔案管理帶來了更多的活力，推動了檔案管理事業的發展。信息技術與檔案管理的融合，進一步轉變了過去“紙上談兵”式的檔案管理模式，進一步增強了事業單位檔案管理的能力，有利于事業單位進一步整合檔案文獻資源，提高檔案文獻資料對社會經濟、文化、科學的發展。比如，現在，我們在調閱某一類檔案文獻資料時，不在需要人工的進行查找，只需要在信息系統內輸入幾個關鍵詞，就能把在庫的所有相關的文獻資料都能羅列出來，方便了檔案管理人員，也進一步的提高檔案資料的調閱時間和效率，提高了檔案資料的實際使用效率。

4 結語

總之，全面的提高檔案管理成效至關重要。隨著信息時代的不斷發展，未來信息技術與檔案管理的融合必將更加深入，作為檔案管理的從業人員，應該切實的認識到檔案管理信息化的重要性和意義，切實的豐富自身的信息化能力和專業素養，為事業單位檔案管理現代化的發展做出自己的貢獻。

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