信息化建設在企業檔案管理中的重要性分析

譚俏梅

摘 要：隨著信息時代各個產業技術的不斷更新，企業在檔案信息數據的管理上也有了很大程度的改善，尤其是信息技術的有效融合極大提升了企業檔案管理工作的質效。同時，檔案管理的重要性也逐步被管理層所重視，傳統紙質檔案的管理工作中不足急待改善，這也促成了檔案管理信息化的基礎。據此，本文針對檔案管理的信息化重要性進行了闡述，并就具體工作的開展提出了相應的看法。

關鍵詞：檔案；信息；資源；數據；價值

企業管理工作需要不斷認識到階段性工作的不足，不斷改進不斷完善，提高企業運營的整體效益。而過去對檔案管理工作的重視不足，也導致檔案管理工作的信息化進程拖了企業現代化的后腿，這需要不斷加強檔案管理的信息化建設。尤其是當下正處于我國互聯網+建設的重要時期，數據資源往往是以數字化的形式呈現出的，沒有較高程度的信息化水平，是無法運用信息時代的技術紅利。據此，不斷強化檔案管理的信息化建設，不斷加強對檔案管理的重視，對于企業管理具有非常重要的意義。

1 企業檔案管理信息化建設分析

檔案管理的主要工作是針對檔案的收納、整理、保管以及統計分析等，而檔案管理工作的目標在于挖掘檔案信息的價值。但隨著信息時代的到來，信息進入大爆炸時期，信息數據的規模不斷擴大，傳統檔案管理工作模式難以發揮應有的作用。復雜而龐大的工作量催生檔案管理信息化建設的需求，同時也促進了檔案管理對信息價值的挖掘。

信息化的企業檔案管理工作，通過信息系統對原有檔案信息進行加工和存儲，并對新信息進行采集和存儲，并利用網絡技術進行傳輸和貢獻。在企業的不同需求下，還可以調集特定的信息進行分析和總結，供企業進行管理決策。信息化的企業檔案管理工作，有效的突破時空對信息和數據的限制，對企業經濟活動的效益具有極大的推進作用。因此，企業的檔案管理信息化建設不僅僅是檔案部門的需求，更是企業經濟管理活動及各部門的內在需求，是促進企業管理決策水平提升的重要方式。

2 企業檔案信息化管理的重要性

（一）提高檔案的管理效率

紙質化檔案管理在信息錄入、調閱以及傳輸等方面的不足在新時代被進一步放大，除了信息錄入人員水平層次不齊所形成的字跡模糊、信息不全以及錄入不及時等原因外，更造成了大量的檔案管理人員的勞動力消耗，是企業一項極大的支出。而信息技術的應用則可以有效的避免這些問題，同時也極大的提升檔案信息的傳輸、錄入和分析等方面的能力，統一化和規范化的處理模式可以讓相關人員的資料調用和查閱更加順暢。而檔案管理人員的編制也極大的縮小，檔案需求人員只需要根據自身的權限和需求查閱檔案即可，信息化的計算機系統則可以自動為人們提供檔案信息資源。

（二）提高檔案價值的利用率

信息化檔案價值的體現主要是檔案參考價值和利用效率提升兩個方面。前者通過規范化的書寫來讓查閱者更加清晰的了解檔案信息，后者則是通過信息化的管理模式讓操作流程和調閱效率得到極大的優化。這使得檔案價值產出效率有極大的提升，同時讓檔案管理員的工作重點不再是繁瑣的“搬運”，而是對信息價值進行提升，例如：辨別檔案數據的真偽、整理檔案信息的遺漏和缺失、精簡檔案文書的內容等等，幫助檔案閱讀者能夠更大限度的獲取檔案信息的價值。而檔案的調閱傳輸等工作，還需要規范相應的權限，防止違規流出。具體的操作流程，需要在計算機系統內具備相應的管理權限，調閱則需要相應的調閱權限，部分保密內容則需要專用權限才可以被調閱，提高價值的保障性。

（三）能夠更好地保存檔案

紙質化檔案往往難以完全復制，同時也會隨著時間的推移而變得模糊，甚至無法保存。因此，紙質化的檔案管理工作往往需要通過物質做承載，信息承載物的替換也極大的加重了工作人員的勞動負擔。而信息化檔案管理模式除了提高物質承載物的使用年限外，還有效的提升了信息轉移效率。一方面可以讓檔案信息存儲在計算機專用，然后還能通過電子檔案信息云端存儲功能在進行保存，確保不會因為系統故障而丟失信息。同時，光盤和U盤的出現，也可以讓未加密資源更加高效的被借閱者調用，提高了使用效率。這樣一來，傳統紙質化檔案無限次地調閱損壞得以解決，還配備了專用的二次保障。

（四）時代發展的必要性

時代在不斷發展的過程中，知識的載體也不僅僅局限于紙質等物理模式，同時紙質化檔案的常規缺陷也在信息大爆炸的時代被充分暴露。因此，現階段的企業檔案管理往往是通過信息化手段來進行記錄、存儲以及保障。同時，信息時代的移動網絡終端極其發達，通過移動終端來進行檔案信息的查閱也更符合高效便捷的需求。尤其是在海量的數據規模限制下，運用信息化的企業檔案管理工作，能夠更好的發揮作用，挖掘檔案信息的內在價值。因為傳統企業檔案管理在面對巨量的檔案存儲和管理空間時，不僅人員受到了極大的工作壓力，同時也消耗了企業極大的資源。

（五）檔案管理信息化建設促進了檔案創新工作，有利于文化建設

檔案管理工作與企業發展歷史缺乏一致性的問題不在少數，同時也是企業文化建設成效較低的主要原因。通過信息化建設，提高檔案管理人員的工作活性，通過計算機系統進行有效的樹立，提煉檔案信息中的文化價值，創新企業的文化活動形式。運用系統整合圖片和文字，推送到每個員工的智能化移動設備，開展“企業發展史”、“先進人物工作記”等形式的宣傳活動，培養員工企業歸屬感和集體榮譽感，提高企業的整體凝聚力。這樣一來，員工也會在具體的工作中發揮更強的積極性，能夠投入更多的力量去具體工作。

除此之外，企業人員本身的流動也因為高效的信息化管理體制得到了保障，員工檔案轉移也因此更加清晰，確保了員工福利的及時性。同時，也強化了企業的人員管理水平，能夠更加高效的去鞭策各個團地工作的開展，提高整體運營效率。

3 結束語

企業檔案管理信息化有效的提升資料便捷性，同時也讓信息的調閱、傳輸和使用效率有了很大的提升。尤其是當下正處于信息時代，大多數信息本身便是依托信息技術存在的，企業運用信息化檔案管理也符合當下市場的內在要求。隨著信息規模的不斷增加，企業運用大數據和云計算等信息技術來開展檔案管理工作，不僅可以提高自身工作的便捷性，更能夠有效的對檔案信息進行價值挖掘，投入到今后的市場活動中去，強化企業的競爭實力。

參考文獻

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