以人事檔案改版為契機 全面提升檔案管理水平

張建萍

摘 要：人事檔案管理工作是人事工作的一個重要部分，它是發(fā)現人才、使用人才和管理人才的重要依據，為人事工作的決策提供可靠的依據，人事檔案改版是順應新時期人事檔案管理需求做出的一個重要實踐，是加強檔案材料全面管理的重要探索，達到人事檔案管理工作標準化、規(guī)范化與制度化目標，對以后更好地開展干部考察與選拔任用具有重要意義，而且也促進了人事檔案管理工作現代化的發(fā)展需求，本文正是基于此，結合當前形勢闡述了全面提升人事檔案工作從整理到管理水平的解讀，并提出建議、對策。

關鍵詞：人事檔案；改版；提升管理水平

人事檔案是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分，是人事管理制度的一項重要特色，企業(yè)人事檔案管理工作是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，是做好人事工作的基本前提，是干部管理的一項重要任務。干部人事檔案工作做得好不好，直接影響到干部工作的效率和質量，同時也是衡量一個單位、一個部門干部工作水平的標志之一。傳統的企業(yè)人事檔案管理方法已經完全不適應企業(yè)現代化的發(fā)展需要，所以企業(yè)必須通過現代化及科學化的手段對人事檔案進行全面改版，提高企業(yè)人事檔案在市場經濟中的適應能力。

1 人事檔案整理工作中存在的問題

（一）檔案材料存在部分失真現象。在人事檔案管理審核過程中，發(fā)現部分檔案中“三齡二歷一身份”有出入、學歷材料不全等現象，這些情況的出現，使個人檔案喪失了真實性、權威性、嚴肅性。因此，我們在改版過程中對每卷檔案進行專項審核，并及時補充所缺材料，以確保人事檔案的真實、完整性。

（二）檔案材料歸檔不及時。部分應歸檔材料歸檔不及時，或已歸檔材料內容不合格，有些個別人也不夠重視，取得學歷材料有些存放在個人手里或不知去向，由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低，這些現象破壞了人事檔案的整體性，給人事檔案的管理帶來不利

（三）人事檔案分類不準確、較模糊。分類就是將人事檔案材料，按照材料的主要內容來確定類別，人事檔案管理分類的不準確不利于企業(yè)人事檔案的利用并對相關查閱工作帶來不便。

（四）歷史遺留問題較多。整理檔案過程中，發(fā)現卷內散材料多，沒有進行分類、標注件號及頁碼，排序無規(guī)律，不利于檔案的利用、保管保護，沒有很好地體現出檔案的利用價值。

2 全面提升企業(yè)人事檔案管理水平及對策

（一）人事檔案改版工作的作用。人事檔案改版工作是對延續(xù)了幾十年的人事檔案管理工作一次全面改革，不但統一了標準A4紙型，將人事檔案材料分類標準也進行了更加合理的規(guī)范，而且使人事檔案管理人員從對材料的剪栽、貼粘等工作程序中解放出來，將更多的精力投入到管理好人事檔案工作中，充分發(fā)揮人事檔案的提供利用功能。

（二）人事檔案改版工作的主要內容。1、檔案分類發(fā)生變化。檔案材料的分類由原來的10大類13小類，變更為16小類整理要求，更改檔案材料頁碼編碼方式改變。以往編碼方式采用圖書編碼，現改為從封面開始逐頁編頁碼，凡有文字的都需編寫頁碼；2、檔案外觀的變化。更換原有的檔案卷夾、檔案袋及人事檔案材料用紙，人事檔案材料用紙統一采用國際標準A4用紙，檔案盒背脊標簽項目在原有 “姓名”、“籍貫”或“單位”基礎上，采用集團公司統一規(guī)格，增加了“中國石油標識”、“人員編號”、“位置”、“二維碼”項目，對于檔案背脊標簽、檔案目錄，均由人力資源管理系統（ERP）自動生成，檔案目錄的分類、頁碼的編寫等也進行了規(guī)范性的調整；3、ERP系統中檔案模塊卷內目錄內容修改。因材料分類、排序、編頁碼發(fā)生變化，ERP信息條目需做相應修改、補充并錄入新增條目，使紙質檔案與ERP條目保持一致、完全對應；4、重新打印檔案卷內目錄。因材料分類及頁碼發(fā)生改變，故卷內目錄也會發(fā)生改變，需按要求統一用A4標準紙型打印帶有二維碼新目錄，并從系統中彩打帶有二維碼的新標準規(guī)格背脊標簽。

（三）加強對檔案管理質量的提升。上級領導重視及關心是做好檔案管理工作的關鍵，在此次人事檔案改版工作環(huán)節(jié)中，單位各級領導高度重視，加大了對人事檔案管理工作的支持和保障力度，為此，檔案管理工作人員的責任意識、崗位重要性意識也明顯加強，并且在限定的時間內提前圓滿完成了改版工作量，根據人事檔案改版工作，加強了對檔案管理工作規(guī)范性及高效性的管理要求，從而提高企業(yè)檔案管理的整體水平。

（四）提升檔案管理信息化水平。人事檔案是人才信息資源庫，除了及時收集、補充人事動態(tài)材料以保證人事檔案的獨立性和完整性外，還要合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理中，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。

（五）加強檔案管理人員培養(yǎng)及綜合素質的提高。檔案管理人員作為檔案管理的工作人員，不僅要具有較高的政治素養(yǎng)、敬業(yè)精神和積極進取的精神，還應懂得專業(yè)技能和信息系統的應用，在人事檔案管理方面更應具有高尚的品格，過硬的業(yè)務能力，嚴格的組織紀律，檔案人員的綜合素質直接影響企業(yè)的檔案管理水平，加強檔案管理人員綜合素質的提高具有重要意義，檔案管理人員綜合素質的提高不僅能夠提高企業(yè)檔案管效率，而且能夠很好的促進企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，這樣才能適應人事檔案管理工作現代化的需要。

3 結束語

本文通過對人事檔案整理工作存在的問題、改版工作內容、全面提升企業(yè)人事檔案管理水平及對策的研究分析等，明確了干部人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。為了更好的加強企業(yè)的檔案管理工作，企業(yè)應該從積極落實責任追究制度、加強對檔案管理質量的提升、提升檔案管理信息化水平、加強檔案管理人員綜合素質的提高等多個方面全面開展工作，只有這樣，才能夠更好的提高企業(yè)的工作效率，檔案工作不僅會成為領導和各部門的參謀助手，也會為英才的蓬勃發(fā)展奠定良好的基礎。endprint